Планирование проекта

Планирование проекта

Эта задача включает в себя подготовку и создание Устава проекта, стратегии внедрения, а также создание организации проекта и планов по различным видам связанной с проектом деятельности — таким, как финансирование, расписание, предоставление ресурсов и т. д.

Подготовка Устава проекта

В уставе проекта определяются критерии оценки успеха проекта. Так как проект требует крупных вложений средств, ресурсов и затрат времени, прежде всего необходимо определить те движущие силы бизнеса, которые проект призван укрепить и развить. Это может быть оперативность реакции на клиентские запросы, ускорение оборота информации и ресурсов, минимизация ошибок при составлении требований к продуктам и услугам, оптимизация ценообразования, составление предельно точных и емких расписаний поставок, устранение ошибок при отправке товаров и счетов-фактур, отслеживание платежей и т. д. Из этого вытекает необходимость создания технологии измерения характеристик работы, а также минимально допустимых значений для этих характеристик. Важно понимать, что внедрение SAP — это не цель, а средство достижения целей компании, и в этом смысле проект SAP ничем не отличается от других мероприятий компании.

Миссия проекта

Помогает скоординировать широкомасштабные усилия компании на достижение успеха от внедрения и фокусирует внимание на наиболее значительных аспектах проекта.

Оценочные характеристики проекта

Этот аспект проекта определяет минимальные значения характеристик работы по проекту в установленных временных рамках. Это подразумевает как характеристики самого проекта (в том числе важные рубежи и стадии), так и оценку эффективности полученных в результате внедрения SAP бизнес-процессов с помощью проведения измерений, заданных заранее в соответствии с целями проекта.

Документ Изменений

Компания SAP придает большое значение аспектам SAP, которые вызывают различные изменения в компании, и соответствующему управлению этими изменениями.

Необходимо отметить, что ASAP не означает автоматического проведения Реинжиниринга бизнес-процессов как такового, существующие бизнес-процессы не претерпевают значительных изменений. Однако SAP по своей природе (см. главу 1 «Предприятие нового тысячелетия» и главу 4 «Решение SAP») становится катализатором значительных перемен в практиках и процедурах компании. Для этого есть несколько причин:

• Принцип одноразового ввода транзакций — введенная в одном месте транзакция становится доступной всем модулям.

• Всеобъемлющее автоматическое отслеживание и аудит.

• Единая интегрированная база данных.

• Операции в режиме реального времени.

• Моментальная запись и обновление транзакций.

• Моментальный доступ к самой последней информации, запросам, отчетам и т. д. (для авторизованных пользователей).

Именно поэтому методология ASAP, которая нацелена на внедрение SAP в крайне сжатые сроки, непременно должна учитывать вопросы управления изменениями.

Определение стратегии внедрения

Стратегия внедрения определяет подход к внедрению различных функциональных модулей на различных участках.

Стратегия внедрения

Существует две стратегии внедрения — по принципу «Большого взрыва» и «волнообразное». В первом случае все необходимые модули SAP внедряются одновременно, именно такой подход рекомендуется в данной книге. Другой подход — волнообразное внедрение различных модулей, когда по окончании одного внедрения начинается следующее.

Стратегия развертки

Стратегия развертки подразумевает подход к разворачиванию системы с пилотного участка на остальные участки, где запланировано внедрение. Обычно заданная на пилотном участке базовая конфигурация просто переносится (разворачивается) на остальные участки, с минимальными изменениями, обусловленными спецификой участков.

Внедрение систем с готовой конфигурацией

Как уже говорилось в разделе «ASAP для консультантов по приложениям» главы 12, системы с готовой конфигурацией — это отвечающие специальным отраслевым требованиям лицензии SAP, которые включают в себя общие параметры, отчеты, параметры процессов и т. д. В случае, если такая система с готовой конфигурацией обеспечивает необходимую компании функциональность, ее использование может значительно ускорить выполнение проекта внедрения.

Определение организации проекта

Эта задача относится к структуре и компонентам команды проекта. Организация проекта гарантирует адекватное управление, выделение и мониторинг ресурсов, а также отслеживание и оценку прогресса в работе различных команд проекта.

Определение ролей

Методология ASAP предусматривает четкое распределение ролей и соответствующие требования к знаниям для обеспечения успешного завершения проекта. В документации по ASAP подробно определяются следующие роли:

• Спонсор проекта

• Член организационного комитета

• Менеджер проекта SAP

• Менеджер проектов по клиентам

• Лидер команды бизнес-процессов

• Член команды бизнес-процессов

• Менеджер по консалтингу SAP

• Менеджер технического консалтинга

• Аудитор качества

• Консультант по приложениям

• Лидер команды изменений

• Член команды изменений

• Владелец бизнес-процесса

• Ключевой пользователь

• Разработчик документации

• Инструктор конечных пользователей

• Менеджер Справочной службы

• Внутренний аудитор

• Лидер технической команды

• Менеджер по разработкам

• Разработчик АВАР

• Разработчик-проектировщик

• Разработчик межфункциональных приложений

• Системный администратор SAP

• Администратор баз данных

• Администратор сети

• Администратор операционных систем

• Администратор авторизации

• Технический консультант

• Проектный инженер.

Команда управления изменениями несет ответственность за оценку проекта и сопутствующих организационных рисков, разработку и запуск коммуникаций, спонсорство, развитие навыков, передачу знаний и оптимизацию процессов SAP, направленных на устранение таких рисков.

Организация команды

Эта задача подразумевает проведение собеседований и назначение людей на различные роли, указанные выше, а также организацию персонала для административной поддержки и поддержки инфраструктуры проекта.

Подготовка плана проекта

Цель этой задачи — подготовка плана проекта с учетом поставленных целей, принятых стратегий, а также выделенных ресурсов и финансов. В состав такого плана должен входить план освоения ресурсов и бюджета, а также расписание, определяющее сроки прохождения различных рубежей проекта. Очевидно, что такой план не будет статичным — он будет совершенствоваться по мере продвижения проекта и прохождения различных этапов.

План работы по проекту

Крайне важно выработать подробный план расписаний, задач и другой деятельности, который будет использоваться как средство контроля за развитием проекта. Четко сформулированный план, доступный всем сотрудникам — это эффективное средство ориентирования всего персонала на достижение поставленных целей.

План работы по проекту регулирует такие непостоянные величины, как различные виды деятельности и задачи, рубежи и результаты, периоды и крайние сроки, а также центры ответственности за эти задачи.

План бюджета проекта

Корректный план бюджета, который четко описывал бы все предстоящие расходы — это средство обеспечения адекватного финансирования проекта. Расходы могут включать в себя оплату консалтинговых услуг, приобретение оборудования и программного обеспечения, обучение, командировочные расходы и т. д.

План ресурсов проекта

План ресурсов проекта регулирует назначение необходимого количества персонала с надлежащим уровнем ресурсов позволяет осуществить координирование такого назначения на уровне всей компании, и четко согласуется с общим кадровым планом компании.

Подготовка плана обучения

Эта задача предписывает всем членам основной и дополнительных команд пройти необходимое обучение, которое, как уже указывалось, является необходимым предварительным условием назначения сотрудников на те или иные позиции в команде проекта. Также необходимо удостовериться, что все сотрудники обучаются в области их непосредственной ответственности и на уровне, необходимом для исполнения обязанностей в команде проекта, иначе несостыковка полученных знаний с практическим применением полученных навыков приведет к ухудшению характеристик работы команды. На случай возникновения таких ситуаций план должен предусматривать «освежающие» курсы, чтобы обеспечить максимальную отдачу членов команды проекта.

Программы обучения могут проводиться на рабочем месте, в центрах обучения SAP или партнеров SAP. Набор курсов будет различным, в зависимости от области ответственности и имеющейся квалификации членов команды проекта.