Процесс принятия решения о приобретении ERP-системы
Процесс принятия решения о приобретении ERP-системы
Этап оценки и отбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значение. Особого внимания требует оценка крайне сложных ERP-систем, таких, как SAP R/3, их функциональности и технологичности. При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиями к ERP-системе — комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Производственные компании работают по-разному, процесс производства может быть самым разнообразным, начиная с изготовления на заказ и заканчивая поточным производством. Поэтому в некоторых случаях, чтобы исключить возможность появления дефектов функциональности, компаниям стоит самим разработать то или иное приложение, а не покупать его.
В следующем разделе обсуждаются различные аспекты оценки ERP-систем. Непосредственному процессу выбора ERP-системы посвящена следующая глава.
Важные моменты оценки ERP-системы
Общие характеристики исследуемых ERP-систем:
• Исчерпывающая функциональность
• Простота использования
• Возможность внесения специфических изменений
• Контролируемость и надежность
• Простота установки
• Эффективность операций с системой
• Простота в управлении
• Открытая структура системы
• Открытые системные интерфейсы
• Свободный переход на евро
• Электронная документация и помощь в контексте любой ситуации
• Возможность модернизации и дополнения
• Технологии обучения работе с системой
• Требуемые навыки пользователей.
Список вопросов для оценки при выборе ERP
Процесс выбора подходящей ERP-системы заметно облегчается, если заранее заполнить подробные списки контрольных вопросов по всем основным пунктам оценки системы. Эти списки вопросов можно использовать для сбора нужной информации, которую затем следует проанализировать и руководствоваться результатами при выборе системы.
Таблицы 2.1 — 2.8 прилагаются для справочных целей:
• Вопросы, связанные с поставщиками ERP-систем, приведены в таблице 2.1.
• Вопросы, связанные непосредственно с продуктами ERP, приведены в таблице 2.2.
• Технические вопросы, затрагивающие ERP приведены в таблице 2.3.
• Вопросы по установке и работе с ERP приведены в таблице 2.4.
• Вопросы интеграции ERP и использования интерфейсов приведены в таблице 2.5.
• Вопросы техподдержки и обновления ERP приведены в таблице 2.6.
• Вопросы проверки и контроля ERP приведены в таблице 2.7.
• Вопросы ERP-стандартов и документации приведены в таблице 2.8.
Значение заголовков колонок в таблице приводится ниже:
• В наличии: указывает, что нужная функциональность полностью присутствует в стандартном варианте ERP-системы.
• Конфигурировать: указывает, что нужная функциональность недоступна в стандартном варианте системы, но может быть легко достигнута посредством конфигурации стандартного варианта ERP-системы.
• Модернизировать: указывает, что нужная функциональность запланирована в одном из будущих обновлений или в новой версии ERP-системы.
• Отдельно: указывает, что нужная функциональность недоступна, но ее можно получить, установив дополнительное программное обеспечение, интегрируемое с ERP-системами.
ТАБЛИЦА 2.1
Оценка ERP: поставщики систем
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Как долго рассматриваемая ERP-система продается именно этим поставщиком? 2 Система была разработана самостоятельно или приобретена? Команда разработчиков все еще работает в этой компании? 3 Каков годовой оборот и годовая прибыль этой компании? Какова пропорция прибыли от продаж относительно прибыли от техподдержки? 4 Как давно эта компания работает на рынке ERP-систем? 5 На какую базу можно устанавливать эту систему? 6 На каком оборудовании на каких операционных системах сейчас работает данная система? 7 По какому принципу распространяется система: по отраслевому или географическому? 8 Какова география офисов продавца: продажи, техподдержка, разработка? 9 Сколько работников в службе технической поддержки этой компании? 10 Какой политики придерживается компания в вопросах техподдержки и обслуживания? 11 Предоставляет ли компания онлайн-поддержку через Интернет? 12 Какие программы и оборудование предоставляет компания для обучения? 13 Численность персонала в отделах разработки, технической поддержки, в коммерческом отделе и отделе обучения? 14 Поддерживает ли данная система функцию «группы пользователей»? Как такие группы организованы? 15 Кто является технологическими и бизнес-партнерами компании? 16 Какова стратегия компании в области специализированных отраслевых программных продуктов? 17 Готова ли сама компания-поставщик внедрить у себя эту ERP-систему?ТАБЛИЦА 2.2
Оценка ERP: вопросы о программном продукте
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Какое количество реальных пользователей ERP-системы 2 Сколько лет они используют эту систему? Количество компаний, где функционирует система? 3 Довольны ли пользователи системой? 4 Может ли компания предоставить список предприятий, где искомая ERP-система уже работает? 5 Может ли компания предоставить детальную информацию об инсталляции системы на этих фирмах? 6 Может ли компания предоставить списки контактных лиц на этих предприятиях? 7 Может ли компания организовать поездку на одну или две фирмы, где внедрена эта ERP-система? Возможно ли во время визита увидеть демонстрации и услышать отзывы о системе, ее работе и проблемах? 8 Ориентирована ли система на пользователя? 9 Существует ли схема системы? Насколько полна эта схема? 10 Отвечает ли система всем требованиям предприятия? 11 Насколько ERP-система масштабируема: количество поддерживаемых пользователей; возможность работы в масштабе всего предприятия? 12 Работает ли система по принципу однократного ввода данных, когда введенные в одном модуле данные доступны всем модулям системы? 13 Имеет ли система централизованную базу данных всего предприятия? 14 Обновление транзакций проходит в режиме реального времени или в пакетном режиме? 15 Возможна ли интеграция системы? Могут ли модули функционировать независимо друг от друга? 16 Насколько легко система интегрируется с другими системами и ПО? 17 Открыта ли структура системы в соответствии с мировыми стандартами? 18 В основе системы лежит патентованная технология? Работает ли система на стандартном оборудовании и операционных системах? 19 Совместима ли система со стандартными протоколами и интерфейсами? Может ли она взаимодействовать с более ранними системами типа SCM, CRM, EDI и другими? 20 Поставляется ли совместно с системой ее исходный код? 21 Есть ли возможности модификации? Каким образом проводятся изменения и исправления? 22 Потребуются ли модификации ERP для достижения эффективной, результативной работы? 23 Повлияет ли ERP-система на другие пользовательские системы и ПО? 24 Насколько легко конфигурировать ERP в соответствии со специальными требованиями предприятия? Просто и быстро? 25 Поддерживает ли система импорт данных с ранее использовавшихся на предприятии систем? 26 Имеет ли система утилиты для конвертации данных? Какова стоимость этих утилит? 27 Каков статус разработки у этого продукта? Планируется ли значительная модернизация системы, крупные изменения, дополнения? 28 Использованы ли в системе современные технологии и их преимущества? 29 Какова стратегия развития и модернизации этого программного продукта? 30 Сколько релизов или модифицированных версий было выпущено за последние два года? 31 Совпадает ли выпуск новых версий с намеченным планом? 32 Какова стратегия перехода на евро и поддержки иностранных языков? 33 Какова стратегия достижения совместимости системы с Интернетом? 34 Есть ли у системы функциональность электронной коммерции, существуют ли совместимые с данной системой продукты других фирм для электронной коммерции? 35 Какова стратегия по внедрению и развитию функциональных особенностей, обусловленных спецификой других стран? 36 Какова стратегия по созданию и развитию функциональных особенностей обусловленных спецификой разных отраслей? 37 Как часто выпускаются новые релизы? 35 Каково позиционирование системы на рынке? Имел ли место анализ аналогичных систем, сравнение производительности? 36 Каковы отзывы о системе в прессе и информационных обзорах? 37 Какова стоимость системы? 38 Зависит ли цена от предполагаемого числа пользователей? 39 Какова лицензионная политика в отношении этого программного продукта? 40 Какова стоимость дополнительных функций и модулей, нужных предприятию? 41 Каковы периодические издержки на содержание этой системы (за год)? 42 Стоимость периодической покупки обновленных версий? 43 Стоимость инсталляции? 44 Стоимость обучения персонала? 45 Стоимость документирования системы? 46 Стоимость технической поддержки и других услуг?ТАБЛИЦА 2.3
Оценка ERP: технические вопросы
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Работает ли данная ERP-система на установленной на нашем предприятии платформе? 2 Какова минимальная конфигурация для компьютерной техники, на которую будет установлена ERP? 3 Требует ли система установки дополнительных функций в операционной системе? 4 Имеется ли в ERP-системе хранилище данных по приложениям? 5 Имеется ли в ERP-системе графический интерфейс пользователя (GUI)? 6 Позволяет ли система настраивать характеристики экранов, назначать функциональные клавиши, шрифты и т. д? 7 Как выглядит меню системы: только текстовое, текстовое и графическое? Выводятся ли на экране данные о текущем статусе системы? 8 Включена ли в систему функция управления меню? 9 Как проходит запуск системы, отражается ли дата и время, предусмотрена ли идентификация, пользователя, контрольные числа, проверка безопасности и т. д? 10 Предусмотрены ли ясные, краткие, подкрепленные документацией инструкции для облегчения работы пользователя с системой? 11 Как работают сообщения о сбоях: достаточно ли они ясны, тщательно ли задокументированы? 12 Хорошо ли организованы опции и инструкции по устранению сбоев и ошибок? 13 Используются ли для ускорения работы с системой команды, вводимые одним нажатием клавиши? 14 Есть ли система управления справкой (помощью)? Доступна ли помощь в контексте окна или программы? 15 Есть ли система управления данными? 16 Есть ли средства для реорганизации базы данных? 17 Обеспечивает ли система прямой доступ к содержимому баз данных при обращении извне? 18 Зависят ли размеры записей, ключевые структуры и другие элементы от особенностей операционной среды, в которой будет внедряться система? 19 Доступны ли подробные схемы всех таблиц данных? 20 Содержат ли таблицы данных информацию об изменениях для аудита системы, в том числе дату и тип сделанного изменения? 21 Проверяет ли система наличие таких полей, как номера счетов, документов и кодовых номеров? 22 Предусмотрены ли в системе средства для редактирования и контроля вводимых и выводимых данных? 23 Имеет ли система адекватные средства для поддержания интегрированное™ данных и таблиц? 24 Включена ли в систему среда разработки 4GL (язык программирования четвертого поколения)? 25 Имеется ли система управления запросами? 26 Имеется ли система управления отчетностью? 27 Может ли пользователь выбирать документы, форматы, поля и контролировать вывод информации на экран или принтер? 28 Имеется ли система администрирования приложений? 29 Обеспечивает ли система отображение или репликацию данных? 30 Продолжает ли система нормально работать, если на одном из терминалов случится сбой или ошибка? 31 Записывает ли система данные, необходимые для восстановления информации, после внезапного отключения электричества, ввода неправильных данных или других проблем? 32 Защищена ли система от попыток остановить, нарушить или сорвать работу системы с одного из терминалов? 33 Предусмотрены ли простые методы для операций: «выход», «возврат», «предыдущее окно»? 34 Предусмотрена ли система тиражирования программного обеспечения? 35 Предусмотрены ли средства управления профилями прав доступа для каждого конкретного терминала? 36 Предусмотрена ли система управления конфигурацией? 37 Помогает ли система пользователю при работе с системой управления конфигурацией? 38 Предусмотрена ли система управления изменениями? 39 Предусмотрены ли средства контроля за выпуском новых или модифицированных программ? 40 Предусмотрена ли система управления версиями? 41 Предусмотрена ли система безопасности и администрирования? 42 Предусмотрены ли средства создания и изменения профилей прав доступа и паролей? 43 Предусмотрена ли система управления аудитом? 44 Предусмотрена ли система восстановления утраченных данных? 45 Предусмотрены ли процедуры автоматического восстановления данных? 46 Предусмотрена ли система управления архивацией? 47 Предусмотрена ли система управления коммуникациями? 48 Предусмотрена ли система интерфейса прикладных программ (API)? 49 Предусмотрена ли система электронной документации? 50 Предусмотрена ли возможность поиска информации, автоматическое предложение связанных тем? 51 Предусмотрена ли возможность печати документации? 52 Предусмотрена ли система управления электронным обучением, пособиями и демонстрациями? 53 Предусмотрена ли система автоматизации офиса? 54 Предусмотрена ли возможность обсуждения? 55 Предусмотрена ли система электронного документооборота? 56 Взаимодействует ли система электронного документооборота с электронной почтой? 57 Предусмотрено ли хранилище данных и система анализа данных? 58 Предусмотрена ли система управления внедрением? 59 Предоставляет ли система отчеты о пропущенных, сроках, расписаниях и т. п?ТАБЛИЦА 2.4
Оценка ERP: вопросы инсталляции и работы с системой
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Четко ли определена ответственность поставщика и покупателя относительно инсталляции системы? 2 Четко ли заданы спецификации для инсталляции? 3 Есть ли у поставщика инструкции или электронная программа-руководство по инсталляции? 4 Зависит ли конфигурация инсталляции от специфики предприятия? Как осуществляется поддержка инсталляции — документацией или персоналом компании-поставщика? 5 Четко ли определены критерии одобрения результатов заказчиком? 6 Требует ли работа с системой серьезного обучения операторов системы и программистов? 7 Предоставляет ли поставщик образцы стандартных операций и процедур, которые можно освоить и использовать? 8 Соответствует ли документация системы стандартам документации инсталляции? 9 Можно ли установить ERP в среду операционной системы, включая базы данных, LAN и т. п., без выполнения значительных модификаций? 10 Достаточно ли ясно определены критерии приемлемости характеристик работы системы? 11 Гарантирует ли поставщик полную техподдержку на всем протяжении процесса инсталляции? 12 Гарантирует ли поставщик полную техподдержку при конвертации данных?ТАБЛИЦА 2.5
Оценка ERP: вопросы интеграции, интерфейсы
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Предусмотрен ли интерфейс для взаимодействия системы с базами данных? 2 Предусмотрен ли интерфейс для взаимодействия системы с другими системами и их базами данных? 3 Поддерживает ли ERP-система общепринятые протоколы и стандарты телекоммуникаций? 4 Совместима ли ERP-система со стандартами шифрования данных при пересылке? 5 Предусмотрен ли интерфейс для онлайн-режима и пакетного режима? 6 Предусматривает ли система средства контроля за загрузкой данных в систему? 7 Предусматривает ли система средства быстрого отображения внешних данных в системных таблицах, и наоборот? 8 Предусматривает ли система средства, чтобы производить загрузку данных в систему или из системы в режиме онлайн? 9 Предусматривает ли система отслеживание и отчетность по перемещениям данных? 10 Предусмотрен ли e-mail интерфейс? 11 Предусмотрен ли интерфейс с системой рабочего процесса? 12 Предусмотрен ли автоматический интерфейс для загрузки данных в систему «хранилище данных»?ТАБЛИЦА 2.6
Оценка ERP: вопросы модернизации и техподдержки
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Способна ли система функционировать в том виде, в каком она представлена сейчас, без модернизации? 2 Могут ли пользователи изменять административные процедуры согласно своим требованиям? 3 Заданы ли системные требования таблиц и параметров, что значительно облегчает внесение модификаций? 4 В случае, если один из клиентов вносит в систему модификации, информирует ли поставщик остальных клиентов о подобных модификациях? 5 Информируются ли все клиенты в случае возникновения значительных проблем у одного из клиентов компании-поставщика? 6 Предоставляются ли новые релизы всем клиентам автоматически, на регулярной основе? 7 Можно ли послать претензии поставщику для рассмотрения? 8 Обеспечивает ли поставщик техподдержку с выездом к клиенту? 9 Обеспечит ли поставщик инсталляцию в случае, если клиент внес модификации в инсталляционный пакет?ТАБЛИЦА 2.7
Оценка ERP: вопросы аудита контроля
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Обеспечивает ли система адекватное резервное копирование данных если операционная версия системы внезапно выходит из строя? Все ли транзакции должным образом сохраняются? 2 Предусмотрена ли система контроля за тем, чтобы все записанные данные были переданы на сервер для обработки? 3 Предусмотрена ли система контроля за правами доступа к транзакциям и операций с ними? 4 Предусмотрена ли система контроля за тем, чтобы все данные, поступающие в систему, были точными и полными? 5 Может ли система обеспечить полную, аккуратную обработку данных в масштабе всей системы? 6 Предусмотрена ли система контроля и обнаружения случаев потери данных или случаев, когда данные остаются необработанными? 7 Предусмотрена ли система контроля за тем, чтобы все транзакции записывались в соответствующем бухгалтерском периоде, а также точно отображались в других записях системы? 8 Может ли система обеспечить выполнение операций в строгом соответствии с процедурами и правилами, принятыми на предприятии? 9 Может ли система обеспечить точность и полноту данных в системных таблицах? 10 Сохраняет ли система данные о дате и цели создания файлов или изменений в файлах, а также о том, кто создал файл или внес изменения? 11 Обеспечивает ли система безопасность своих таблиц, ограждает ли таблицы от несанкционированного доступа посредством паролей или определения прав доступа для того или иного терминала? 12 Обеспечивает ли система защиту обработанных данных от несанкционированных изменений? 13 Предусмотрены ли средства контроля за тем, чтобы ошибки, обнаруженные в системе, всегда устранялись? 14 Сопровождаются ли передаваемые системой сообщения полной информацией о номере сообщения, терминале, с которого оно отправлено, о дате, типе транзакции и др.? 15 Предусмотрены ли в системе учетные журналы для восстановления сообщений в случае их порчи или утраты? 16 Сохраняет ли система информацию, необходимую Для реконструкции транзакций с целью гарантирования точности и полноты обработки данных?ТАБЛИЦА 2.8
Оценка ERP: стандарты и документация
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Предусмотрена ли в системе стандартная документация как в электронной, так и в печатной форме? 2 Предусмотрена ли в системе документация по функциональности системы, ее техническому дизайну и операционной среде? 3 Насколько просто обращаться с документацией? 4 Предусмотрены ли в документации перекрестные ссылки? 5 Предусмотрена ли возможность автоматического внесения изменений в документацию во время модернизации или осуществления модификаций таких компонентов, как таблицы, поля, экраны, форматы, отчетность? 6 В достаточно ли ясной форме в документации представлены меню, экраны и т. д.? 7 Предусмотрена ли возможность создания соответствующих учебных материалов после внесения модификаций в систему? 8 Достаточно ли подробно система описывает стандарты и процедуры программирования, чтобы облегчить работу с документацией? 9 Обеспечивает ли система легкость модификаций и легкость внесения соответствующих изменений в документацию?Списки контрольных вопросов по функциональным требованиям к ERP
При оценке той или иной ERP-системы, необходимо провести анализ функциональных требований предприятия и сохранить эту информацию в виде списков для последующего рассмотрения. Такие списки удобно использовать при сравнении нескольких ERP-систем.
Для каждого функционального подразделения компании необходимо составить подробный список вопросов по функциональным требованиям. Вот примеры различных функциональных требований:
Бухгалтерские функции:
Главная книга
Основные средства
Финансовая отчетность
Отчетность по движению денежной наличности
Себестоимость продукции
Анализ рентабельности
Система управления информацией
Анализ балансового отчета
Годовая финансовая отчетность
Примерный список требований к Главной книге показан в таблице 2.9.
Функции работы с клиентами:
Основные данные по клиентам
Обработка заказов на покупку
Доставка заказов
Счета-фактуры по продажам
Подтверждения получения от клиентов
Проценты с дилерской деятельности
Прогнозирование продаж
Функции работы с поставщиками:
Основные данные по поставщикам
Анализ поставщиков и материалов
Качество поставщика
Рейтинг поставщиков
Платежи поставщикам
Кредитный статус поставщиков
Отчеты по поставщикам
Книга поставщиков
Функции работы с материалами:
Основные данные по материалам
Реквизиты закупок
Заказы на покупку
Позиции, которых нет на складе
Цены
Контроль качества
Книга закупок
Контроль инвентаризации
Инструменты и шаблоны
Функции производства:
Основные данные по производству
Планирование требований к материалам
Планирование и расписание Рабочего центра
Функции разработки:
Техническая спецификация материалов
Производственная спецификация материалов
ТАБЛИЦА 2.9
Функциональные требования в ERP-системе: Главная книга
№ Описание В наличии Конфигурировать Модернизировать Отдельно Отсутствует 1 Предусмотрен ли в системе план счетов? Предусмотрены ли субсчета? 2 Поддерживает ли система многоплановость отчетов и сводок? 3 Обеспечивает ли система ведение лицевых счетов? 4 Предусмотрены ли средства для записи, утверждения и внесения в базы данных бухгалтерских транзакций? 5 Предусмотрена ли возможность печати созданных в системе документов? 6 Обеспечивает ли система генерацию журналов документов (платежные свидетельства, квитанции, отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности, журнал платежных документов и т. д.), а также итоги по счетам (счета в Главной книге и т. д.)? 7 Обеспечивает ли система банковский баланс с автоматической пакетной или экранной проверкой? 8 Предусмотрены ли интерфейсы для систем, взаимодействующих с банком и контролирующих Движение наличности? 9 Предусматривает ли система безопасность данных во время записи, а также последующее обновление балансов счетов? 10 Предусмотрены ли в системе средства для анализа счетов и отчетности по ним? 11 Предусмотрены ли в системе сопутствующие документы с расшифровками? 12 Предусмотрена ли генерация проводок системой? 13 Предусмотрена ли возможность генерации стандартных, повторяющихся проводок? 14 Предусмотрена ли возможность планирования и анализа отклонений? 15 Предусмотрена ли отчетность по отклонениям? 16 Обеспечивает ли система консолидацию отчетов и запросов на всех уровнях организации?