Определение бизнес-процессов
Определение бизнес-процессов
Следующей задачей после определения организационной структуры является определение бизнес-процессов компании, которые поддерживает SAP. Эта важнейшая информация станет основой для Концептуального проекта. В следующих подразделах рассматриваются связанные с этим этапом задачи.
Подготовка семинаров по бизнес-процессам
При подготовке семинаров необходимо выполнить следующие условия:
• Убедиться, что все бизнес-процессы охвачены рамками проекта.
• Определить ответственных за бизнес-процессы сотрудников как внутри команды проекта, так и в соответствующих рабочих областях.
• Обновить базу данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb) на основе последних версий документов по объемам процессов на предприятии.
• Составить график участия ключевых пользователей.
Также необходимо назначить ответственных за бизнес-процессы сотрудников владельцами конкретных участков бизнес-процессов, а также соответствующих областей базы данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb).
Проведение семинаров по общим требованиям
Семинары по общим требованиям охватывают глобальные параметры и стандарты, которые едины для всех областей деятельности организации или предприятия — это немаловажно в первую очередь для компаний, имеющих отделения в различных странах мира. В Руководстве по внедрению указаны следующие глобальные установки:
• План счетов
• Организационная структура предприятия
• Годовой баланс и анализ прибыльности
• Обновление и поддержка центральных и локальных основных данных
• Страны
• Валюты
• Единицы измерения
• Особенности календаря
• Нумерация документов.
Проведение семинаров по бизнес-процессам
Такие семинары необходимо проводить, чтобы собрать информацию по требованиям к бизнес-процессам и связанным с ними вопросам. В конечном итоге собранная информация формулируется в Концептуальном проекте.
Определение требований к бизнес-процессам
Определение требований к бизнес-процессам проводится с учетом следующих документов:
• Карта охвата областей бизнес-процессов
• База данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb)
• Формуляр описания исходных данных клиента (Customer Input, CI).
В методологии ASAP предусмотрен список контрольных вопросов, который служит основой для проведения таких семинаров. Вопросы, связанные с организационной структурой содержатся в базе данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb), в разделе «Вопросы по бизнес-процессам» (см. рис. 14.5).
К списку контрольных вопросов прилагаются подробные сведения о бизнес-процессах — для этого заполняются шаблоны опросов мнений потребителей, которые содержат 15 вопросов по каждому из процессов (см. рис. 14.6) и охватывают следующие темы:
• Ожидаемые требования
• Общие ожидания
• Объяснение функций и событий
• Особые организационные мнения
• Бизнес-модель
• Изменения существующей организации
Рис. 14.5. Вопросы, связанные с бизнес-процессами.
Рис. 14.6. Вопросы, связанные с транзакциями и бизнес-процессами.
• Описания усовершенствований
• Описания функциональных недостатков
• Подходы к устранению недостатков
• Заметки о возможности дальнейших улучшений
• Анализ системной конфигурации
• Рассмотрение интерфейсов
• Мнение по конвертации данных
• Обсуждение отчетов
• Рассмотрение авторизации.
Определение требующихся отчетов
В SAP предусмотрены сотни стандартных отчетов, многие из которых обладают достаточной гибкостью, причем один новый отчет SAP может заменить несколько отчетов в унаследованных системах. Каждое требование к тому или иному отчету необходимо сверить с иерархией отчетов в системе, чтобы убедиться в наличии соответствующей функции. На случай, если то или иное требование не удается удовлетворить с помощью стандартного отчета, в SAP предусмотрен шаблон записи нестандартных требований к отчету и широкий набор средств создания нестандартной отчетности, в том числе Report Writer/Report Painter, АВАР Query, АВАР Reporting и т. д.
Определение требующихся интерфейсов
В рамках этой задачи следует определить необходимость в будущем использовании специальных функций и возможностей SAP — таких, как прикладной Интернет-компонент (Internet Application Components, IAC), SAP Workflow, SAP Business Warehouse, Application Link Enabling (ALE) и т. д. На начальных этапах внедрения использовать эти функциональные возможности нельзя.
Определение требований к конвертации данных
В рамках этой задачи необходимо собрать информацию об объемах данных и частоте их миграции, требований к форматам, структурам исходных таблиц и установить соответствия с таблицами в SAP.
Определение требований к модификациям
В рамках этой задачи необходимо определить несоответствия, которые можно устранить посредством модификаций и усовершенствований системы. В SAP предусмотрен шаблон подготовки и утверждения модификаций. Также необходимо определить возможность достижения желаемого результата через пользовательские компоненты, интерфейс с другим программным продуктом или после внедрения новой версии системы.
Определение возможных пробелов
Необходимо определить возможные несоответствия между функциональностью текущей версии SAP и требованиями компании.
Пересмотр описаний и моделей бизнес-процессов
В рамках этой задачи документируются любые изменения того или иного бизнес-процесса, которые возникают из-за особенностей подхода SAP к внедрению бизнес-процессов. Также проводится интеграция всей собранной за время семинаров и совещаний информации и аспектов требований к системе и процессам с целью определения возможных несоответствий, пробелов, а также нахождения решений для ранее указанных недостатков.
Проведение подробных обсуждений бизнес-процессов
Подробные обсуждения бизнес-процессов проводятся с целью выполнения следующих задач:
• Прояснение требований на основе результатов опросов клиентов и информации о бизнес-процессах
• Анализ прошедших внедрений бизнес-процессов SAP с целью обнаружения более гибких и/или эффективных версий того или иного процесса.
• Исследование различных недостатков и пробелов с целью нахождения решений.
• Пересмотр требований к бизнес-процессам на уровне оптимизации процесса, требований к авторизации и т. д.
Подготовка Концептуального проекта
Концептуальный проект подробно описывает требования к бизнес-процессам и выступает как справочник при дальнейшем осуществлении индивидуальных настроек и создании новых разработок. Подготовка Концептуального проекта включает в себя задачи, рассмотренные ниже.
Анализ организационной оптимизации
На этом этапе необходимо отладить организационные взаимоотношения и координацию, которые обнаруживаются в результате анализа собранной во время подробного обсуждения бизнес-процессов информации. В дальнейшем эта информация используется для подготовки обновления двух типов карт:
• Карты возможных последствий для бизнеса
• Карты возможных последствий для процессов.
Пересмотр организации проекта и распределение ролей
На этом этапе необходимо четко распределить роли в организации проекта в свете собранной для Концептуального проекта информации. Эти данные необходимо использовать в процессе управления изменениями для подготовки планов обучения и профилей авторизации.
Составление Концептуального проекта
Эта задача включает консолидацию баз данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb) в одну централизованную базу данных и составление Концептуального проекта. Концептуальный проект должен охватывать следующие аспекты:
• Управленческий конспект
• Рамки областей процессов предприятия
• Организационная структура
• Заполненные списки контрольных вопросов по бизнес-процессам и формуляры описаний исходных данных клиента (CI).
• Обоснование для использования усовершенствований, конвертации и интерфейсов
• Заполненный список технических контрольных вопросов.
Концептуальный проект также должен содержать упомянутый выше опрос потребительских мнений — 15 общих вопросов по каждому бизнес-процессу.
Основной список бизнес-процессов
Эта задача нацелена на определение точных рамок бизнес-процессов, которые будут внедряться на этапе реализации. Основной список бизнес-процессов (BPML) — это описание всех областей, которые охватит проект SAP, причем конфигурация осуществляется в два этапа — базовая конфигурация и окончательная конфигурация (см. рис. 14.7 и 14.8).
Методология ASAP рекомендует — базовые рамки проекта должны охватывать около 80 % планируемой области проекта (см. рис. 14.9, 14.10 и 14.11), и включать в себя наиболее важные сценарии, процессы и функции компании. Оставшиеся сценарии и процессы рассматриваются во время окончательной конфигурации. Чтобы облегчить эту задачу, методология ASAP рекомендует сформировать несколько циклов конфигурации, каждый из которых состоит из набора бизнес-процессов, сгруппированных по принципу приоритетности.
При выборе транзакций бизнес-процессов в базе данных «Вопросы и ответы» появляются транзакции, ассоциированные с конкретным бизнес-процессом. Выбор одной или нескольких колонок показывает, что их необходимо включить в выполняемые на этапе реализации циклы конфигурации и интеграции.
Рис. 14.7. Подготовка основного списка бизнес-процессов.
Рис. 14.8. Дополнительная информация, зафиксированная в основном списке бизнес-процессов.
Рис. 14.9. Информация о графике.
Рис. 14.10. Информация о тестировании.
Рис. 14.11. Дополнительная информация о базовых рамках проекта.
Индикаторы колонок приведены ниже (см. рис. 14.6 и 14.8):
• SC — в полном объеме
• BL — включается в базовую конфигурацию
• С1 — включается в 1-й цикл конфигурации
• С2 — включается во 2-й цикл конфигурации
• С3 — включается в 3-й цикл конфигурации
• С4 — включается в 4-й цикл конфигурации
• L1 — включается в 1-й цикл интеграции
• L2 — включается во 2-й цикл интеграции.
Для генерации BPML надо открыть базу данных «Вопросы и ответы», раздел «Отчет», затем выбрать «Основной список бизнес-процессов» и нажать «Генерировать». Колонка «Ссылки» в BPML обеспечивает доступ к формулярам описаний исходных данных клиента, относящегося к данному бизнес-процессу, а также к процедурам бизнес-процессов (ВРР). Кроме того, в BPML содержится информация, полученная от описанных выше транзакций бизнес-процессов, которую в случае необходимости можно расширить.
Рассмотрение и утверждение Концептуального проекта
Окончательный пересмотр и утверждение Концептуального проекта включает в себя следующие действия:
• Рассмотрение описания охваченных бизнес-процессов предприятия
• Рассмотрение Концептуального проекта
• Рассмотрение рамок базовой конфигурации.
Примечание
В методологии ASAP этот этап является вторым важнейшим рубежом проекта.
В итоге Концептуальный проект должен получить одобрение управляющего комитета, менеджера проекта и владельцев конкретных бизнес-процессов.
Подготовка плана документации и плана обучения конечных пользователей
План документации и план обучения конечных пользователей составляются на основе информации Концептуального проекта; они выступают как справочник на случай будущих изменений в графике обучения пользователей и организации документации, которые могут появиться вследствие принятия различных решений по проекту. Эти планы охватывают следующие аспекты:
• Анализ количества конечных пользователей и их функций
• Тип пользовательской документации и обучающих материалов
• Подготовка пользовательской документации и обучающих материалов
• Требования по ресурсам
• График обучения.
Система и документация для конечных пользователей базируются на документах ВРР. В системе SAP предусмотрено около 700 подобных документов. Потребитель может перекраивать эти документы в соответствии со своими требованиями, расширяя описания бизнес-процессов и добавляя изображения системных экранов. Список процедур ВРР, доступных в методологии ASAP, приведен ниже:
• Производственное планирование
• Продажи
• Разработка и маркетинг продуктов
• Планирование цепочек поставщиков
• Производство
• Управление основными средствами
• Кадры
• Контроллинг доходов и расходов
• Потребительские услуги
• Поставки
• Внешний бухучет
• Управление финансами
• Розничная торговля
• Модель дистрибуции ALE.