Определение бизнес-процессов

Определение бизнес-процессов

Следующей задачей после определения организационной структуры является определение бизнес-процессов компании, которые поддерживает SAP. Эта важнейшая информация станет основой для Концептуального проекта. В следующих подразделах рассматриваются связанные с этим этапом задачи.

Подготовка семинаров по бизнес-процессам

При подготовке семинаров необходимо выполнить следующие условия:

• Убедиться, что все бизнес-процессы охвачены рамками проекта.

• Определить ответственных за бизнес-процессы сотрудников как внутри команды проекта, так и в соответствующих рабочих областях.

• Обновить базу данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb) на основе последних версий документов по объемам процессов на предприятии.

• Составить график участия ключевых пользователей.

Также необходимо назначить ответственных за бизнес-процессы сотрудников владельцами конкретных участков бизнес-процессов, а также соответствующих областей базы данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb).

Проведение семинаров по общим требованиям

Семинары по общим требованиям охватывают глобальные параметры и стандарты, которые едины для всех областей деятельности организации или предприятия — это немаловажно в первую очередь для компаний, имеющих отделения в различных странах мира. В Руководстве по внедрению указаны следующие глобальные установки:

• План счетов

• Организационная структура предприятия

• Годовой баланс и анализ прибыльности

• Обновление и поддержка центральных и локальных основных данных

• Страны

• Валюты

• Единицы измерения

• Особенности календаря

• Нумерация документов.

Проведение семинаров по бизнес-процессам

Такие семинары необходимо проводить, чтобы собрать информацию по требованиям к бизнес-процессам и связанным с ними вопросам. В конечном итоге собранная информация формулируется в Концептуальном проекте.

Определение требований к бизнес-процессам

Определение требований к бизнес-процессам проводится с учетом следующих документов:

• Карта охвата областей бизнес-процессов

• База данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb)

• Формуляр описания исходных данных клиента (Customer Input, CI).

В методологии ASAP предусмотрен список контрольных вопросов, который служит основой для проведения таких семинаров. Вопросы, связанные с организационной структурой содержатся в базе данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb), в разделе «Вопросы по бизнес-процессам» (см. рис. 14.5).

К списку контрольных вопросов прилагаются подробные сведения о бизнес-процессах — для этого заполняются шаблоны опросов мнений потребителей, которые содержат 15 вопросов по каждому из процессов (см. рис. 14.6) и охватывают следующие темы:

• Ожидаемые требования

• Общие ожидания

• Объяснение функций и событий

• Особые организационные мнения

• Бизнес-модель

• Изменения существующей организации

Рис. 14.5. Вопросы, связанные с бизнес-процессами.

Рис. 14.6. Вопросы, связанные с транзакциями и бизнес-процессами.

• Описания усовершенствований

• Описания функциональных недостатков

• Подходы к устранению недостатков

• Заметки о возможности дальнейших улучшений

• Анализ системной конфигурации

• Рассмотрение интерфейсов

• Мнение по конвертации данных

• Обсуждение отчетов

• Рассмотрение авторизации.

Определение требующихся отчетов

В SAP предусмотрены сотни стандартных отчетов, многие из которых обладают достаточной гибкостью, причем один новый отчет SAP может заменить несколько отчетов в унаследованных системах. Каждое требование к тому или иному отчету необходимо сверить с иерархией отчетов в системе, чтобы убедиться в наличии соответствующей функции. На случай, если то или иное требование не удается удовлетворить с помощью стандартного отчета, в SAP предусмотрен шаблон записи нестандартных требований к отчету и широкий набор средств создания нестандартной отчетности, в том числе Report Writer/Report Painter, АВАР Query, АВАР Reporting и т. д.

Определение требующихся интерфейсов

В рамках этой задачи следует определить необходимость в будущем использовании специальных функций и возможностей SAP — таких, как прикладной Интернет-компонент (Internet Application Components, IAC), SAP Workflow, SAP Business Warehouse, Application Link Enabling (ALE) и т. д. На начальных этапах внедрения использовать эти функциональные возможности нельзя.

Определение требований к конвертации данных

В рамках этой задачи необходимо собрать информацию об объемах данных и частоте их миграции, требований к форматам, структурам исходных таблиц и установить соответствия с таблицами в SAP.

Определение требований к модификациям

В рамках этой задачи необходимо определить несоответствия, которые можно устранить посредством модификаций и усовершенствований системы. В SAP предусмотрен шаблон подготовки и утверждения модификаций. Также необходимо определить возможность достижения желаемого результата через пользовательские компоненты, интерфейс с другим программным продуктом или после внедрения новой версии системы.

Определение возможных пробелов

Необходимо определить возможные несоответствия между функциональностью текущей версии SAP и требованиями компании.

Пересмотр описаний и моделей бизнес-процессов

В рамках этой задачи документируются любые изменения того или иного бизнес-процесса, которые возникают из-за особенностей подхода SAP к внедрению бизнес-процессов. Также проводится интеграция всей собранной за время семинаров и совещаний информации и аспектов требований к системе и процессам с целью определения возможных несоответствий, пробелов, а также нахождения решений для ранее указанных недостатков.

Проведение подробных обсуждений бизнес-процессов

Подробные обсуждения бизнес-процессов проводятся с целью выполнения следующих задач:

• Прояснение требований на основе результатов опросов клиентов и информации о бизнес-процессах

• Анализ прошедших внедрений бизнес-процессов SAP с целью обнаружения более гибких и/или эффективных версий того или иного процесса.

• Исследование различных недостатков и пробелов с целью нахождения решений.

• Пересмотр требований к бизнес-процессам на уровне оптимизации процесса, требований к авторизации и т. д.

Подготовка Концептуального проекта

Концептуальный проект подробно описывает требования к бизнес-процессам и выступает как справочник при дальнейшем осуществлении индивидуальных настроек и создании новых разработок. Подготовка Концептуального проекта включает в себя задачи, рассмотренные ниже.

Анализ организационной оптимизации

На этом этапе необходимо отладить организационные взаимоотношения и координацию, которые обнаруживаются в результате анализа собранной во время подробного обсуждения бизнес-процессов информации. В дальнейшем эта информация используется для подготовки обновления двух типов карт:

• Карты возможных последствий для бизнеса

• Карты возможных последствий для процессов.

Пересмотр организации проекта и распределение ролей

На этом этапе необходимо четко распределить роли в организации проекта в свете собранной для Концептуального проекта информации. Эти данные необходимо использовать в процессе управления изменениями для подготовки планов обучения и профилей авторизации.

Составление Концептуального проекта

Эта задача включает консолидацию баз данных «Вопросы и ответы» (Q&Adb) в одну централизованную базу данных и составление Концептуального проекта. Концептуальный проект должен охватывать следующие аспекты:

• Управленческий конспект

• Рамки областей процессов предприятия

• Организационная структура

• Заполненные списки контрольных вопросов по бизнес-процессам и формуляры описаний исходных данных клиента (CI).

• Обоснование для использования усовершенствований, конвертации и интерфейсов

• Заполненный список технических контрольных вопросов.

Концептуальный проект также должен содержать упомянутый выше опрос потребительских мнений — 15 общих вопросов по каждому бизнес-процессу.

Основной список бизнес-процессов

Эта задача нацелена на определение точных рамок бизнес-процессов, которые будут внедряться на этапе реализации. Основной список бизнес-процессов (BPML) — это описание всех областей, которые охватит проект SAP, причем конфигурация осуществляется в два этапа — базовая конфигурация и окончательная конфигурация (см. рис. 14.7 и 14.8).

Методология ASAP рекомендует — базовые рамки проекта должны охватывать около 80 % планируемой области проекта (см. рис. 14.9, 14.10 и 14.11), и включать в себя наиболее важные сценарии, процессы и функции компании. Оставшиеся сценарии и процессы рассматриваются во время окончательной конфигурации. Чтобы облегчить эту задачу, методология ASAP рекомендует сформировать несколько циклов конфигурации, каждый из которых состоит из набора бизнес-процессов, сгруппированных по принципу приоритетности.

При выборе транзакций бизнес-процессов в базе данных «Вопросы и ответы» появляются транзакции, ассоциированные с конкретным бизнес-процессом. Выбор одной или нескольких колонок показывает, что их необходимо включить в выполняемые на этапе реализации циклы конфигурации и интеграции.

Рис. 14.7. Подготовка основного списка бизнес-процессов.

Рис. 14.8. Дополнительная информация, зафиксированная в основном списке бизнес-процессов.

Рис. 14.9. Информация о графике.

Рис. 14.10. Информация о тестировании.

Рис. 14.11. Дополнительная информация о базовых рамках проекта.

Индикаторы колонок приведены ниже (см. рис. 14.6 и 14.8):

• SC — в полном объеме

• BL — включается в базовую конфигурацию

• С1 — включается в 1-й цикл конфигурации

• С2 — включается во 2-й цикл конфигурации

• С3 — включается в 3-й цикл конфигурации

• С4 — включается в 4-й цикл конфигурации

• L1 — включается в 1-й цикл интеграции

• L2 — включается во 2-й цикл интеграции.

Для генерации BPML надо открыть базу данных «Вопросы и ответы», раздел «Отчет», затем выбрать «Основной список бизнес-процессов» и нажать «Генерировать». Колонка «Ссылки» в BPML обеспечивает доступ к формулярам описаний исходных данных клиента, относящегося к данному бизнес-процессу, а также к процедурам бизнес-процессов (ВРР). Кроме того, в BPML содержится информация, полученная от описанных выше транзакций бизнес-процессов, которую в случае необходимости можно расширить.

Рассмотрение и утверждение Концептуального проекта

Окончательный пересмотр и утверждение Концептуального проекта включает в себя следующие действия:

• Рассмотрение описания охваченных бизнес-процессов предприятия

• Рассмотрение Концептуального проекта

• Рассмотрение рамок базовой конфигурации.

Примечание

В методологии ASAP этот этап является вторым важнейшим рубежом проекта.

В итоге Концептуальный проект должен получить одобрение управляющего комитета, менеджера проекта и владельцев конкретных бизнес-процессов.

Подготовка плана документации и плана обучения конечных пользователей

План документации и план обучения конечных пользователей составляются на основе информации Концептуального проекта; они выступают как справочник на случай будущих изменений в графике обучения пользователей и организации документации, которые могут появиться вследствие принятия различных решений по проекту. Эти планы охватывают следующие аспекты:

• Анализ количества конечных пользователей и их функций

• Тип пользовательской документации и обучающих материалов

• Подготовка пользовательской документации и обучающих материалов

• Требования по ресурсам

• График обучения.

Система и документация для конечных пользователей базируются на документах ВРР. В системе SAP предусмотрено около 700 подобных документов. Потребитель может перекраивать эти документы в соответствии со своими требованиями, расширяя описания бизнес-процессов и добавляя изображения системных экранов. Список процедур ВРР, доступных в методологии ASAP, приведен ниже:

• Производственное планирование

• Продажи

• Разработка и маркетинг продуктов

• Планирование цепочек поставщиков

• Производство

• Управление основными средствами

• Кадры

• Контроллинг доходов и расходов

• Потребительские услуги

• Поставки

• Внешний бухучет

• Управление финансами

• Розничная торговля

• Модель дистрибуции ALE.