Структура управления проектом SAP

Структура управления проектом SAP

В этом разделе мы рассмотрим организационную структуру проекта SAP.

Руководитель проектного офиса

Руководитель проектного офиса (СРО) входит в организационный комитет и обладает достаточными полномочиями и ответственностью для повседневного управления связанной с проектом деятельностью и обеспечения выполнения требований по ресурсам.

Руководителем проектного офиса следует назначить одного из старших менеджеров. Он должен хорошо разбираться в устройстве бизнес-деятельности компании, а также в функциональности и информационных технологиях для того, чтобы направлять команду ключевых пользователей и технических консультантов, которые также будут участвовать и нести ответственность за успешное внедрение системы SAP R/3. Функции руководителя проектного офиса включают в себя:

• Осуществление контроля над всем проектом.

• Ответственность за соблюдение сроков и возможные проволочки.

• Утверждение рамок проекта и стратегии внедрения, а также контроль над соблюдением стратегии и предотвращение расползания рамок проекта.

• Подготовка и утверждение плана для команды внедрения с уточнением пилотного участка и участков дальнейшего разворачивания системы.

• Подготовка и утверждение плана обучения привилегированных и обычных пользователей на различных стадиях проекта.

• Ответственность за привлечение определенных пользователей на всех значимых стадиях проекта.

• Принятие результатов и оформление закрытия стадий проектов.

• Решение вопросов, возникающих во время окончательного определения и стандартизации бизнес-процессов

• Решение административных вопросов, с которыми иногда сталкиваются консультанты

• Решение вопросов, возникающих при взаимодействии с партнером по внедрению, координация коммерческих аспектов и утверждение платежей, связанных с пройденными этапами проекта.

• Утверждение и обеспечение поддерживающей инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, компьютерные сети, внешнее программное обеспечение, помещения в офисе, линии коммуникаций, онлайновая сервисная система (OSS), и т. д.)

• Организация заседаний исполнительного и организационного комитетов и направление их деятельности на принятие необходимых решений.

• Обеспечение информированности компании SAP и ее партнеров относительно особых требований компании к системе.

• Обеспечение загрузки данных из всех затронутых проектом подразделений компании.

Руководитель проектного офиса также отвечает за составление и обновление руководства по внедрению для компании в целом.

Локальные менеджеры проекта

Локальные менеджеры проекта (Site Project Managers, SPM) отвечают за внедрение SAP на различных участках, они работают под прямым руководством Руководителя проектного офиса. Эти менеджеры с самого начала должны быть членами команды внедрения на пилотном участке, что обеспечит им опыт работы с системой, необходимый для внедрения на их индивидуальных участках. Обязанности Локального менеджера проекта включают в себя:

• Контроль проекта на своем участке.

• Ответственность за соблюдение сроков и возможные проволочки.

• Формирование кадров и ресурсов в соответствии со штатным расписанием для проекта SAP.

• Выполнение плана обучения на своем участке, в том числе обучение членов функциональной и технической команд, привилегированных и обычных пользователей на различных этапах проекта.

• Ответственность за привлечение необходимых пользователей на соответствующих стадиях проекта.

• Принятие результатов и оформление закрытия стадий проектов.

• Решение административных вопросов, с которыми иногда сталкиваются консультанты.

• Утверждение и обеспечение поддерживающей инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, компьютерные сети, внешнее программное обеспечение, офисные помещения, линии коммуникаций, OSS, и т. д.).

• Обеспечение загрузки данных из соответствующих подразделений компании.

Локальный менеджер проекта также отвечает за поддержку руководства по внедрению на своем участке.

Лидеры по модулям

Команда внедрения должна включать в себя лидеров по модулям (Module Leaders), которые несут ответственность за каждый из базовых модулей, планируемых к внедрению. Желательно, чтобы лидеры по модулям обладали опытом работы в соответствующей функциональной области, а также прошли курсы функционального обучения SAP, особенно по соответствующему модулю.

Лидеров по модулям необходимо назначить в самом начале проекта, они должны участвовать в этапах концептуального планирования бизнес-процессов и реализации проекта, а также в идентификации и документировании процессов, обнаружении пробелем и нахождении средств их устранения не только относительно своего модуля, но и остальных модулей SAP. Это позволит им внести более существенный вклад в осуществление проекта на стадии тестирования модулей и их интеграции.

Менеджер по ресурсам

Успех любого проекта SAP в огромной степени зависит от предоставления необходимых ресурсов в полном объеме и в установленные сроки. По сравнению с аналогичными по масштабу и уровню инвестиций IT-проектами, внедрение SAP протекает гораздо быстрее. Именно поэтому необходим менеджер по ресурсам (Resource Manager), который имеет опыт закупок и несет ответственность за предоставление ресурсов для IT-проектов. Менеджер по ресурсам должен хорошо разбираться в процедурах закупок компании и ее политике в этом отношении, а также в процедурах отчетности об освоении средств в рамках проекта SAP.

Как на начальной стадии проекта, так и в дальнейшем менеджер по ресурсам может состоять в организационном комитете проекта, что позволяет ему оперативно предоставлять на утверждение предполагаемые закупки, а также решить вопросы, связанные с задержками предоставления ресурсов, неполными инсталляциями, недопоставками, незавершенными курсами обучения, техподдержкой и т. д.

Менеджер по обучению

В отличие от традиционных проектов, внедрение SAP подразумевает гораздо более масштабное участие

Одна из основных обязанностей менеджера по обучению — обеспечение не только достаточного количества инструкторов, но и освобождение соответствующих групп персонала от своих обязанностей на время проведения курсов обучения, согласно обговоренным в плане срокам. Менеджер по обучению также должен сотрудничать с менеджером по ресурсам в целях установки программного обеспечения и организации соответствующего обучения.

Во время обучения функциональной и технической команд можно получить лицензии на Internet Demo and Evaluation System (IDES) и InfoDB с соответствующей инфраструктурой терминалов, сети и т. д. Подобным образом, перед началом обучения конечных пользователей необходимо полностью составить и утвердить обусловленную спецификой компании документацию для всех модулей, и в дальнейшем использовать ее для обучения.