ГЛАВА 19 Усовершенствования и интерфейсы SAP
ГЛАВА 19
Усовершенствования и интерфейсы SAP
Как уже упоминалось в главе 1 в разделе «Системы ERP фундаментально моделируют процессно-ориентированные предприятия», такие системы планирования ресурсов производства, как SAP, до сих пор сохраняют традицию информационно-ориентированного взгляда на предприятие, которая совершенно чужда природе организаций и их операций. Организация функционирует вовсе не как набор информационных структур, которые взаимодействуют между собой — это полностью лишило бы смысла само существование организации, ведь взаимодействие структур данных абсолютно неспособно стать движущей силой развития организации и обеспечивать мотивацию на всех уровнях организации. А без этого ее производительность стремится к нулю. Поток операций, сопровождающих бизнес-процессы компании, является примером организационной характеристики, которая не отображается напрямую современными информационными системами, включая и такие ERP-системы, как SAP.
Более того, действительно уникальные преимущества перед конкурентами может дать не структура данных, а методы проведения операций и видимые отличия от конкурентов. Таким образом, истинным залогом успеха можно назвать способность компании менять свои стратегии и операции в зависимости от изменения рыночных условий, при этом особое значение имеет не структура таких изменений, а способы сотрудничества и проведения операций как внутри компании, так и за ее пределами. В мире, где каждая компания использует системы ERP, подобные SAP, организации нужны элементы, которые отличали бы ее на рынке от других.
В этой главе рассматриваются элементы организационной или, скорее, компьютеризованной части вклада в создание уникальности компании. Такие элементы можно разделить на две основные группы: элементы, действующие внутри организации и элементы, функционирующие за ее пределами или взаимосвязанные с внешними системами. Неудивительно, что системы SAP представляют собой компьютеризованные версии таких элементов, в частности, с помощью стандартизованных интерфейсов, которые во много раз расширяют кругозор компании и позволяют ей распространить свои операции далеко за пределами организационных рамок. Хорошим примером элементов первого типа является SAP Business Workflow, в то время как интерфейс SAP в сети Интернет — классический пример элемента второго типа.
Архитектура системы SAP R/3 стала залогом ее успеха в 90-е годы; теперь эта архитектура в сочетании с открытостью интерфейсов служит надежным фундаментом для основной и усовершенствованной функциональности, которые необходимы не только для быстро развивающейся электронной коммерции, но и для информационных аспектов электронного бизнеса в целом.
В следующем разделе рассматривается бизнес-архитектура SAP, которая создает структуру для интегрированного выполнения деловых функций, что позволяет компаниям перешагнуть обычные ограничения внутренних ERP-систем.
Как описывалось в главе 1, за последнее время природа организаций и предприятий кардинально изменилась. Если в эпоху индустриализации организации были независимыми единицами со своими структурами управления и контроля, то сейчас, в эпоху информации, они превратились в тесно сотрудничающие единицы; на смену многоярусной иерархии пришли рабочие команды, выполняющие различные функции. В результате этих изменений появился новый, неиерархический тип компании с сетевой организацией, прозрачными структурами обмена информацией и децентрализацией полномочий для принятия решений, в котором особое значение приобретает постоянный обмен информацией между различными командами или функциональными группами. Система SAP R/3 как раз обеспечивает такую информационную среду с помощью модулей SAP Office, SAP Workflow и SAP Business Warehouse.
SAP Business Workflow
SAP Business Workflow позволяет отслеживать бизнес-процессы в системе R/3 И обрабатывает их под контролем автоматизированной системы потока операций. Как и любая другая система управления потоком операций, SAP Business Workflow может производить мониторинг и обработку повторяющихся процессов со сложной структурой, которые включают в себя последовательность действий различных исполнителей и координацию таких действий.
Офисные и административные системы часто сталкивались со многими проблемами, включая:
• Задержки при передаче документов
• Обработка поступающих материалов
• Утомительная запись информации на разных этапах
• Содержащие ошибки дубликаты перезаписи информации в различных местах
• Повторные запросы
• Отслеживание документов
• Локализация документов в несоответствующих местах
• Замедление принятия решений из-за присваивания регистрационного номера
• Усилия по поддержанию рабочего задания, проходящего через различные стадии бизнес-процессов.
Системы Workflow отвечают за бизнес-процессы внутри компании, а также позволяют наладить сотрудничество и координацию действий персонала в соответствии с нуждами организаций постиндустриальной эпохи, являя собой прекрасный пример того, как технология может стать инструментом реинжиниринга бизнес-процессов всего предприятия (см. раздел «Управление изменениями на предприятии» в главе 1).
Системы Workflow организуют и автоматизируют заранее заданную последовательность рабочих задач, взаимодействуя с пользователем на определенных этапах. Использование таких систем дает следующие преимущества:
• Тщательное отслеживание бизнес-процессов на различных этапах
• Прямая поддержка бизнес-процессов
• Быстрый доступ к необходимой информации
• Мониторинг выполнения отдельных этапов бизнес-процесса
• В случае обнаружения «узких мест» и мелких сбоев, инициация соответствующих процедур и уведомление пользователя
• Значительное сокращение сроков передачи документов между исполнителями или функциональными подразделениями
• Минимизация времени ожидания документа.
Системы Workflow поддерживают и значительно ускоряют исполнение различных бизнес-процессов. Это лучший пример того, как технология делает возможным реинжиниринг процессов в масштабе всего предприятия (см. раздел «Управление изменениями на предприятии» в главе 1). Таким образом, системы управления потоком операций обеспечивают выполнение следующих функций:
• Определение списка задач и его исполнение
• Управление событиями
• Мониторинг и контроль потоков документов.
Концепция потока операций SAP
Модуль SAP Business Workflow не подменяет стандартную функциональность SAP, а работает на уровне, расположенном над транзакциями SAP R/3. Модуль SAP Business Workflow позволяет присваивать отдельные шаги бизнес-процессов тем или иным организационным агентам (единицам), и в этом качестве он относится к аспекту контроля, необходимого для функционирования организации. Этот модуль включен в выпуск 3.0 и последующие версии SAP R/3.
SAP Business Workflow — это первое приложение, которое стало использовать бизнес-объекты — например, заказы на закупку, записи поставщиков или покупателей, счета-фактуры. После того, как бизнес-объект создается в системе, он обрабатывается в потоке операций, причем за разные этапы обработки ответственность несут различные члены организации. Пример такого потока операций — передача счета-фактуры для произведения соответствующего платежа поставщику. Поток операций состоит из отдельных, но взаимосвязанных шагов, каждому из которых соответствует то или иное действие, одношаговая или многошаговая задача. В SAP предусмотрен каталог стандартных задач, который нетрудно расширить и адаптировать к нуждам потребителя. Основными понятиями SAP Business Workflow являются Модель объекта, Модель процесса и Организационная модель.
Модель объекта (Object Model) определяет следующие компоненты бизнес-объекта:
• Идентификация объекта
• Имя (название) объекта
• Место объекта в иерархии
• Подтип
• Ограничения объекта
• Правила
• Методы
• Атрибуты
• Событие на входе
• Событие на выходе.
Модель процесса определяет шаги документооборота в бизнес-процессе. Самый простой и широко распространенный шаг потока операций — это шаг операции. Набор шагов операций составляет поток операций. В техническом смысле шаги — это методы бизнес-объекта — такие, как условия, события, команды контроля и решения пользователя, а также стадии ожидания.
Организационная модель определяет все организационные элементы компании и сопутствующие задачи.
Среда SAP Business Workflow
Приложение SAP Business Workflow состоит из трех частей (см. рис. 19.1).
Рис. 19.1. Компоненты SAP Business Workflow.
Инструменты определения
Эта часть содержит компоненты для выполнения следующих задач:
• Расчленение потока операций на составляющие.
• Определение одноступенчатых задач, в том числе их присвоение соответствующим сотрудникам или группам сотрудников.
• Определение типов объектов потока операций в Хранилище бизнес-объектов (Business Object Repository). Объекты потока операций определяются в терминах соответствующих типов объектов, методов, признаков и событий.
• Определение ролей агентов, которым присвоены задачи потоков операций.
• Определение событий, которые распознаются и вызывают реакцию в тех или иных ситуациях. События определяются как набор случаев деятельности, в зависимости от изменений статуса объектов потоков операций.
Исполняющая система
Исполняющая система состоит из следующих компонентов:
• Менеджер потоков операций, который контролирует и координирует статус потоков операций.
• Менеджер рабочих единиц, контролирующий выполнение отдельных задач, включая распределение их между агентами и завершение обязательной обработки в отведенное для этой стадии или задачи время.
• Менеджер событий, который распознает наступление того или иного события и запускает соответствующую функцию.
Информационная система
Информационная система состоит из следующих компонентов:
• Обзор текущих и законченных рабочих процессов в любой момент времени, причем все данные (в том числе статус, затраты времени, последовательность и ассоциированный пользователь) могут учитываться в журнале и компилироваться в отчет для анализа.
• Компоненты для просмотра и мониторинга списка рабочих задач пользователя.
• Мониторинг, распознавание и диагностика отдельных потоков операций.