Поддержка организации управления изменениями

Поддержка организации управления изменениями

Как уже упоминалось в предыдущей главе, организация управления изменениями включает в себя совокупность процессов, которые позволяют команде по управлению изменениями определять возможности и принимать решения в целях оптимизации организационных процессов и поддержания на должном уровне движущей силы для успешного применения методологии ASAP, вплоть до закрытия проекта. Во избежание возможных рисков методология ASAP рекомендует поддерживать всю совокупность процессов, в том числе оценку рисков, стратегию спонсорства, обмена данными, развитие и передачу навыков и знаний, а также процесс организационной оптимизации. Поддержка организации управления изменениями позволяет команде устранить организационные риски, ускорить внедрение SAP и оптимизировать организационные процессы.

Периодическая оценка рисков и проведение семинаров

Оценка рисков проводится примерно раз в два месяца и нацелена на выяснение того, в какой степени операционная среда компании облегчает или, наоборот, затрудняет внедрение SAP. Результаты такой оценки являются важнейшими данными, на которых основывается процесс управления изменениями.

Оценка рисков проводится в трех контекстах:

• Лидерство

• Команда

• Организация.

В каждом из этих случаев команда управления изменениями создает соответствующий инструмент для той или иной группы сотрудников. Результаты оценки рисков компилируются в профиль рисков; затем проводятся оценочные семинары, на которых принимаются рекомендации для создания или изменения различных программ спонсорства и обмена информацией, а также по другим аспектам процесса управления изменениями. На основе результатов оценки рисков также составляются информационные сообщения, которые распространяются среди сотрудников организации (иногда эти сообщения необходимо приспосабливать к условиям той или иной рабочей команды или функционального подразделения компании).

Крайне важно документировать тип и степень рисков, которые рассматриваются на семинарах, потому что эти данные имеют прямое отношение к динамике выполнения проекта внедрения в целом. Более того, эти записи могут служить свидетельством эффективности ранее принятых в процессе управления изменениями мер и стать основанием для корректировки будущих мероприятий.

Обеспечение обратной связи с функциональными руководителями

Отчетность, предоставляемая функциональными руководителями, может включать сведения по ключевым мероприятиям, срокам, оставшимся невыполненными задачам и т. д.

Проведение собраний по управлению рисками с участием ключевых сотрудников

Эта часть рабочего задания подразумевает ознакомление ключевых участников команд проекта с последними сведениями о статусе проекта и результатами семинаров по оценке рисков. Кроме того, необходимо убедиться, что все занятые на тех или иных участках менеджеры проекта ознакомлены с самыми свежими результатами анализа ситуации и тенденциями развитии проекта (относительно области ответственности конкретного менеджера).

Поддержка ключевых каналов обмена информацией

Результаты оценки рисков необходимо учитывать при изменении ключевых каналов обмена информацией с целью поддержания их максимального соответствия изменчивым обстоятельствам на оставшихся этапах проекта.

Управление постоянным процессом проектного спонсорства

Эта задача нацелена на поддержание эффективности процесса спонсорства, инициированного на этапе Концептуального планирования.

Управление постоянным процессом развития навыков персонала

Эта задача нацелена на поддержание движущей силы процесса развития навыков персонала, начатого на этапе Концептуального планирования.

Управление командой по передаче знаний

На этапе реализации команда по передаче знаний должна продолжать поддерживать процесс управления изменениями.

Обновление команды по управлению изменениями

В случае, если в команду по управлению изменениями приходят новые люди, необходимо убедиться в том, что они быстро знакомятся с методами создания и администрирования инструментов оценки рисков. Кроме того, новые члены команды обязательно должны ознакомиться с историей деятельности этой команды с самого начала проекта.