ГЛАВА 13 Подготовка проекта
ГЛАВА 13
Подготовка проекта
В главе 10 обсуждались некоторые аспекты запуска проекта SAP; в этой главе мы обратимся к первому этапу методологии ASAP. Цель рассмотрения одних и тех же вопросов с двух разных точек зрения состоит в том, чтобы показать всю важность основанной на принципе хранилища информации интегрированной методологии ASAP. В этой главе приведены рекомендации компании SAP по подготовке ускоренного проекта внедрения системы на основе документации по ASAP.
Примечание
Ни в коем случае нельзя недооценивать важность использования оригинальной документации AcceleratedSAP. В этой главе представлены только важнейшие аспекты этапа подготовки проекта в рамках методологии ASAP, но их нельзя рассматривать как замену колоссального количества инструкций, указаний, рекомендаций, списков контрольных вопросов, шаблонов, образцов и вопросников, которые предоставляются компанией SAP. Эти инструменты отлично себя зарекомендовали, и для актуального проекта рекомендуется использовать версию ASAP, которая соответствовала бы версии инсталляции SAP.
В этой главе мы обсудим создание правильного контекста для проекта SAP, рассмотрим рамки, цели, стратегии и планы такого проекта, то есть структуру для выполнения всех последующих стадий проекта и соответствующих задач. Эта фаза подразумевает создание организации проекта и руководящих команд, должностей и областей ответственности, а также окончательное определение инфраструктуры проекта и требований по компьютерному оборудованию и сетям. Далее осуществляется масштабирование и оценка предполагаемой инсталляции с последующим приобретением SAP. Эта стадия проекта завершается собранием организационного и исполнительного комитетов с участием членов команды проекта и консультантов SAP, на котором проект официально объявляется открытым.
Планирование проекта
Эта задача включает в себя подготовку и создание Устава проекта, стратегии внедрения, а также создание организации проекта и планов по различным видам связанной с проектом деятельности — таким, как финансирование, расписание, предоставление ресурсов и т. д.
Подготовка Устава проекта
В уставе проекта определяются критерии оценки успеха проекта. Так как проект требует крупных вложений средств, ресурсов и затрат времени, прежде всего необходимо определить те движущие силы бизнеса, которые проект призван укрепить и развить. Это может быть оперативность реакции на клиентские запросы, ускорение оборота информации и ресурсов, минимизация ошибок при составлении требований к продуктам и услугам, оптимизация ценообразования, составление предельно точных и емких расписаний поставок, устранение ошибок при отправке товаров и счетов-фактур, отслеживание платежей и т. д. Из этого вытекает необходимость создания технологии измерения характеристик работы, а также минимально допустимых значений для этих характеристик. Важно понимать, что внедрение SAP — это не цель, а средство достижения целей компании, и в этом смысле проект SAP ничем не отличается от других мероприятий компании.
Миссия проекта
Помогает скоординировать широкомасштабные усилия компании на достижение успеха от внедрения и фокусирует внимание на наиболее значительных аспектах проекта.
Оценочные характеристики проекта
Этот аспект проекта определяет минимальные значения характеристик работы по проекту в установленных временных рамках. Это подразумевает как характеристики самого проекта (в том числе важные рубежи и стадии), так и оценку эффективности полученных в результате внедрения SAP бизнес-процессов с помощью проведения измерений, заданных заранее в соответствии с целями проекта.
Документ Изменений
Компания SAP придает большое значение аспектам SAP, которые вызывают различные изменения в компании, и соответствующему управлению этими изменениями.
Необходимо отметить, что ASAP не означает автоматического проведения Реинжиниринга бизнес-процессов как такового, существующие бизнес-процессы не претерпевают значительных изменений. Однако SAP по своей природе (см. главу 1 «Предприятие нового тысячелетия» и главу 4 «Решение SAP») становится катализатором значительных перемен в практиках и процедурах компании. Для этого есть несколько причин:
• Принцип одноразового ввода транзакций — введенная в одном месте транзакция становится доступной всем модулям.
• Всеобъемлющее автоматическое отслеживание и аудит.
• Единая интегрированная база данных.
• Операции в режиме реального времени.
• Моментальная запись и обновление транзакций.
• Моментальный доступ к самой последней информации, запросам, отчетам и т. д. (для авторизованных пользователей).
Именно поэтому методология ASAP, которая нацелена на внедрение SAP в крайне сжатые сроки, непременно должна учитывать вопросы управления изменениями.
Определение стратегии внедрения
Стратегия внедрения определяет подход к внедрению различных функциональных модулей на различных участках.
Стратегия внедрения
Существует две стратегии внедрения — по принципу «Большого взрыва» и «волнообразное». В первом случае все необходимые модули SAP внедряются одновременно, именно такой подход рекомендуется в данной книге. Другой подход — волнообразное внедрение различных модулей, когда по окончании одного внедрения начинается следующее.
Стратегия развертки
Стратегия развертки подразумевает подход к разворачиванию системы с пилотного участка на остальные участки, где запланировано внедрение. Обычно заданная на пилотном участке базовая конфигурация просто переносится (разворачивается) на остальные участки, с минимальными изменениями, обусловленными спецификой участков.
Внедрение систем с готовой конфигурацией
Как уже говорилось в разделе «ASAP для консультантов по приложениям» главы 12, системы с готовой конфигурацией — это отвечающие специальным отраслевым требованиям лицензии SAP, которые включают в себя общие параметры, отчеты, параметры процессов и т. д. В случае, если такая система с готовой конфигурацией обеспечивает необходимую компании функциональность, ее использование может значительно ускорить выполнение проекта внедрения.
Определение организации проекта
Эта задача относится к структуре и компонентам команды проекта. Организация проекта гарантирует адекватное управление, выделение и мониторинг ресурсов, а также отслеживание и оценку прогресса в работе различных команд проекта.
Определение ролей
Методология ASAP предусматривает четкое распределение ролей и соответствующие требования к знаниям для обеспечения успешного завершения проекта. В документации по ASAP подробно определяются следующие роли:
• Спонсор проекта
• Член организационного комитета
• Менеджер проекта SAP
• Менеджер проектов по клиентам
• Лидер команды бизнес-процессов
• Член команды бизнес-процессов
• Менеджер по консалтингу SAP
• Менеджер технического консалтинга
• Аудитор качества
• Консультант по приложениям
• Лидер команды изменений
• Член команды изменений
• Владелец бизнес-процесса
• Ключевой пользователь
• Разработчик документации
• Инструктор конечных пользователей
• Менеджер Справочной службы
• Внутренний аудитор
• Лидер технической команды
• Менеджер по разработкам
• Разработчик АВАР
• Разработчик-проектировщик
• Разработчик межфункциональных приложений
• Системный администратор SAP
• Администратор баз данных
• Администратор сети
• Администратор операционных систем
• Администратор авторизации
• Технический консультант
• Проектный инженер.
Команда управления изменениями несет ответственность за оценку проекта и сопутствующих организационных рисков, разработку и запуск коммуникаций, спонсорство, развитие навыков, передачу знаний и оптимизацию процессов SAP, направленных на устранение таких рисков.
Организация команды
Эта задача подразумевает проведение собеседований и назначение людей на различные роли, указанные выше, а также организацию персонала для административной поддержки и поддержки инфраструктуры проекта.
Подготовка плана проекта
Цель этой задачи — подготовка плана проекта с учетом поставленных целей, принятых стратегий, а также выделенных ресурсов и финансов. В состав такого плана должен входить план освоения ресурсов и бюджета, а также расписание, определяющее сроки прохождения различных рубежей проекта. Очевидно, что такой план не будет статичным — он будет совершенствоваться по мере продвижения проекта и прохождения различных этапов.
План работы по проекту
Крайне важно выработать подробный план расписаний, задач и другой деятельности, который будет использоваться как средство контроля за развитием проекта. Четко сформулированный план, доступный всем сотрудникам — это эффективное средство ориентирования всего персонала на достижение поставленных целей.
План работы по проекту регулирует такие непостоянные величины, как различные виды деятельности и задачи, рубежи и результаты, периоды и крайние сроки, а также центры ответственности за эти задачи.
План бюджета проекта
Корректный план бюджета, который четко описывал бы все предстоящие расходы — это средство обеспечения адекватного финансирования проекта. Расходы могут включать в себя оплату консалтинговых услуг, приобретение оборудования и программного обеспечения, обучение, командировочные расходы и т. д.
План ресурсов проекта
План ресурсов проекта регулирует назначение необходимого количества персонала с надлежащим уровнем ресурсов позволяет осуществить координирование такого назначения на уровне всей компании, и четко согласуется с общим кадровым планом компании.
Подготовка плана обучения
Эта задача предписывает всем членам основной и дополнительных команд пройти необходимое обучение, которое, как уже указывалось, является необходимым предварительным условием назначения сотрудников на те или иные позиции в команде проекта. Также необходимо удостовериться, что все сотрудники обучаются в области их непосредственной ответственности и на уровне, необходимом для исполнения обязанностей в команде проекта, иначе несостыковка полученных знаний с практическим применением полученных навыков приведет к ухудшению характеристик работы команды. На случай возникновения таких ситуаций план должен предусматривать «освежающие» курсы, чтобы обеспечить максимальную отдачу членов команды проекта.
Программы обучения могут проводиться на рабочем месте, в центрах обучения SAP или партнеров SAP. Набор курсов будет различным, в зависимости от области ответственности и имеющейся квалификации членов команды проекта.