Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint

Связь таблицы Access 2007 со списком SharePoint

В предыдущих двух упражнениях вы копировали данные так, что отдельные копии этих данных хранились и в базе данных Access 2007, и на узле SharePoint. Однако синхронизация этих двух наборов данных не выполнялась. Если вы не хотите хранить две копии данных, но все же хотите работать с данными в Access 2007, можно воспользоваться средствами для доступа к внешним данным, физически находящимся вне базы данных Access 2007. Самый простой способ доступа к внешнему списку SharePoint – использовать связанные таблицы (ранее они назывались прикрепленными таблицами). Связанная таблица хранит только данные, необходимые для подключения к списку SharePoint. Если данные изменяются пользователями узла SharePoint, в Access 2007 можно использовать связывание, а не импортирование.

В следующем упражнении вы свяжите таблицу со списком SharePoint.

Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb, которая расположена в папке DocumentsMicrosoft Press SBS_WSSv3Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimporters используйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будет использоваться список SharePoint, созданный в первом упражнении этой главы, но вы можете использовать любой другой список.

Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.

Откройте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb.

1. В окне базы данных ExplmpWideWorldlmporters щелкните на вкладке Внешние данные (External Data).

2 В группе Импорт (Import) щелкните на кнопке Список (SharePoint List). Откроется диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint (External Data – SharePoint Site).

3. В области Укажите узел SharePoint (Specify а SharePoint site) выберите http://wideworldimporters.

Решение проблем. Если адрес URL веб-узла Wide World Importers не появился в этой области, введите его вручную.

4. Установите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных (Link to the data source by creating a linked table) и щелкните на кнопке Далее (Next).

Откроется диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint (Get External Data – SharePoint Site).

5. Установите флажок справа от элемента exportFurniturePrices.

6. Щелкните ОК.

Диалоговое окно Внешние данные – Узел SharePoint (Get External Data – SharePoint Site) закроется. Теперь база данных Access 2007 имеет две связанные таблицы: exportFurniturePrices1 и User Information List. Список SharePoint exportFurniturePricesl содержит столбцы Кем создан (Created By) и Автор изменений (Modified By). Эти столбцы подстановки указывают на таблицу User Information List.

7 Щелкните правой кнопкой мыши на связанной таблице exportFurniturePrices1 и наведите указатель мыши на элемент Параметры списка SharePoint (SharePoint List Options).

Откроется подменю, содержащее команды для управления списком SharePoint из Access 2007.

8. На панели Все таблицы (All Tables) в группе exportFurniturePrices1 дважды щелкните на элементе exportFurniturePrices1.

Связанная таблица exportFurniturePrices1 откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet).

9. Щелкните на вкладке Режим таблицы (Datasheet).

10. В группе Список SharePoint (SharePoint List) щелкните на кнопке Открытие представления по умолчанию (Open Default View).

Список exportFurniturePrices1 откроется в окне обозревателя в представлении Все элементы (All Items).

11. Вернитесь в Access 2007. В таблице exportFurniturePrices1 щелкните на ячейке в первой строке под столбцом Furniture Name.

12. Щелкните на ячейке во второй строке под столбцом export FurniturePrices.

Внимание! При перемещении в другую строку Access 2007 автоматически синхронизирует изменения со списком SharePoint.

13. Вернитесь в Internet Explorer щелкните на кнопке Обновить (Refresh), а затем убедитесь в том, что первая строка изменилась.

14. Щелкните на кнопке Создать (New). Откроется страница создания элемента.

15. В текстовом поле StockNo введите W0033 и щелкните ОК.

16. В нижнюю часть списка будет добавлен элемент «W0033».

16. Вернитесь в Access 2007. На вкладке Режим таблицы (Datasheet) в группе Список SharePoint (SharePoint List) щелкните на кнопке Обновить список (Refresh List).

Можно также нажать клавишу F5. Убедитесь, что элемент «W0033» появился в нижней части таблицы.

Закройте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb и все открытые окна обозревателя.