Перемещение данных из базы данных Access 2007 на узел SharePoint

Перемещение данных из базы данных Access 2007 на узел SharePoint

Потребности многих приложений Access 2007 превышают простую потребность в управлении и сборе данных. Часто такие приложения используются многими пользователями организации, а значит, имеют повышенные потребности в средствах совместной работы. Однако базы данных Access 2007 не предназначены для одновременного доступа многих пользователей. Если приложение баз данных Access 2007 разрастается и становятся более сложным, следует рассмотреть возможность его расширения до хранилища данных, которое может поддерживать большее число пользователей и обеспечивать более высокую доступность, надежность и управляемость. Еще в Access 2000 появились различные инструменты и мастера, помогавшие в этом. В Access 2007 можно расширить базу данных, объединив ее со службами SharePoint. Этот процесс называют переносом или публикацией базы данных Access 2007.

При переносе данных из Access 2007 на узел SharePoint создается список SharePoint для каждой таблицы Access. Данные из таблиц Access 2007 перемещаются в эти списки SharePoint, а каждая строка становится элементом списка. Таблицы базы данных Access 2007 заменяются связанными таблицами, которые указывают на созданные списки SharePoint. После этого базу данных Access можно загрузить в библиотеку документов SharePoint. База данных Access становится пользовательским интерфейсом для данных, оставляя возможность использования представлений, отчетов и связей между таблицами. Представления Access 2007 также становятся представлениями списков SharePoint.

Так как данные теперь находятся на узле SharePoint, можно использовать функциональность служб SharePoint. Например, можно восстанавливать удаленные элементы списков при помощии применять к данным правила рабочих процессов. По умолчанию ведется отслеживание версий изменений списка. Если сохранить базу данных в библиотеке документов, пользователи, которые хотят использовать бузу данных, могут открыть базу данных в обозревателе, где она может быть открыта при помощи Access 2007.

До появления Access 2007 многие пользователи хранили собственные копии базы данных Access и вносили изменения независимо друг от друга, часто не зная о том, какие изменения вносят другие пользователи, до тех пор, пока они не будут включены в официальные документы. Чтобы пользователи могли работать с собственной копией базы данных, необходимо предоставить бизнес-процесс, поддерживающий целостность данных и передающий обновления тем пользователям, которым они необходимы. Используя процесс, описанный выше, пользователи Access 2007 могут добавлять и изменять данные, используя узел SharePoint или связанные таблицы в базе данных Access 2007. Новыми представлениями, связями данных и отчетами, сохраненными в файле базы данных Access 2007, можно управлять так же, как и любыми другими документами на узлах SharePoint, включая использование функций извлечения и возврата документов. Безопасность информации и базы данных Access 2007 можно обеспечивать средствами SharePoint. Для использования новой функции необходимо переместить данные из базы данных Access на узел SharePoint.

В следующем упражнении вы переместите данные из базы данных Access 2007 на узел SharePoint, загрузив эту базу данных в библиотеку документов.

Используйте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb, которая расположена в папке DocumentsMicrosoft Press SBS_WSSv3Chapter 13. Вместо узла http://wideworldimporters используйте доступный вам узел SharePoint. В этом упражнении будет использоваться список SharePoint, созданный в первом упражнении этой главы, но вы можете использовать любой другой список.

Убедитесь, что запустили Access 2007 перед тем, как приступить к выполнению упражнения.

Откройте базу данных ExplmpWideWorldlmporters. accdb.

1. В окне базы данных ExplmpWideWorldlmporters щелкните на вкладке Внешние данные (External Data).

2. В группе Списки SharePoint (SharePoint Lists) щелкните Переместить в SharePoint (Move to SharePoint).

Откроется диалоговое окно мастера переноса данных.

3 В текстовое поле введите адрес http://wideworldimporters.

4. Щелкните на кнопке Обзор (Browse). Откроется диалоговое окно Размещение (Location).

5. Щелкните на ссылке Обзор папок (Browse Folders) (в Windows Vista). В диалоговом окне Размещение (Location) откроется страница Содержимое (Site Content).

6. Дважды щелкните на элементе Общие документы (Shared Documents). Отобразится содержимое библиотеки Общие документы (Shared Documents).

7. Щелкните ОК. Адрес URL библиотеки документов появится в диалоговом окне мастера переноса данных.

8. Щелкните на кнопке Далее (Next).

В диалоговом окне мастера будет показан ход операции переноса, в конце которого появится сообщение о том, что все таблицы успешно перенесены, или описание возникших проблем.

9. Установите флажок Подробности (Show Details).

В диалоговом окне мастера появится перечень задач, выполненных во время переноса. Обратите внимание на то, что выполнено резервное копирование базы данных.

10. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Три таблицы Access 2007 – Customers, Employees и Opportunities – станут связанными.

11. В секции SBS 2007 Navigation в группе Назначенные объекты (Unassigned Objects) дважды щелкните на имени таблицы Перейти к неполадкам узла (Move to SharePoint Issues).

Таблица Перейти к неполадкам узла (Move to SharePoint Issues) откроется в Access 2007 в представлении Режим таблицы (Datasheet), в котором можно просмотреть информацию о проблемах, которые возникли при переносе данных.

Совет. Если внести в базу данных Access 2007 изменения, например, создать представление или отчет, то файл этой базы данных можно сохранить в библиотеке документов или на сервере, выполнив команду Опубликовать изменения (Publish Changes).

Закройте базу данных MoveWideWorldlmporters.accdb и обозреватель. Если будет предложено, сохраните изменения.