8.2.4. Взаиморасчеты с подотчетными лицами
ТМЦ для организации могут приобретаться и подотчетным лицом. Расчеты с подотчетным лицом ведутся одновременно в валюте учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от валюты выдачи денежных средств.
Для взаиморасчетов с подотчетным лицом характерны следующие этапы, которые будут рассмотрены в разделе: выдача денежных средств, отчет подотчетного лица об использовании средств, возврат неизрасходованных средств. Отметим, что расчеты с подотчетным лицом могут производиться как в наличной, безналичной либо смешанной формах.
8.2.4.1. Выдача денег под отчет
Выдача денежных средств под отчет может осуществляться как из кассы компании, так и с расчетного счета. В данном случае рассмотрим схему работы через кассу организации. Факт выдачи денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Расход из кассы (рис. 8.15). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.15. Документ Расход из кассы для подотчетного лица
Документ вводится с видом операции Подотчетнику. Лицо, получающее денежные средства, указывается в поле Подотчетник и выбирается из справочника Сотрудники. В случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, в поле Документ указывается документ Авансовый отчет. Для данного типа расхода не предусмотрено табличной части для ввода нескольких выплат.
Для вывода на экран печатной формы расходного кассового ордера предназначена команда Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
8.2.4.2. Регистрация авансовых отчетов
Для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных наличных или безналичных денежных средств предназначен документ Авансовый отчет (рис. 8.16). Документ регистрируется в списке документов Авансовые отчеты, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.16. Документ Авансовый отчет
Документ может быть введен на основании расхода из кассы либо расчетного счета. Документ оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче денежных средств. В табличной части вкладки Выданные авансы указываются авансы, выданные под отчет. В табличной части вкладки Запасы вводится информация о запасах, приобретенных подотчетным лицом. Для каждой позиции поступивших запасов по авансовому отчету указывается количество, цена, сумма, склад поступления, ставка и сумма НДС, номер и дата документа поступления.
В табличной части вкладки Расходы вводится информация о расходах на приобретение запасов. Для расходов на приобретение запасов указывается количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС, подразделение, направление деятельности.
Сведения о выплаченных подотчетным лицом денежных средствах поставщикам вносятся в табличную часть вкладки Оплаты.
После проведения документа Авансовый отчет можно сформировать печатную форму документа, а также ввести на основании новый документ Счет-фактура (полученный).
Для документа разработана печатная форма Авансовый отчет, которая выводится на экран одноименной командой в открывающемся списке Печать.
Документом Авансовый отчет может производиться движение запасов на складе, а также закрывается задолженность подотчетного лица перед организацией.
8.2.4.3. Получение сведений о взаиморасчетах с подотчетными лицами
С помощью отчета Расчеты с подотчетниками (рис. 8.17) отображается состояние и изменение задолженностей в течение выбранного периода времени, возникающих при расчетах с подотчетными лицами. Отчет открывается одноименной командой группы Отчеты, которая расположена на панели действий вкладки Денежные средства.
Рис. 8.17. Отчет Расчеты с подотчетниками
В отчете существует возможность группировать задолженности по сотрудникам и валютам. Отчет формируется в режимах: ведомость и остатки. В режиме Ведомость для каждого сотрудника выводится информация по остаткам и оборотам денежных средств. В режиме Остатки из отчета исключаются сведения о выдаче и возврате денежных средств и отображаются только задолженности на выбранную дату. Для данного отчета дополнительно разработаны режимы отображения ведомости и остатков в валюте. По умолчанию отчет формируется в валюте, установленной в параметрах учета.
С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по организации или сотруднику.
8.2.4.4. Возврат неизрасходованных денег в кассу
Для возврата неизрасходованных денежных средств от подотчетника оформляется документ Поступление в кассу (рис. 8.18) с видом операции От подотчетника. Документ регистрируется в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
При оформлении операции поступления денежных средств от подотчетника в поле Подотчетник указывается подотчетное лицо, а в поле Документ выбирается документ, которым была оформлена выдача денег: Расход из кассы либо Расход со счета. Статья движения денежных средств выбирается в соответствии с учетной политикой предприятия.
Рис. 8.18. Документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника
Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, которая выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документа списывается неизрасходованная сумма долга с подотчетного лица.