Управление организационными изменениями

Управление организационными изменениями

Помимо задач, связанных с непосредственным решением различных задач в рамках проекта внедрения SAP, в методологии ASAP особое значение придается вопросу управления изменениями, связанными с проектом SAP. Как уже упоминалось в главе 13, внедрение SAP имеет существенный и далеко идущий эффект в организационных и кадровых аспектах деятельности компании, хотя по своей сути внедрение SAP не является мероприятием по реинжинирингу корпоративных бизнес-процессов.

Предметом управления организационными изменениями является совокупность изменений бизнес-процессов, облегчающих диагностику и управление вопросами, связанными с организационными изменениями. Конечной целью в таком случае становится оптимизация организационных процессов для поддержания на должном уровне движущей силы, требуемой по методологии ASAP. Для предотвращения возможных рисков в методологии ASAP предусмотрено множество процессов — таких, как анализ эффекта от изменений, оценка базовых рисков, стратегия спонсорства и обмена информацией, развитие навыков, передача знаний, а также процесс оптимизации организации.

Создание карты возможных последствий для бизнеса

С этого момента запускается процесс управления организационными изменениями, в рамках которого первоочередной задачей становится оценка возможных последствий внедрения систем SAP, а также оценка масштаба, значения и приоритетности предполагаемых изменений. Такая карта создается на основе следующих сведений:

• Подразделения и организационные единицы компании, которые будут затронуты внедрением SAP, и соответствующее планирование управления изменениями

• Мнения менеджеров об ожидаемых изменениях — как в рамках подотчетных им подразделений, так и за их пределами

• Своевременность, масштаб и значение тех или иных изменений.

На основе полученных данных команда по управлению изменениями составляет матрицу организационных бизнес-единиц в зависимости от степени ожидаемых изменений. Эффективная и всесторонняя стратегия управления изменениями может быть разработана на основе соотнесения наиболее важной информации в бизнес-картах. В дальнейшем это позволит команде по управлению изменениями разработать план управления изменениями, который полностью отвечал бы общему плану внедрения SAP, и в то же время учитывал бы мнения и интересы различных функциональных подразделений компании.

Оценка основных рисков

В рамках этой задачи необходимо выяснить, насколько организация компании облегчает или наоборот, затрудняет внедрение SAP. Полученная информация является важнейшим фактором управления изменениями. Оценка основных рисков проводится на трех уровнях:

• Руководство

• Команда

• Организация.

В каждом из этих случаев команда по управлению изменениями сначала создает инструменты для работы с той или иной группой сотрудников. На основе полученных данных составляется профиль рисков, который обсуждается на семинарах, где принимаются рекомендации по формированию программ обмена информацией и спонсорства, а также по другим аспектам управления изменениями. Результаты оценки рисков распространяются среди всех сотрудников компании с учетом профиля соответствующего подразделения компании.

Создание инструментов оценки рисков

Вначале необходимо оценить первичную поддержку внедрения SAP; в дальнейшем такие инструменты можно использовать для обнаружения неблагоприятных факторов, влияющих на управление проектом.

В системе SAP предусмотрены подробные указания для оценки рисков, которые необходимо использовать при создании инструментов оценки рисков в конкретной компании.

Управление инструментами оценки рисков

Инструменты оценки рисков позволяют команде по изменениям идентифицировать связанные с предстоящими изменениями риски, понять потенциальные последствия и найти возможность применения упреждающих мер.

При управлении оценками организационных рисков, команда по изменениям обращает внимание на приведенные ниже группы в указанном хронологическом порядке:

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся уже в процессе внедрения SAP

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность значительно изменятся в результате внедрения SAP

• Сотрудники, чьи обязанности и ответственность зависят от работы первых двух групп.

Создание профиля рисков

Необходимо создать один профиль рисков, общий для всех уровней, на котором проводится оценка рисков: руководство, команда и организация в целом (см. раздел «Управление рисками в проекте SAP» в главе 10).

Проведение семинаров по рискам

Семинары по рискам являются плодородной почвой для разработки стратегий устранения обнаруженных негативных тенденций и рисков, а также определения сроков и распределения ответственности за принимаемые меры.

Использование результатов семинаров по рискам

На семинарах принимаются решения по мерам, направленным на устранение выявленных рисков: в дальнейшем эффективность принятых мер отслеживается и оценивается.

Необходимо отметить, что оценка рисков — это не единовременное мероприятие, а постоянный процесс. И во время внедрения, и после его завершения необходимо производить регулярную оценку рисков и принимать соответствующие меры.

Разработка стратегии спонсорства

Уверенное управление проектами — это ключевой элемент всеобъемлющей программы изменений в организации. Команде лидеров необходимо выявить как позитивные, так и негативные факторы, которые влияют на успешное выполнение проекта: причем базовая оценка рисков в среде команды лидеров особенно важна для процесса спонсорства. Спонсор-организатор — это один из старших менеджеров, инициатор перемен на предприятии, который активно и коммуникативно формирует поддержку проекта на всех уровнях компании и удерживает движущую силу проекта на должном уровне. Инструменты оценки рисков в среде команды лидеров позволяют команде по изменениям добиться выполнения следующих задач:

• Измерить риски, связанные с предстоящим внедрением SAP.

• Понять возможные последствия этих рисков для проекта внедрения SAP.

• Разработать меры по минимизации этих рисков.

Команда по внедрению изменений должна тесно сотрудничать со спонсорами проекта и сотрудниками, ответственными за распространение информации, чтобы своевременно принимать меры по устранению негативных тенденций и получать максимальные выгоды от внедрения SAP. Описанная выше администрация процесса оценки рисков также позволяет выяснить эффективность процесса спонсорства; любая тенденция к увеличению рисков должна немедленно нейтрализоваться, что включает в себя принятие соответствующих мер и распространение информации.

Если весь персонал ясно понимает, что компания твердо поставила себе цель внедрить SAP R/3 и последовательно двигается к этой цели, это понимание является крайне важным фактором создания благоприятных условий для успешного завершения проекта.

Создание структуры коммуникаций

Для обмена информацией о статусе проекта и других связанных с проектом аспектов деятельности организации необходимо создать структуру обмена информацией; при этом следует учитывать последние результаты оценки рисков, чтобы устранить связанные с внедрением SAP опасения сотрудников и удовлетворить их потребность в информации как на индивидуальном уровне, так и в масштабе всей организации. Этого можно добиться как через непосредственный обмен информацией — например, во время общения со спонсорами, так и посредством активного вовлечения сотрудников в такие связанные с проектом мероприятия, как оценка рисков или собрания рабочих команд.

Для выполнения этой задачи необходимо назначить координатора — сотрудника, ответственного за коммуникации и распространение информации, причем этот сотрудник должен работать в связке и с командой управления проектом, и с ключевыми спонсорами, чтобы оптимизировать содержание и пути распространения информации в зависимости от аудитории, критичности этапа проекта и статуса проекта в целом. Также важно следить за тем, чтобы информация о внедрении SAP варьировалась в зависимости от особенностей того или иного подразделения компании, описывая будущие перемены в должностях, необходимых профессиональных навыках, ответственности и прочих норм. Подстройка распространяемой информации на уровне организационной единицы также предоставляет возможность получить поддержку менеджеров этого уровня. Эффективность стратегии обмена информацией можно проверить следующими способами:

• Неофициальная обратная связь от естественных, неформальных лидеров коллектива

• Официальная обратная связь, осуществляемая посредством регулярной оценки рисков, во время которой ставятся специальные вопросы, касающиеся обмена информацией о проекте.

Процесс развития навыков и профессионализма

Эта задача заключается в формировании команды развития навыков, организации и распределении ресурсов и усилий по проекту SAP, компилировании перечня необходимого практического опыта, анализа пробелов в навыках, оценке связанных с обучением потребностей, организации логистики и содержания программы обучения и развития навыков. В этот круг лиц входят члены основной и дополнительных команд проекта, в том числе топ-менеджеры компании, спонсоры на уровне проекта и на уровне отдельных участков, члены различных команд, консультанты SAP, ответственные работники среднего уровня, менеджеры, руководители групп и сотрудники. Существуют следующие типы необходимого обучения для участников проекта:

• Обучение, связанное с эффектом от внедрения SAP

• Обучение, связанное с бизнес-процессами

• Техническое и функциональное обучение SAP

• Обучение навыкам работы с SAP.

Команда по развитию навыков должна решить следующие вопросы:

• Содержание обучения — например, прототипы, IDES, индивидуальное обучение, семинары, разбор отдельных случаев, тестирование R/3, клиент «Обеспечения качества» (Quality Assurance, QA).

• Механизм достижения различных уровней навыков — обучение инструкторами или компьютерное обучение (Computer-Based Training programs, СВТ).

• Система дальнейшего распространения знаний и навыков.

Команда по развитию навыков должна создать процедуры оценки эффективности обучения тех или иных пользователей в зависимости от их обязанностей.

Процесс передачи знаний

В разделе «Знание как новый вид капитала» главы 1 уже упоминалось о явных и скрытых знаниях, и о том, как SAP превращает скрытые в глубинах компании знания в ценный ресурс. В следующем разделе, «Информация как новый ресурс» также обсуждалось, что информация может являться полноценным ресурсом, который ускоряет операционные процессы, не требуя дополнительных затрат. Именно в этой роли выступает методология ASAP относительно системы SAP R/3 — она использует всю значимую информацию для ускорения процесса внедрения SAP.

Внедрение процесса передачи знаний включает в себя следующие задачи:

• Конвертация и обработка скрытых в глубинах организации знаний, придание им интегрированной, логически последовательной формы для ускорения внедрения SAP.

• Предотвращение повторения проблем во время внедрения SAP посредством обработки и распространения знаний, накопленных за время реализации проекта; также рекомендуется использовать знания и опыт других организаций, внедривших SAP.

Ценный опыт и знания, накопленные членами команды по внедрению, не должны быть потеряны для остального персонала компании — ведь это ресурс и его необходимо превратить в капитал. Процесс передачи знаний ASAP выступает в качестве средства накопления информации и опыта как внутри организации, так и за ее пределами; база знаний помогает команде проекта и персоналу компании в целом значительно ускорить внедрение SAP. В соответствии с методологией ASAP, процесс передачи знаний состоит из следующих аспектов:

• Обработка информации: исследование, сбор, подтверждение подлинности, рационализация и оценка информации, методик и технологии.

• Поставка информации: сохранение, оформление, совместное использование и применение информации.

За администрирование и управление процессом передачи знаний отвечает команда по управлению изменениями.