Важнейшие факторы успеха

Важнейшие факторы успеха

Успех проекта внедрения SAP зависит от самых различных факторов, каждый из которых рассматривается в этой главе.

Прямое участие топ-менеджеров

Внедрение SAP — это не информационно-технологический проект, а бизнес-стратегия. Как и в случае с другими проектами, формирующими бизнес-стратегию компании — разработкой новых продуктов, определением маркетинговой политики, реинжинирингом бизнес-процессов — проект внедрения SAP требует внимания и прямого участия ведущих менеджеров компании. Если это участие ограничивается лишь ранними стадиями проекта, почти наверняка в будущем возникнут трудности.

Один из важнейших моментов полноценного участия и заинтересованности топ-менеджеров компании в проекте SAP — это делегирование ключевых менеджеров из различных функциональных подразделений. Участие в информационно-технологических проектах может считаться не очень выгодной деятельностью для развития карьеры менеджеров, что особенно актуально для производственных компаний. Но это — иллюзия, и ее необходимо развеять, потому что внедрение SAP — вовсе не проект в области информационных технологий. Кроме того, количество сотрудников, пользующихся системой в повседневной работе, будет весьма значительно — и их непосредственное участие в проекте внедрения имеет огромное значение. Обеспечить это можно только посредством делегирования ключевых менеджеров компании для участия в проекте.

Точно очерченные рамки проекта

Для успеха проекта огромное значение имеет четко очерченная область, которую этот проект охватит. Любые двусмысленности и неясности ведут к дезориентации и распылению усилий и затрат. Всегда найдутся сторонники расширения проекта в том или ином направлении — несколько подобных расширений могут сильно повредить успешности проекта. Такое явление известно также как «расползание рамок проекта» — и руководитель проектного офиса должен быть бдительным, чтобы предотвратить такое расползание.

Максимально полный охват функций в рамках планируемого внедрения SAP

Как уже упоминалось, чем обширнее интеграция функций, чем больше процессов исполняется в режиме реального времени, тем выше конкурентоспособность организации. Именно поэтому очень важно, чтобы в систему SAP было включено максимальное количество функций. Такая стратегия «Большого взрыва» должна браться на вооружение в самом начале проекта внедрения SAP, например, во время составления схем бизнес-процессов. Из этого следует, что на пилотном участке проекта надо установить все базовые модули SAP — такие, как «Финансы и Контролинг» (FI–CO), «Управление материалами» (ММ), «Планирование производства» (РР) и «Продажи и дистрибуция» (SD).

Стандартизация бизнес-процессов

Каждый участок производства, каждый отдельный офис компании, со временем, как правило, приобретает свой неповторимый характер, свою культуру, что является результатом рекомендуемой компаниям политики смешивания среды компании с условиями внешней среды. Такие локальные практики всегда имеют много убежденных сторонников среди персонала, которые привержены этим практикам и гордятся ими. Подобные факторы часто становятся препятствием во время внедрения системы, охватывающей несколько офисов и других подразделений компании, расположенных в разных регионах — даже если это такая компьютерная система, как SAP. Поэтому необходимым предварительным условием является рационализация и стандартизация бизнес-процессов.

Прозрачность и беспрепятственный обмен данными на всех стадиях проекта SAP

Очень важный фактор — проект внедрения SAP должен быть достаточно прозрачным. Это подразумевает открытый доступ к информации о стратегии компании, причинах внедрения SAP, о самом проекте внедрения и команде, занятой в этом проекте, а также плане и расписании внедрения. Для этого можно либо выпустить специальный бюллетень, либо регулярно освещать связанные с проектом SAP вопросы и основные вехи этого проекта в обычной рассылке новостей, распространяемой внутри компании.

Выделение необходимых средств и ресурсов

После того, как компания приняла стратегическое решение о внедрении SAP, необходимо подготовить и утвердить бюджет и примерные затраты на проект внедрения в целом. Так как прямой зависимости расписания проекта от предварительных условий нет, любые изменения или задержки финансирования, а, следовательно, и использования ресурсов — негативно скажутся на успешном развитии проекта.

Во многих случаях финансисты или менеджеры задерживают санкцию на выделение ресурсов на той или иной стадии, на пилотном участке проекта или других участках ради оптимизации затрат. Надо отметить, что при запуске бизнес-проекта любые задержки в реализации стратегических программ только увеличивают скрытые издержки на период задержки проекта. Более того, в случае с таким интегрированным проектом, как SAP, от скрытых издержек страдает не только тот участок, на котором проект задерживается, но и вся компания в целом. Например, для компании, чей годовой оборот после внедрения SAP должен вырасти до 500 млн. долларов, каждый месяц задержки обойдется в 50 млн. долларов скрытых издержек.

Делегирование ключевых менеджеров всех подразделений компании на полный рабочий день

Реализация традиционных проектов в области информационных технологий обычно поручалась либо молодым, недавно принятым на работу сотрудникам, либо почти старикам, которые не играют важной роли внутри того или иного подразделения компании. И в том, и в другом случае это не слишком способствовало успешному достижению намеченных целей. Такой стратегический проект, как SAP требует участия ключевых работников всех подразделений компании, потому что SAP сможет работать с полной отдачей и принесет огромную выгоду, только если все предпосылки для установки были точно и аккуратно определены, а функциональность задана правильно. Предприятия нового тысячелетия, которые в отличие от огромных корпораций держат умеренное количество персонала, должны назначать для реализации проекта SAP самых лучших своих сотрудников, ибо после того, как все предпосылки заданы правильно, и система SAP начинает функционировать, она принесет гораздо большую выгоду не только в денежном выражении, но и в таких ресурсах, как информация, материалы, затраты труда и времени.

Своевременное создание инфраструктуры и ее доступность

Важной частью подхода к внедрению SAP, который описывается в этой книге, является то, что инфраструктура для внедрения — оборудование и сетевая инфраструктура, или человеческая инфраструктура в виде обучения и приобретения необходимых навыков — не должна рассматриваться как обычная инфраструктура для внедрения информационных технологий или отраслевых решений. Ее надо отслеживать и поддерживать, как любую другую (не информационно-технологическую) инфраструктуру. Любое несоответствие между ее готовностью к работе и требованиями системы SAP приведет к дальнейшим задержкам и, как следствие, к росту скрытых издержек.

Разработка плана изменений управления в масштабе всей компании

Как и любой другой стратегический план, внедрение SAP — яркий пример изменения организационной структуры, и именно в таком качестве его надо признать и запланировать. Имеет смысл параллельно с внедрением SAP составить программу изменений в менеджменте компании, чтобы предупредить растерянность и потерю ориентиров, что может затронуть значительное количество сотрудников. Если не принять меры вовремя, это может поставить под сомнение успех всего проекта.

Старшие менеджеры должны понимать, что в отличие от традиционных отраслевых решений и IT-систем, SAP в большинстве случаев не работает параллельно со старыми, установленными ранее системами в течение заданного отрезка времени, когда старые системы функционируют до тех пор, пока новая система не объявляется работающей и компания переключается в новый режим работы. Это происходит потому, что после ввода в строй системы SAP и транзакции, и актуальные операционные задачи исполняются целиком внутри SAP, и любой недостаток может иметь самые тяжелые последствия. Ситуация может быть очень тяжелой, как видно из опыта внедрения традиционных систем в прошлом: впрочем, именно это я и пытаюсь показать с помощью этой книги. Системы SAP — это не традиционные отраслевые решения и IT-проекты, SAP представляет собой принципиально иную модель компьютеризации предприятия (см. главу 1, раздел «Системы ERP как товары на полках супермаркета»).

Обучение членов команды SAP

Необходимо создать корпоративные программы обучения и уточнить, в чем именно оно будет заключаться, причем обучение может происходить на месте или сотрудники могут номинироваться на внешние программы обучения. Для предприятий нового тысячелетия, где расписание проекта короче, а персонала значительно меньше, особенно важно, чтобы все участники команды закончили обучение до непосредственного начала проекта; кроме того, их необходимо стимулировать к получению сертификации в своей области деятельности.

Обучение пользователей

Важно, чтобы будущие пользователи SAP имели ясное представление о системе, чтобы она стала им привычна и знакома. Планы обучения должны включать не только непосредственно программы обучения, но и курсы для актуализации знаний и навыков персонала. Иногда случается, что проект SAP почти завершен, а сообщество пользователей начинает испытывать трудности из-за разрыва во времени между курсами обучения, работой с системой и действительным запуском системы. В таком случае имеет смысл ввести обучающие курсы либо непосредственно перед запуском системы, либо по специальному расписанию, если запуск системы запланирован во всех офисах и удаленных друг от друга подразделениях компании. Когда система SAP будет запущена, любые промедления и недостатки навыков у персонала недопустимы, поэтому особенно важно, чтобы топ-менеджеры компании выделили соответствующие средства на случай экстренной необходимости в таких курсах. Когда система запущена, она должна сразу начать полноценно работать, потому что запасных вариантов не будет.

Настройка и управление интерфейсом между SAP и другими системами

Многие унаследованные системы компании, внешние системы и т. д. могут остаться за рамками проекта внедрения SAP, который не обязательно должен охватывать абсолютно все функциональные требования компании. В частности, это могут быть системы безопасности и управления правами физического доступа персонала в те или иные помещения, сбора данных по производству, системы контроля за процессами, CAD, системы перевода данных в цифровую форму и т. д. SAP имеет полноценную программу взаимодействия с такими системами через интерфейсы и квалифицированные программные продукты других фирм, для компаний со специфической специализацией и нестандартной продукцией. Расписание запуска этих интерфейсов должно быть составлено так, чтобы к моменту запуска SAP они были в состоянии полной рабочей готовности.

В случаях, когда периферийная или поддерживающая система может быть заменена соответствующей функциональностью SAP, организационный комитет по внедрению должен принять решение и запланировать внедрение такой функциональности. Учитывая плотность и насыщенность расписания проекта внедрения, комитет может принять решение о перенесении внедрения этой функциональности на более отдаленное время.

План перехода на SAP

Компания должна составить вспомогательный план перехода с более ранних систем на SAP, будь то информационные системы или нецифровые системы обработки данных. Это может подразумевать одновременную загрузку имеющихся данных в SAP. Одновременность ввода имеющихся данных может зависеть от их природы — это могут быть основные, неизменные данные, данные по транзакциям или открытые балансы для счетов Главной книги. Кроме того, это могут быть регулярные задачи по обработке данных, которые необходимо загрузить в системную среду SAP. Так как невозможно ввести всю информацию автоматически, можно использовать поэтапный подход— сначала загрузка данных, затем транзакций, затем статусов записей и т. д.