Полезные утилиты

Полезные утилиты

Рассмотрим небольшой набор полезных утилит, которые ориентированы на работу в офисе.

Flashpaste lite

При довольно частой работе с текстом, постоянном добавлении в документ одинаковых элементов (подписей, адресов и т. п.) хочется повысить производительность, не лишаясь пользовательского комфорта. Это можно сделать двумя способами: создавать отдельные шаблоны для однотипных документов или использовать утилиту Flashpaste lite. Программа предназначена для вставки в документы и приложения заранее подготовленных блоков текста и. несмотря на английский интерфейс, предельно проста и удобна в работе.

Для добавления нового текста в программу необходимо ввести сам текст и строку, которая бы идентифицировала этот блок (например, Подпись или Наш адрес). Затем нужно выбрать для работы с программой самостоятельно заданную комбинацию «горячих» клавиш. Вставка в любое приложение, имеющее текстовые поля, происходит только с помощью выбранной комбинации клавиш. Программа выводит на экран список фраз, двойной щелчок на одной из которых вставляет выбранный блок текста в приложение.

Type Pilot

Утилита Type Pilot также ускоряет рутинную работу по набору текста. Чтобы добавить, например, к письму свою подпись со всеми координатами, можно просто ввести в строке слово подпись, и оно автоматически заменится блоком текста, содержащим координаты пользователя.

Суть работы программы — в создании базы данных ключевых слов и ассоциации с ними требуемых фраз. База данных программы может включать свыше 100000 различных шаблонных писем, фраз и вариантов подписей, адресов электронной почты и сайтов в Интернете, телефонных номеров и многого другого, что может понадобиться при создании различных документов. После набора ключевого слова в любом текстовом редакторе программа автоматически меняет его на требуемую фразу.

Утилита использует два метода вставки фраз: через клавиатуру и буфер обмена. Последний работает по принципу вставки текста, как если бы данные копировались в буфер обмена и вставлялись оттуда. Например, при вводе координат отправителя достаточно ввести ключевое слово подпись, и в текст вставится заранее подготовленный блок подписи со всеми необходимыми атрибутами.

«Телефонный справочник»

Современный пользователь хранит на компьютере большое количество самой различной информации. Одна из программ, позволяющая хранить, например, полную информацию об имеющихся контактах, — «Телефонный справочник». Программа обладает большими возможностями и уже завоевала доверие в широких кругах — трижды получала логотип Yes It Works от тестовой лаборатории PC Magazine/RE в рамках проводимой компанией Microsoft программы Microsoft Office Extensions. Для работы «Телефонного справочника» необходимо наличие офисного пакета Microsoft Office97/2000/XP/2003.

Программа имеет удобный пользовательский интерфейс и интуитивно понятную форму добавления нового контакта, включающую, кроме уже стандартных позиций (ФИО, адрес, телефон), электронный адрес, номер ICQ и веб-сайт (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Интерфейс "Телефонного справочника»

Поисковая система осуществляет поиск по основным буквенным полям, расширенный поиск по любому доступному полю, а также производит поиск нужного критерия в любом из полей. Имеющиеся данные можно сортировать и распечатывать, экспортировать и импортировать, можно создавать резервные копии, а при необходимости — защищать всю базу паролем. Быстро связаться с контактом можно прямо из программы, запустив почтовую программу, ICQ или по ссылке открыв в браузере веб-сайт.

Незарегистрированная версия программы имеет лимит в 20 записей.

Remove Hidden Data

Известно, что документы, созданные в Microsoft Office, кроме основного содержимого, могут также включать в себя различные сведения о пользователе: данные об авторе, подробную историю изменения и работы с документом, комментарии, данные о совместной работе над файлом и прочую информацию. Наличие подобной функции достаточно безобидно, если документы не покидают пределов носителя, на котором расположены. Однако, если материал планируется разместить в Интернете или отправить на согласование (например, договор аренды), возможность прочитать такие данные крайне нежелательна.

Исправить положение может плагин для Microsoft Office XP/2003 от компании Microsoft. Интегрируясь в установленный пакет, плагин добавляет свой пункт с одноименным названием в меню Файл в Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. Удаление служебной информации поддерживается в файлах форматов DOC, HTML, XML, XLS, PPT. Процесс очистки документа от служебных данных выполнен в виде мастера, занимает несколько минут, по окончании которые отображается файл журнала с подробностями очистки. При необходимости выполнения данной операции над большим количеством файлов можно использовать консольный вариант утилиты.

Word Redaction

Плагин Word Redaction компания Microsoft разработала для своего текстового процессора Microsoft Word 2003. Его предназначение защита конфиденциальной информации, находящейся в документах, созданных с помощью Microsoft Word, при помощи цензурирования. Данный плагин — своеобразная оригинальная замена использования парольной защиты в документах Microsoft Office.

После установки (обязательно при закрытых приложениях Microsoft Office) и последующем запуске Microsoft Word появляется новая панель инструментов Redaction.

На панели расположено несколько кнопок, предназначенных для пометки участков текста, которые необходимо скрыть от посторонних глаз. Так, кнопки Mark/Remove Mark предназначены соответственно для маркировки и ее отмены, a Show Marks/Hide Marks для отображения/скрытия помеченного текста. Завершает процесс цензурирования кнопка Redact Document, которая «замазывает» маркированный текст черными полосами.

После завершения работы необходимо определить, сделать ли маркированный текст недоступным навсегда или нет. Если выбрать первый вариант, то при последующем открытии файла на месте маркированных строк останутся черные полосы, которые к тому же невозможно удалить, а сам документ станет доступным лишь для чтения. Чтобы сохранить оригинал материала, цензурируйте его копию.

Batch Replacer for MS Word

Ещё одна полезная утилита, предназначенная для пакета Microsoft Word, — Batch Replacer for MS Word — служит для пакетной замены информации в документах Microsoft Word. По сути, программа является плагином для пакета Useful File Utilities (UFO) и работает лишь при установленном пакете. Используя UFO, вначале необходимо выделить все файлы, в которые требуется внести изменения. Затем выбрать в меню файлового менеджера пункт Plug-ins и запустить Batch Replacer for MS Word.

Интерфейс утилиты довольно прост — все действия основаны на использовании специально подготовленной электронной таблицы и указании уточненных параметров при замене одного текста другим. Структура необходимой таблицы также минимальна — столбец А содержит данные, которые нужно изменить, столбец В — данные, которые заменят предыдущие. Основные параметры, такие как поиск с соблюдением регистра, замена найденного текста, использование групповых символов, можно установить в главном окне. Значительно большее количество функций вызывается щелчком на соответствующей кнопке.

Чтобы при операции пакетной замены не потерялось оригинальное содержание искомых файлов, утилита сохраняет резервные копии всех изменяемых файлов, которые при необходимости с легкостью можно восстановить.