Насколько быстро нужно отвечать?

Насколько быстро нужно отвечать?

Конечно, отвечать на сообщения пользователей лучше всего сразу, через несколько минут. Это идеальный вариант. Но на практике не все так просто. Во-первых, подобная оперативность требует постоянного присутствия на Facebook, человек практически не сможет заниматься ничем другим. Брать специального сотрудника на такую работу могут не все компании.

Какие возможны варианты? Первый – когда страницу ведет сотрудник, который проявил инициативу или ему поручили это делать. Как правило, он самый молодой или любит Facebook, или просто выбор пал на него. Если это инициативный человек, вам повезло: как показывает практика, такие люди искренне стараются и много делают. Но в какой-то момент у него может не хватить времени или опыта. Поэтому ему понадобится помощь. Всегда уточняйте, сколько времени он на это тратит, нужна ли поддержка и пр.

Кроме того, необходимо наделить этого сотрудника соответствующими полномочиями, поскольку он будет общаться от имени компании.

Второй вариант – когда страницу модерируют несколько человек из одного отдела. Обычно это отдел маркетинга, PR или техподдержки, в зависимости от структуры компании. Если в компании 30 человек и более, то доступ к администрированию страницы имеют не менее 2–3 человек, а то и более.

Все их действия будут вестись от одного имени – владельца страницы, и понять, кто что написал, будет невозможно. Таковы функции Facebook на данный момент. Если кто-то допустит ошибку и не признается в этом, найти виновного будет практически невозможно. Поэтому сразу оговорите, что все будут нести коллективную ответственность и надо серьезно относиться к своим обязанностям.

Третий вариант – разделение полномочий. Часто удобнее вести страницу, когда в работе принимают участие сотрудники нескольких отделов. Каждый отвечает за свой участок работы. Если вопрос технический, по продукту – отвечает служба технической поддержки, если по вопросам продаж – отдел продаж, если общий – отдел маркетинга. Но в этом случае надо максимально подробно прописать разделение полномочий и назначить главного за Facebook в компании, чтобы он следил за работой в целом.

Если служба техподдержки будет плохо, с опозданием отвечать на вопросы, негатив начнет распространяться на всю компанию, а не только на конкретных сотрудников: люди не делят компанию на отделы, им все равно. В этом случае ответственный сотрудник должен напоминать, «пинать» другие отделы, следить за качеством работы с аудиторией. Если его письма, напоминания будут оставаться без внимания, игнорироваться – необходимо срочно информировать о происходящем руководство компании.

И, наконец, четвертый вариант, который тоже встречается, но я очень его не рекомендую. Это когда страницу ведет внешний человек или агентство, не сотрудник компании. Постарайтесь уйти от этой схемы. Если это невозможно, тщательно пропишите инструкции для этих людей – что можно, как, когда… И проверяйте их работу не реже нескольких раз в неделю.

Следует иметь в виду, что правила Facebook не позволяют заводить виртуальные аккаунты. То есть вы не можете создать аккаунт «Техническая поддержка компании Х». Это неудобно, но таковы правила. Поэтому если отвечать всем пользователям от имени аккаунта администратора, то все ваши комментарии могут попадать в ленту новостей всех ваших ста тысяч читателей. А им такие ответы могут быть совсем неинтересны.

Если вы будете отвечать по 20–30 раз в сутки на вопросы, которые им неинтересны, то рано или поздно они или отпишутся от вашей страницы или заблокируют сообщения от вас. Поэтому приходится идти на разные схемы. Кто-то все-таки заводит виртуальные аккаунты. Кто-то просит сотрудников отвечать со своего личного аккаунта, но изменив фотографию на логотип компании или сделав пометку в имени, что этот человек является сотрудником компании. При этом личные друзья этого сотрудника тоже будут видеть все его рабочие сообщения, что им тоже не интересно. В общем, тут есть определенные неудобства, и как поступать, вам придется выбирать самостоятельно.

Оговорите требования по времени отклика с сотрудниками, которые будут отвечать за общение в социальных сетях. Например:

– На любой вопрос пользователя, опубликованный в рабочее время, должен быть дан ответ в течение 1 часа (15 минут, 24 часов). Если запрос пришел в ночное время, ответ должен быть опубликован с утра, в течение 30 минут после начала рабочего дня.

– Если вопрос сложный, необходимо все равно написать ответ примерно такого плана: «Я уточню подробности в департаменте разработок и вышлю ответ в течение 24 часов».

– Если через 24 часа получить ответ не удалось, необходимо написать личное сообщение, не на ленте, принести извинения и обозначить срок, когда ответ может быть получен. Объяснить причины задержки.

– Если вопрос неясен, запутан, может быть неверно понят, необходимо попросить разъяснений, возможно, задать уточняющие вопросы.

Задаваемые вопросы могут вас изрядно удивить. Например, на странице антивируса ESET NOD32 Russia самый популярный вопрос звучит так: «Как (где) скачать антивирус?». Хотя сделать это можно на официальном сайте, на который с любой страницы есть ссылка, он легко находится через любой поисковик и его посещает более 5 миллионов человек! Тем не менее несколько раз в сутки этот вопрос задают снова и снова. Есть люди, не понявшие, как скачать программу, даже после посещения сайта, хотя кнопка «Скачать» очень большая и выделена цветом.

Есть публикации пользователей, которые не являются запросами, а содержат просто похвалы или некие «мысли вслух». Как поступать в этом случае, сотрудник должен решать сам. Он может нажать «Мне нравится», поблагодарить, пошутить или что-то еще.