Включение подчиненного отчета

Включение подчиненного отчета

Рассмотрим эту возможность на примере хорошо знакомой вам пары таблиц Страны (основная) и Фирмы (подчиненная). Создадим отчет на основе первой таблицы, а затем включим в него подчиненный отчет на базе второй.

Первую часть задачи вы решите с помощью автоотчета, как было рассмотрено выше. Результат вашей работы показан на рис. 5.4. Сохраните полученный отчет под именем Страны.

Рис. 5.4

Теперь надо вставить в него подотчет Фирмы так, чтобы в итоговом документе фирмы были сгруппированы по странам, в которых находятся.

Откройте только что созданный отчет Страны в режиме конструктора. Убедитесь, что кнопка Мастера отчетов активизирована. Затем на панели управления конструктора щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет. Теперь на поле конструктора в области данных выберите точку, к которой следует «привязать» подотчет. Если в области данных не хватает места, перетащите нижнюю рамку области данных вниз. Когда вы определите нужную точку, на экране возникнет окно конструктора отчетов (см. рис. 5.5), который сообщит вам, что для создания подчиненного отчета вы можете использовать существующую форму или создать свою. Также конструктор поинтересуется, какие данные вы хотите использовать для подчиненного отчета.

Форма для подчиненного отчета у вас уже есть – Фирмы, поэтому используйте ее. Если вы намерены создать собственную форму, выберите другую позицию – Использовать существующие таблицы и запросы. Теперь щелкните по кнопке Next, чтобы перейти в следующее окно конструктора (см. рис. 5.6). Здесь вы должны решить, хотите ли вы самостоятельно задать поля, которые будут связывать основной и подчиненный отчеты, или нужно выбрать эти поля из приведенного ниже списка.

В поле, где показан этот список (он включает две позиции), выберите опцию Показать Фирмы для каждой записи таблицы Страны, используя Код.

Если теперь вы щелкнете по кнопке Готово, то вернетесь в область данных конструктора, но с дополнением в виде подчиненной формы. Чтобы взглянуть на окончательный вариант отчета, вам нужно щелкнуть по кнопке Просмотр на панели инструментов окна базы данных. Полученный отчет, который имеет иерархическую структуру, показан на рис. 5.7.