Оформление внешнего вида отчета

Оформление внешнего вида отчета

Читаемость отчета и наглядность его восприятия во многом определяются внешним видом данных в этом отчете. Наиболее наглядное восприятие данных достигается путем грамотного разбиения отчета на страницы, создания итоговых полей, различных уровней группировки и задания способа сортировки данных.

Если отчет содержит слишком большое количество записей, то все данные могут не поместиться на одной странице и отчет будет разбит на несколько страниц. Для сохранения структуры и наиболее удобного для пользователя представления отчета можно воспользоваться принудительным разрывом страниц, в таком случае разбиение на страницы будет осуществляться в установленных пользователем местах.

1. Чтобы добавить разрыв страницы в отчет, нужно на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Вставить или удалить разрыв страницы .

2. Затем переместить указатель мыши, который изменит свой вид на черный крестик, в область отчета, соответствующую нужному месту разрыва, и щелкнуть на ней кнопкой мыши.

3. Чтобы удалить уже существующий разрыв страницы, после нажатия кнопки Вставить или удалить разрыв страницы потребуется выделить щелчком кнопки мыши символ разрыва, который необходимо удалить, и затем нажать на клавиатуре клавишу Delete .

4. Добавление нумерации страниц в отчете осуществляется с помощью окна Номера страниц . Для вызова этого окна на вкладке Конструктор в группе Элементы управления следует выбрать команду Номер страницы .

5. В появившемся окне Номера страниц можно задать формат, расположение и выравнивание номеров страниц в документе.

Для обеспечения большей наглядности и целостности восприятия данных можно применять выделение отдельных элементов отчета линиями или прямоугольниками. Добавленная в отчет линия может иметь различные параметры форматирования, то есть имеется возможность задания определенной толщины линии, ее цвета, типа и вида оформления.

1. Для добавления линии необходимо на вкладке Конструктор в группе Элементы управления выбрать кнопку Линия .

2. Затем, установив указатель мыши в место, соответствующее началу линии, и удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо протянуть в нужном направлении линию. В месте окончания линии кнопку мыши следует отпустить.

3. Чтобы выделить отдельные элементы отчета прямоугольником, необходимо перейти на вкладке Конструктор в группу Элементы управления и нажать кнопку Прямоугольник .

4. Для указания размеров и расположения прямоугольника следует переместить указатель мыши в левый верхний угол, соответствующий началу прямоугольника, а затем, перемещая указатель и удерживая при этом кнопку мыши, провести границы требуемого прямоугольника.

5. В окне свойств созданного прямоугольника можно задать требуемые параметры, такие как тип, ширина и цвет границы, тип и цвет фона, размеры отступов, оформление, режим вывода и др. В итоге может получиться отчет, подобный изображенному на рис. 7.27.

Рис. 7.27. Пример отчета после добавления элемента Прямоугольник

Для выполнения вычислений или подсчета итоговых значений в отчете используются выражения. Выражения являются аналогом формул в Excel 2007 и записываются в полях, предназначенных для отображения результатов вычислений.

Для создания вычисляемого поля необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле и поместите поле в нужном месте отчета щелчком кнопки мыши.

2. Двойным щелчком кнопки мыши на добавляемом поле вызовите окно свойств и выберите в нем вкладку Данные или вкладу Все .

3. Напротив значения Данные в окне свойств введите требуемое выражение; ввод выражения необходимо начинать со знака равенства.

• При записи выражений используются встроенные в Access 2007 функции, их можно вводить вручную либо использовать построитель выражений.

• Ввод выражения в окне свойств осуществляется так, как показано на рис. 7.28.

4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги . Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.