Представление о документообороте

Представление о документообороте

По определению документооборот – это движение или обращение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.

Документ, как уже говорилось выше, – это материальный объект (носитель) с информацией, закрепленной любым способом для ее передачи во времени и пространстве, то есть от одного человека другому. Под это определение подпадают как современные электронные письма и файлы с текстовой или графической информацией, так и древние папирусы, глиняные таблички или берестяные грамоты (все эти необычные письма действительно были документами с точки зрения документооборота).

Документы отражают производственно-хозяйственную деятельность организации, служат основой для бухгалтерской, экономической и статистической отчетности, а также имеют историческую и культурную ценность. Особое значение имеют документы по личному составу, закрепляющие факт трудовой деятельности работников и подтверждающие трудовой стаж. Персональную ответственность за состояние документального фонда несет руководитель организации. Работа с документами должна вестись в соответствии с законодательством РФ об архивном фонде РФ и архивах.

Как упоминалось ранее, различают три потока документооборота:

• входящие документы (поступают в организацию из других организаций);

• исходящие документы (отправляются в другие организации);

• внутренние документы (создаются и используются в процессах управления внутри организации).