Контакты

Контакты

Ваша причастность к делу – бизнесу или делопроизводству – означает, что вам необходимо поддерживать большое количество деловых контактов. Единого рецепта организации этого нет. Есть вариант визитницы: деловой человек не обходится без бизнес-карточки; поместив визитку в альбом, ее можно просмотреть в нужный момент. Однако это неудобно, если количество ваших контактов исчисляется сотнями или даже тысячами. По примеру визитницы, но в электронном виде, а значит, намного эффективнее, в Outlook организована база данных контактов.

В видеоролике «Урок 15.4. Контакты» продемонстрированы создание нового контакта и настройка контактов в программе Outlook 2007.

Такую базу можно вести и в Word, и в Excel, но в Outlook она значительно удобнее. Здесь все предусмотрено – готовые шаблоны, автоматически поддерживаемые необходимые взаимосвязи, автоматизированные рутинные операции. Здесь понятно, что и куда вписывать (рис. 15.6). Каждая запись базы данных контактов представляется в виде наглядной бизнес-карточки. При желании данные можно детализировать, добавляя данные о днях рождения, семейных праздниках, именах членов семьи, сотрудников, начальников, подчиненных и даже никнеймах (псевдонимах в Интернете). Запись в Контактах может также содержать фотографию. Записи могут группироваться по категориям – бизнес, поставщики, покупатели, VIP-клиенты, личные контакты и т. д.

Рис. 15.6. Карточка для заполнения сведений о контакте

Записи в базе контактов сортируются как по русскому алфавиту, так и по английскому – легко найти нужного человека и получить известную о нем информацию. Записи представлены в привычном виде визитной карточки, что также удобно.

Заполнять базу контактов можно как вручную, так и на основе полученного e-mail. Для этого достаточно установить указатель на адрес отправителя в полученном письме, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Добавить в контакты Outlook. При этом в карточку занесутся только известные данные, то есть адрес электронной почты и имя. Все остальные поля нужно заполнить вручную.

Эта рутинная операция чаще всего и тормозит ведение баз данных по контактам. К сожалению, Outlook не изменит этого положения: он в состоянии только управлять данными, а вводить их придется вам. Правда, не все так безнадежно: существуют системы считывания информации на основе OCR – оптического распознавания с помощью сканера. Такие системы считывают бизнес-карточки и распределяют данные по полям собственной базы данных. Впоследствии такую базу можно импортировать в Outlook. В этом еще одно важное преимущество Outlook: он поддерживает множество форматов, доступ к которым возможен путем операций импорта и экспорта из меню Файл. Делается это легко и удобно – достаточно следовать подсказкам, выбрав соответствующую операцию.

Операция Архив применяется для архивации как баз данных, так и содержимого почтовых ящиков в Outlook. Данные легко переносятся с одного компьютера на другой и сохраняются на случай сбоев в работе компьютера. Кроме того, архивация освобождает папки для корреспонденции – с ними будет значительно легче работать, когда устаревшая корреспонденция переместится в архив (если ее нельзя удалить по некоторым соображениям).