Обработка входящих документов

Обработка входящих документов

Входящие документы проходят несколько стадий обработки:

• первичная обработка;

• предварительное рассмотрение;

• регистрация;

• рассмотрение руководством;

• передача на исполнение;

• отправка;

• формирование дел и хранение.

Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, приходящая по почте или факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.

При получении корреспонденции проверяется точность адреса и сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается в почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким же образом отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично, не вскрывается.

Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:

• дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;

• даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;

• конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

В остальных случаях конверт уничтожается.

Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются:

• в структурные подразделения;

• конкретным исполнителям;

• руководству.

Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.