Настройка и формирование отчетов

Настройка и формирование отчетов

В программе Project 2007 реализованы широкие функциональные возможности для настройки и формирования самых разнообразных отчетов по проектам. Все эти отчеты разделены на два вида: наглядные (то есть графические отчеты, выполненные в виде графиков и диаграмм) и обычные, представленные в виде таблиц. Рассмотрим порядок работы с каждым видом отчетов.

Чтобы сформировать обычный отчет и представить его в виде таблицы, выполните команду главного меню Отчет ? Отчеты. Откроется окно (рис. 8.10), в котором представлен перечень категорий отчетов (Обзорные, Затраты, Текущая деятельность и др.).

Рис. 8.10. Категории отчетов

Обратите внимание, что категория Настраиваемые предназначена для перехода в режим настройки отчетов, если ни один из имеющихся в программе отчетов пользователя не устраивает.

Чтобы выбрать подходящую категорию, выделите ее щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать. В результате откроется окно с перечнем отчетов, включенных в данную категорию. На рис. 8.11 показано содержимое категории Текущая деятельность.

Рис. 8.11. Отчеты по текущей деятельности

Чтобы сформировать отчет, выделите значок щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать. При необходимости вы можете отредактировать параметры отчета – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Изменить.

На рис. 8.12 вы видите пример отчета Выполняющиеся задачи.

Рис. 8.12. Отчет о выполняющихся задачах

Чтобы вывести сформированный отчет на печать, нажмите кнопку Печать.

Для перехода в режим работы с графическими отчетами выполните команду главного меню Отчет ? Наглядные отчеты. В результате откроется окно, которое показано на рис. 8.13.

Рис. 8.13. Работа с наглядными отчетами

На вкладке Все представлен полный перечень имеющихся отчетов, а на остальных вкладках эти отчеты разделены по соответствующим категориям. Вы можете самостоятельно создавать шаблоны отчетов, а также вносить изменения в уже существующие шаблоны. Для перехода в режим создания шаблона нажмите кнопку Создать шаблон, для редактирования имеющегося – кнопку Изменить шаблон.

Отметим, что в программе Project 2007 можно создавать самые разнообразные отчеты, – все зависит от потребностей пользователя и его фантазии. Нажмите кнопку Создать и в открывшемся окне укажите основные параметры шаблона (а именно – формат файла отчета и тип данных). Затем нажмите кнопку Выбор полей, чтобы открыть окно для работы с конструктором отчетов, в котором вы можете настроить и включить в отчет любые поля.

Не забывайте, что все выполненные настройки шаблонов отчетов будут сохранены только после нажатия кнопки ОК, сначала в окне настройки полей отчета, а затем – в окне вода основных параметров.

Вы можете формировать отчеты как в формате Excel, так и в формате Microsoft Office Visio. Отображением соответствующих шаблонов управляют с помощью флажков Microsoft Office Excel и Microsoft Office Visio, расположенных в верхней части окна.

Чтобы сформировать отчет, щелкните кнопкой мыши на его названии в списке и нажмите кнопку Просмотреть. На рис. 8.14 показан пример отчета Сводный отчет о трудозатратах ресурсов, сформированный в формате Excel 2007.

Рис. 8.14. Сводный отчет о трудозатратах ресурсов

Чтобы вывести данный отчет на печать, выполните команду меню Кнопка «Office» ? Печать либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Подобным образом вы можете настраивать и выводить на печать самые разные отчеты, в зависимости от своих потребностей.