Экспорт отчетов Access

Экспорт отчетов Access

Приложение Access 2007 предоставляет широкие возможности в области преобразования отчетов. При создании отчета может возникнуть необходимость использования отчета в другом формате данных, в таком случае пользователь может экспортировать отчет из формата Access в другой, наиболее приемлемый формат. Приложение поддерживает целый ряд форматов для экспорта отчетов, к ним относятся:

• RTF-файл для Word;

• текстовый файл;

• база данных Access;

• файл в формате XML;

• средство просмотра снимков;

• документ HTML.

Однако следует учитывать, что преобразование отчетов из формата Access 2007 в формат Excel 2007 невозможно, как и в файл Excel запрещено экспортировать модули и макросы.

Экспорт отчета в документ Word

При необходимости созданный в Access 2007 отчет можно преобразовать в документ Word 2007. Данный процесс легко осуществляется с помощью мастера экспорта. Мастер экспорта создаст копию данных выбранного отчета и преобразует их в формат RTF, пытаясь как можно точнее сохранить соответствие данных в исходном отчете с их представлением в документе Word 2007. Перед экспортом отчета рекомендуется просмотреть все данные еще раз, чтобы исключить возможность содержания в нем ошибок, которые при переносе будут заменены значением Null. Если экспорт осуществляется в уже существующий документ Word, то перед выполнением данной операции его необходимо закрыть.

Экспортировать отчет из Access 2007 в документ Word можно, последовательно выполнив несколько шагов.

1. Откройте исходную базу данных (в данном случае это Отдел продаж ), а затем в области переходов выделите тот отчет, в котором содержатся данные, предназначенные для экспорта. Используйте отчет Товары , созданный ранее.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт из списка доступных для экспорта форматов выберите команду Экспорт в файл RTF .

3. После этого в окне мастера экспорта потребуется указать имя конечного документа и место его сохранения. В процессе экспорта экспортируются форматированные данные, поэтому полученный документ целесообразно просмотреть сразу же после завершения преобразования, для этого необходимо установить флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта и нажать кнопку OК (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Окно мастера экспорта

4. В том случае если в указанном пользователем месте RTF-файл с выбранным именем уже существует, появится окно с соответствующим предупреждением, в котором можно либо нажать кнопку Да для подтверждения замены существующего файла новым, либо нажать кнопку Нет , тогда перезапись файла будет отменена. В последнем случае нужно задать новое имя для конечного файла, а затем снова нажать кнопку OК .

5. После завершения экспорта, ход которого отображается в полосе прогресса, отобразится последнее окно мастера Сохранение шагов экспорта (рис. 7.8).

В этом окне установите флажок Сохранить шаги экспорта , что приведет к сохранению основных параметров экспорта и позволит быстро повторить экспорт, но без использования мастера.

6. Затем в поле Сохранить как необходимо указать имя, под которым будет сохранена операция экспорта. В поле Описание можно также указать дополнительную информацию об этой операции. Например, указать, для чего предназначен этот отчет.

7. Если сохраняемую операцию экспорта требуется регулярно повторять через определенные интервалы времени (каждую неделю, каждый месяц и т. д.), установите флажок Создать задачу Outlook , а затем нажмите кнопку Сохранить экспорт , в результате этих действий в программе Outlook 2007 будет создана задача, которая позволит повторять операцию экспорта в будущем. Разумеется, для этого на вашем компьютере должна быть установлена программа Outlook.

8. По окончании настройки параметров нажмите кнопку Сохранить экспорт .

Работа мастера завершена, и, поскольку был установлен соответствующий флажок, отобразится текстовый файл отчета. Рекомендуется всякий раз открывать созданный текстовый файл и проверять его содержимое. В случае каких-то ошибок вы всегда сможете повторить экспорт с новыми настройками.

Экспорт отчета в другие форматы данных

Созданный в Access 2007 отчет можно экспортировать и в другие форматы данных. Отчет может быть преобразован в текстовый файл, в файл другой базы данных Access, в XML-файл, в документ формата HTML, а также экспортирован в формат, предназначенный для просмотра снимков.

При экспорте отчета из Access 2007 в файл другой базы данных программа создает копию выбранного отчета в заданной конечной базе данных. Данный процесс также выполняется с помощью мастера экспорта.

1. Экспорт необходимо начинать с открытия исходной базы данных. В качестве примера мы будем использовать нашу базу Отдел продаж .

2. Выберите требуемый отчет, например Товары .

3. Затем в группе Экспорт на вкладке Внешние данные необходимо найти кнопку Дополнительно и нажать ее. В результате откроется список, в котором необходимо выбрать команду База данных Access .

4. В отобразившемся окне мастера экспорта в поле Имя файла задайте имя целевой базы данных; в данном случае введите База Товаров. Укажите путь к ней и нажмите кнопку ОК .

5. Далее в окне мастера экспорта необходимо ввести имя для экспортируемого отчета. Если в целевой базе данных уже существует объект с таким же именем, то его следует изменить, в противном случае существующий отчет будет заменен новым. В качестве примера введите имя Товары Отдела Продаж, как показано на рис. 7.9.

6. Нажмите кнопку OК и экспортируйте отчет. По окончании операции мастер предложит сохранить параметры процесса экспорта, данная операция выполняется аналогично сохранению параметров при экспорте в файл формата RTF.