Создание снимков отчета и работа с ними

Создание снимков отчета и работа с ними

Уже созданный и отредактированный отчет можно экспортировать в формат снимка, в таком случае конечный файл будет являться файлом формата SNP. Снимок отчета представляет собой файл, в котором содержатся копии всех страниц отчета, выполненных с высокой точностью воспроизведения. Отчет на таком снимке будет иметь такой же тип форматирования, как и в Access 2007, и сохранит все визуальные элементы и графические объекты исходного отчета.

Средством просмотра таких снимков является Microsoft Snapshot Viewer, с помощью которого можно не только просматривать снимки, но и осуществлять их печать или отправлять снимки по почте. Данное приложение обладает довольно широкими возможностями, например, используя его, можно выполнить рассылку по электронной почте и публикацию отчетов. Кроме того, средство Snapshot Viewer позволяет быстро просматривать отчет и отправлять его на печать не полностью, а только отдельными страницами.

Программа Microsoft Snapshot Viewer является бесплатно распространяемой и вполне самостоятельной утилитой, то есть она не зависит от самого Access 2007 и может быть установлена без предварительной инсталляции пакета Microsoft Office.

Для создания снимка выбранного отчета необходимо выполнить следующие действия.

1. Вызовите мастер экспорта и при задании формата преобразования укажите вариант экспорта в формат Средство просмотра снимков .

2. Просмотреть созданный снимок отчета можно двумя способами: либо открыв файл, содержащий снимок, в таком случае приложение просмотра снимков запустится автоматически, либо, предварительно запустив приложение, выбрать нужный файл в меню Файл . Конечный результат открытия снимка представлен на рис. 7.13.

Рис. 7.13. Просмотр снимков отчета с помощью Snapshot Viewer

Программа просмотра снимков позволяет осуществлять отправку снимка отчета по электронной почте.

1. Чтобы переслать снимок отчета, необходимо в меню Файл выбрать команду Отправить . После этого откроется новое почтовое сообщение Microsoft Outlook 2007 или другой установленной пользователем почтовой программы, в которое будет автоматически добавлен снимок отчета в виде вложенного файла.

2. Далее в соответствующем поле необходимо ввести адрес получателя и с помощью кнопки Отправить переслать сообщение.

3. Печать осуществляется только для открытого снимка отчета. Вызвать окно печати можно двумя способами: выбрать в меню Файл команду Печать либо щелкнуть правой кнопкой мыши на снимке отчета, после чего отобразится контекстное меню, в котором необходимо выбрать команду Печать .

4. В открывшемся окне Печать укажите необходимые параметры печати: выберите принтер, задайте номера страниц, которые будут напечатаны, установите количество копий и способ раскладки.

5. После завершения выбора параметров нужно нажать кнопку Печатать .