Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса

Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса

Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.

Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.

Автоматически создать отчет можно следующим образом.

1. Необходимо выбрать источник записей, на основе которых требуется создать отчет. Для этого в области переходов щелчком кнопки мыши выделяется нужная таблица или запрос, как показано на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Выбор таблицы или запроса для автоматического создания отчета

2. Затем нужно нажать кнопку Отчет , расположенную на вкладке Создание в группе Отчеты . После этого программа Access автоматически создаст отчет на основе выбранных вами данных и отобразит его в режиме макета.

Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбик.

Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 7.2 изображен табличный макет отчета.

Отчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.

Макет в столбик позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбик.