5.4. Обмен данными между приложениями Microsoft Office

5.4. Обмен данными между приложениями Microsoft Office

Пакет Microsoft Office предлагает пользователям различные средства обмена между приложениями. Такие инструменты следует использовать, когда необходимо создать документ, в котором будут размещены элементы разных приложений Microsoft Office. Примером может являться бухгалтерский отчет, созданный в текстовом редакторе Word, в который нужно вставить объекты из табличного редактора Excel, например диаграммы или фрагменты таблиц.

В зависимости от желаемого результата и средств взаимодействия между приложениями можно воспользоваться одним из существующих способов обмена данными.

Самым простым является использование буфера обмена. Фрагмент, скопированный в буфер в одном приложении Microsoft Office, можно вставить в документ, созданный в любом другом приложении. Делается это стандартным методом при помощи кнопок Копировать и Вставить, находящихся на вкладке Главная. Тот же результат получается, если перетащить нужный фрагмент из окна одного приложения в рабочую область другого. Таким образом можно вставить, например, диаграмму, созданную в Excel, в текстовый документ Microsoft Word.

Однако у этих способов есть недостатки. Один из них состоит в том, что вставленный фрагмент будет существовать независимо от приложения, в котором он был создан. Это значит, что вставленная диаграмма Microsoft Excel фактически превратится в картинку. Средства Excel в данном случае будут недоступны, то есть диаграмму или таблицу после вставки в Word нельзя будет редактировать. Большим недостатком является и отсутствие динамической связи между вставленным фрагментом и файлом, из которого он был скопирован. При необходимости изменения вставленного элемента придется вернуться в приложение, в котором он был создан, внести правку и повторно вставить фрагмент в нужный файл. Таким образом, использование буфера обмена и перетаскивания облегчает вставку фрагментов из одних приложений в другие, но в этом случае полностью утрачивается связь между приложением-источником и вставленным объектом.

Чтобы таких проблем не возникало, лучше воспользоваться другими способами организации связи между приложениями Microsoft Office. В зависимости от желаемого результата, типа обновления вставленных данных и способа связи фрагмента с файлом-источником можно применять средства связывания или внедрения объектов Microsoft Office.

Внедрение позволяет вставить скопированный фрагмент в другой документ. При этом будет поддерживаться возможность редактирования документа средствами, предлагаемыми приложением-источником, но динамическая связь между объектом-источником и вставленным фрагментом не сохранится. При связывании к возможностям редактирования добавляется возможность автоматического обновления вставленного фрагмента при изменении объекта-источника.

Например, если в документ Microsoft Word с помощью внедрения вставить диаграмму, созданную в Microsoft Excel, то ее можно редактировать, используя все средства Excel. Сделать это можно, дважды щелкнув кнопкой мыши на диаграмме. Для завершения редактирования нужно щелкнуть вне диаграммы. Если же диаграмма была вставлена в документ Word способом связывания, то, кроме этого, при ее правке в объекте-источнике все изменения будут отображены во вставленном объекте.

Для связывания и внедрения объекта нужный фрагмент копируют в буфер обмена. После этого следует на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Вставить и выбрать в появившемся меню пункт Специальная вставка. В результате откроется одноименное окно, в котором можно указать способ динамической связи (связывание или внедрение) и формат вставляемого объекта. В левой части окна находится переключатель, от положения которого зависит способ связи: Вставить – внедрение фрагмента, Связать – связывание (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Окно специальной вставки

Использование этих способов позволит вам не ограничиваться средствами одной программы. Вы всегда сможете сформировать составной документ, фрагменты которого будут созданы в разных приложениях Microsoft Office.