Три разновидности совещаний

Величайшей западней для организаторов может стать игнорирование универсальности самой идеи совещаний. Незачем одинаково по единой структуре проводить абсолютно все совещания. Причиной скуки, испытываемой 90 % людей на многих совещаниях, является конфликт целей со структурой и числом участников совещания. У вас не получится оживленной дискуссии, если в ней будет участвовать более семи-восьми человек независимо от того, кто будет ей содействовать. По весьма грубым прикидкам существуют три вида совещаний, с различными ограничениями и областями применения. Нужно всегда продумывать, какой из видов совещаний наиболее соответствует решаемой проблеме.

 Оживленная дискуссия. Ожидается, что в совещании примут активное участие все присутствующие. Цель – глубокая и тщательная проработка вопроса. Усилия сосредоточиваются на исследовании, разрешении определенных проблем или на поиске альтернативных идей. Число участников: от малого до среднего (2–8). Примеры: дискуссии по вопросам проектирования, мозговые атаки, преодоление кризисных ситуаций, определение первоочередных задач.

 Сообщение или умеренное обсуждение. Кто-то о чем-то хочет сообщить и ему нужно, чтобы люди отреагировали на это сообщение или уловили его смысл. Цель состоит в получении отзывов общего характера или в распространении знаний. Оживленный диалог может завязаться только в какой-нибудь подгруппе. В ходе совещания слово может предоставляться нескольким разным людям, при этом роли ведущего и содействующего могут тоже переходить разным людям. Число участников: от среднего до большого (5–15). Примеры: пересмотр технических условий, пересмотр архитектуры программного продукта, пересмотр вопросов управления проектом, небольшие презентации.

 Обзор текущего состояния дел и хода реализации проекта. Цель состоит в подведении итогов работы команды и работы над проектом в целом. Дает возможность лидерам провести коррекцию курса и довести новые указания руководства сразу всей группе. Когда на таких совещаниях заставляют всех выслушивать информацию о состоянии дел или собирают отчеты о проделанной работе, оно превращается в самое скучное мероприятие на свете. Число участников: от среднего до большого (10–100). Примеры: обзор состояния дел, обзор хода реализации проекта, крупные презентации, всеобщий сбор.

Самые вредные совещания получаются при несоответствии целей и организационных форм. Если в зале более 10 человек, то завязать оживленную беседу или углубленную дискуссию будет слишком сложно. Для того чтобы в них приняли участие все присутствующие, просто не хватит времени, и получится, что большую часть выделенного времени займет небольшая группа активистов (если это не препятствует целям содействующего, наличие такой группы – вполне нормальное явление). Заседания большинства комиссий приобретают именно такую форму, что приводит к вполне ожидаемым посредственным или совсем плохим результатам.