Глава 11 Осваиваем Exel: как создать таблицу

Глава 11

Осваиваем Exel: как создать таблицу

Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами. Помимо всего прочего в программе Microsoft Excel имеется возможность использовать готовые формулы для упрощения вычислений. Запустить программу можно, щелкнув по значку на рабочем столе или набрав программу в строке поиска.

Основное меню программы похоже на меню Microsoft Word.

Повторим основное меню и рассмотрим подробнее его пункты. Что они позволяют нам делать с документами?

• «Сохранить» — изменения в ранее созданном документе. • «Сохранить как» — сохранить новый документ — при нажатии этой кнопки справа открывается дополнительный диалог, где вы можете выбирать, в каком формате вам нужно сохранить этот документ.

• «Открыть» — открыть ранее сохраненный документ.

• «Закрыть» — закрыть ранее сохраненный документ.

• «Сведения» — сведения о документе.

• «Последние» — последние созданные вами документы. • «Создать» — создать новый документ.

• «Печать» — отправить созданный документ печатать на принтер и выбрать в дополнительном диалоге нужный вам способ отправки в печать.

• «Сохранить и отправить» — отправка копии созданного документа по электронной почте в качестве вложения. Правда для этого, надо прежде установить на компьютер «Программу для электронной почты» и создать связь этой программы с программой Microsoft Excel, в панели управления «Программы по умолчанию».

• «Справка» — выводит справку о правообладателе программы Microsoft Excel и об обладателе лицензии на эту программу на вашем компьютере, т. е. о вас, если у вас на компьютере установлена лицензионная OC Windows.

• «Выход» — дополнительная кнопка для выхода из программы.

• А теперь рассмотрим все вкладки программы Microsoft Excel, а ниже опишем некоторые ее возможности, которые могут быть нам полезны.

«Формат ячейки» — вот одно из наиболее часто используемых в электронных таблицах понятий. Позволяет одной или нескольким ячейкам присвоить совокупность свойств и оформления. Данная опция находится в меню «Формат». Пролистайте все вкладки этого окна. В том числе и числовые форматы, посмотрите образец и прочтите назначение каждого из них.

Еще одно часто используемое понятие «Окно параметры» находится в меню «Сервис» и предназначено для настроек самой программы Excel. Откройте это окно и ознакомьтесь с содержанием всех вкладок. Изменения здесь лучше не вносить, как правило, сама программа, по умолчанию, решает так, как надо, все задаваемые ей задачи.

Одна из основных обязанностей Excel — построение диаграмм, это почти половина области его применения. Хоть тут все элементарно просто, тем не менее, мы разберем и этот участок. Эти диаграммы и таблицы к ним отлично переносятся из одного приложения Офиса в другое. Причем все это в векторном формате, что дает отличное качество, как изображения, так и печати. Для переноса достаточно выделить объект, скопировать его и вставить туда, куда хочется.

Для построения диаграммы строим таблицу — исходный материал для построения диаграммы. Помните, что любое изменение информации в ней повлечет мгновенное изменение диаграммы в автоматическом режиме.

Далее запускаем «Мастер диаграмм» и выбираем «Тип диаграммы».

Шаг второй — «Источник данных диаграммы». Здесь есть две вкладки: «Диапазон данных» и «Ряд». Тут можно построить ту форму графика (диаграммы), какую вы желаете. Ряды могут быть не только в строках, но и в столбцах. «Диапазон ряда» вы тоже можете изменить. Если приключиться на вкладку «Ряд», то здесь вместо слова ряд, вы можете написать, что пожелаете, дать ему имя, значение и подпись. Далее задаем «Параметры диаграммы»:

• название диаграммы;

• легенда;

• ось Х;

• ось Y.

И последнее — размещение диаграммы. Тут всего два варианта — на отдельном листе или на имеющемся. По умолчанию стоит на имеющемся. После того, как диаграмма готова, ее можно изменить, щелкнув мышкой по рисунку и задав другие параметры.

Ввод данных — это очень просто. Вы можете набирать числа точно так же, как делали бы это на калькуляторе, при условии, что строка меню не является активной. Для выбора команды меню сначала щелкните в строке меню на имени того слова, которое содержит нужную команду, а затем в развернувшемся меню — на имени той команды (строки), которую хотите выбрать.

При первичном создании диаграммы заранее очень трудно определить, какой ее тип представит наиболее наглядно выбранные табличные данные. Тем более, вполне вероятно, что расположение новой диаграммы на листе окажется совсем не там, где вам хотелось бы, да и ее размеры вас могут не устраивать. Но это не беда — первоначальный тип и вид диаграммы можно легко изменить, также ее можно переместить в любую точку рабочей области листа или скорректировать горизонтальные и вертикальные размеры. Чтобы быстро изменить тип диаграммы, на вкладке «Конструктор» в группе «Тип», размещающейся слева, щелкните кнопку «Изменить тип диаграммы». В открывшемся окне слева выберите сначала подходящий тип диаграммы, затем ее подтип и нажмите кнопку «ОК». Диаграмма будет автоматически перестроена. Старайтесь подбирать такой тип диаграммы, который наиболее точно и наглядно будет демонстрировать цель ваших вычислений.

Если данные на диаграмме отображаются не должным образом, попробуйте поменять местами отображения строк и столбцов, нажав на кнопку, «Строка/столбец» в группе «Данные» на вкладке «Конструктор».

Отдельная функция Microsoft Excel — ввод формул, которые позволяют программе самой выполнять определенные действия. Формула всегда начинается со знака «=». Если в ячейку поместить выражение «2+5», Excel не станет вычислять выражение. Но, если мы напишем «=2+5» и нажмем Enter, в ячейке тут же появится результат этого выражения — число семь. Чтобы увидеть формулу снова нужно сделать двойной щелчок по нужной ячейке. Для завершения редактирования формулы нужно нажать клавишу Enter.

Чтобы вставить в формулу адрес ячейки или ссылки нужно поставить знак равно и выделить нужные нам диапазоны ячеек. Эксель сам подставит ссылку.

Когда формула использует две и более ссылок, то каждой из них присваивается свой цвет. Например: занесите в какую-либо ячейку формулу «=A5+D5», потом нажмите Enter, после этого нужно пару раз щелкнуть по ячейке. В ячейке вы сможете увидеть формулу со ссылками разных цветов, а вокруг ячеек A5 и D5 будут прямоугольники соответствующего цвета. Ведь гораздо проще найти, куда ведет ссылка, с помощью цвета прямоугольника, чем бегать по буквам столбцов и номерам строк. Сейчас попробуйте навести курсор мышки на один из цветных прямоугольников и перетащите левой кнопкой мышки в другое место. Заметили, что адреса ячеек в формуле изменились? Этот способ значительно проще для корректировки ошибок после использования маркера автозаполнения. Для ввода можно также воспользоваться «Мастером формул» Excel, который также называется «Мастером функций», для получения доступа к которому щелкните мышью на кнопке с обозначением «fx».

Довольно часто случается так, что вы ввели формулу неверно или после удаления (изменения) содержимого одной из ячеек, на которую ссылается формула, происходит ошибка в вычислениях. В таком случае Excel непременно известит вас об этом. Рядом с клеткой, где содержится ошибочное выражение, появится восклицательный знак. Причем, во многих случаях, приложение не только известит вас о наличии ошибки, но и укажет на то, что именно сделано не так.

• ##### — результатом выполнения формулы, использующей значения даты и времени стало отрицательное число или результат обработки не умещается в ячейке;

• #ЗНАЧ! — используется недопустимый тип оператора или аргумента формулы. Это одна из самых распространенных ошибок;

• #ДЕЛ/0! — в формуле осуществляется попытка деления на ноль;

• #ИМЯ? — используемое в формуле имя некорректно, и Excel не может его распознать;

• #Н/Д — неопределенные данные. Чаще всего эта ошибка возникает при неправильном определении аргумента функции;

• #ССЫЛКА! — формула содержит недопустимую ссылку на ячейку, например, на ячейку, которая была удалена;

• #ЧИСЛО! — результатом вычисления является число, которое слишком мало или слишком велико, чтобы его можно было использовать в MS Excel. Диапазон отображаемых чисел лежит в промежутке от -10307 до 10307;

• #ПУСТО! — в формуле задано пересечение областей, которые на самом деле не имеют общих ячеек.

Для того чтобы сохранить файл — щелкните на кнопке «Сохранить». Если книга с содержащимися листами прежде сохранена не была, то на экране автоматически появится диалоговое окно «Сохранение документа». В поле ввода «Имя файла» введите уникальное имя (взамен предложенного по умолчанию). В поле «Папка» укажите имя папки, в которой вы хотите записать файл. Как только вы щелкните по кнопке «Сохранить», рабочая книга будет сохранена в файле с заданным именем в выбранной папке. Новое имя файла будет указано в строке заголовка сохраненной рабочей книги.

Ввод информации о рабочей книге — еще одна функция, которая может вам понадобиться. Обратившись к команде

«Файл», раскройте диалоговое окно «Свойства». В этом окне автоматически раскроется вкладка «Документ». В поле «Название» введите заголовок рабочей книги. За полем «Название» следует поле «Тема». Если вы используете ряд рабочих книг, которые тематически взаимосвязаны, однако должны храниться в отдельных файлах, то для каждой из них в своем диалоговом окне «Свойства» следует указать одну и туже «Тему». Поле «Автор» заполняется автоматически, однако, его содержимое можно изменить вручную. Кроме этого, в диалоговом окне вы можете ввести дополнительные комментарии о содержимом книги. Установив контрольный индикатор «Создать рисунок для предварительного просмотра», вы сможете просмотреть начальный фрагмент рабочей книги, не открывая ее.

Также программа Microsoft Excel позволяет множество функций. Поработав в этой программе, вы сможете выбрать те функции программы, которые максимально удобны вам!