Бороться, искать, найти и отфильтровать

Бороться, искать, найти и отфильтровать

Мы для примера рассматриваем очень простой прайс, всего десяток позиций. Обычно их куда больше. Найти нужный пункт бывает очень сложно… Вернее, было бы очень сложно, если бы не функции фильтрации и сортировки, которыми оснащен Excel.

Сортировка

Самый простой способ разобраться в длинном списке данных – расположить их по какому-нибудь признаку. Во-первых, нас могут интересовать книги определенного автора, во-вторых, книги, которые начинаются на определенное слово, в-третьих, книги определенной ценовой категории.

Допустим, нас интересуют книги Н. Макаровой, которые попали в список. Выделяем столбец Автор (для поставленной задачи этого достаточно), а затем на ленте находим кнопку Главная ? Редактирование ? Сортировка и фильтр :

При нажатии этой кнопки появится меню, в котором надо выбрать пункт Сортировка от А до Я . Содержимое столбца – а за ним и всей таблицы – будет перестроено так, что авторы расположатся в алфавитном порядке.

И мы сразу увидим, что столбец Автор заполнили не совсем правильно. Нужно было указывать сначала фамилию, а уж потом инициалы или имя. Тогда фамилии авторов были бы выстроены по алфавиту, а не их имена. Моя вина. В следующий раз будем умнее.

Ну все равно, книги одного автора оказались на соседних строках, чего мы и добивались (рис. 6.6).

Сортировкой должен уметь пользоваться каждый! Это сэкономит уйму сил и времени, а главное – позволит разобраться в самой сложной таблице Excel.

Фильтрация

Фильтрация – это, по сути, усовершенствованный вариант сортировки. Он применяется для того, чтобы сфокусировать внимание только на определенных данных, а все прочие убрать с глаз долой, чтобы глаза не мозолили.

Рис. 6.6. Результат сортировки по автору книги

Наблюдательный читатель, который добросовестно выполняет в программе Excel все, что написано в книге, уже заметил команду Фильтр в меню Главная ? Редактирование ? Сортировка и фильтр . Недобросовестный тоже мог догадаться о чем-то по названию меню.

Да, это именно то, о чем мы ведем речь! После применения команды Фильтр возле заголовков столбцов появляются те самые треугольнички, о которых я обещал вам рассказать (см. рис. 6.5). Что ж, пришло время.

Рис. 6.7. Меню фильтрации

Логика подсказывает, что в нижнем списке нужно снять все флажки, кроме тех, где упоминается Н. Макарова. Проверим, права ли логика. Оставим установленными только флажки Н. Макарова и Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова. Нажмем кнопку ОК … Как говорят американцы: «Бинго!» Или, по-нашему, «Ага!» или «Во как!» (рис. 6.8)

Рис. 6.8. Результат фильтрации Есть еще один способ фильтрации – по ключевому слову или сочетанию слов. Например, нас интересуют все книги, в названии которых есть слово «Информатика». Выполняем команду Фильтр в меню Главная ? Редактирование ? Сортировка и фильтр . Появляются треугольники возле заголовков столбцов таблицы. Щелкаем на треугольнике, который появился рядом со словом Название . В меню фильтрации (см. рис. 6.7) выбираем команду Текстовые фильтры ? Содержит . Появится окно настроек (рис. 6.9).