Урок № 76. Инвентаризация основных средств

Урок № 76. Инвентаризация основных средств

Как мы уже отмечали ранее, инвентаризация позволяет проверить соответствие фактического наличия ценностей данным бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности основных средств предприятия. Если инвентаризация выявила расхождения между учетными и фактическими данными, то в бухгалтерском учете выполняются соответствующие корректировки (излишки приходуются, а недостачи списываются).

В соответствии с действующим законодательством инвентаризация основных средств должна проводиться в перечисленных случаях:

• при реорганизации или ликвидации субъекта хозяйствования;

• при смене материально-ответственных лиц;

• при обнаружении фактов злоупотреблений, порчи или хищения основных средств;

• при передаче основных средств в аренду, при их выкупе или продаже;

• один раз в три года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключением являются основные средства, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября года, за который составляется отчет).

Оформление результатов проведения инвентаризации основных средств производится документом "Инвентаризация ОС".

Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню ОС | Инвентаризация ОС (или в панели функций на вкладке ОС щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация ОС). В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно списка документов, изображенное на рис. 10.14.

Рис. 10.14. Список документов о проведении инвентаризации

В этом окне для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время создания документа, его номер, наименование организации, в которой проводилась инвентаризация, название подразделения предприятия, на котором проводилась инвентаризация, причина проведения инвентаризации, а также имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа.

Для создания нового документа необходимо в окне списка выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert>.

Для редактирования текущего документа нужно выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 10.15.

В верхней части окна содержатся стандартные поля, предназначенные для идентификации документа. К ним относятся: Номер, от и Организация.

В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения организации, на котором проводилась инвентаризация. Значение поля выбирается в окне справочника подразделений, которое выводится на экран при нажатии кнопки выбора.

В табличной части окна на вкладке Основные средства формируется перечень основных средств, наличие которых проверялось на выбранном подразделении. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка для добавления в него новой позиции следует нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом номер позиции сформируется автоматически, а выбор объекта основных средств осуществляется в поле Основное средство из соответствующего справочника. Также для выбора основных средств можно воспользоваться кнопкой Подбор.

После выбора основного средства автоматически заполнятся поля Инв. № и МОЛ. После того как введены фактические и учетные данные, в соответствующих колонках автоматически отобразится количественное и суммовое выражение излишков или недостач. При этом недостачи отображаются красным цветом.

Для автоматического заполнения табличной части документа нужно нажать кнопку Заполнить, а затем в открывшемся меню выбрать один из перечисленных вариантов:

•  По остаткам . В данном случае табличная часть будет заполнена по остаткам на дату заполнения документа;

•  Данные учета . При выборе этой команды табличная часть будет заполнена в соответствии с учетными данными;

•  Фактические данные . В этом случае фактические данные в табличной части будут сформированы в соответствии с учетными данными. Выполнение команды имеет смысл только после введения учетных данных.

Рекомендуется табличную часть документа заполнять автоматически, а вручную лишь вносить в нее необходимые корректировки (добавлять или удалять позиции и т. д.).

Для удаления позиции из табличной части окна нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу <Delete>. При этом нужно соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.

Следует особо отметить, что документ "Инвентаризация ОС" сам по себе не проводится, и на его основании никаких изменений в базе данных не происходит. Чтобы результаты инвентаризации были проведены по учету, следует на основании данного документа ввести документы "Принятие к учету ОС", "Перемещение ОС" или "Списание ОС". Для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия | На основании.

При создании документа "Принятие к учету" в него автоматически будут внесены только те основные средства, по которым в документе "Инвентаризация ОС" был выявлен излишек.

Аналогично при создании документа "Списание ОС" в него включаются только те позиции из документа-основания, по которым была выявлена недостача.

Что касается документа "Перемещение ОС", то он используется в случаях, когда в одном подразделении выявлен излишек основных средств, а в другом недостача этих же основных средств.

После проведения документов "Принятие к учету ОС", "Списание ОС" и "Перемещение ОС" результаты инвентаризации будут отражены в учете.

Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 10.16.

На этой вкладке в поле Документ из раскрывающегося списка выбирается тип распорядительного документа, на основании которого проводится инвентаризация основных средств (Приказ, Постановление или Распоряжение). После этого в расположенных ниже полях Номер и от указывается, соответственно, номер и дата этого документа.

В полях Дата начала и Дата окончания указываются начальная и конечная даты интервала времени, за который проводится инвентаризация, а в поле Причина с клавиатуры вводится причина проведения инвентаризации (например, Смена материальноответственных лиц и т. п.).

В табличной части окна формируется список членов инвентаризационной комиссии.

Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу <Insert>, после чего в поле Члены комиссии нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц (см. рис. 2.28) выберите члена комиссии.

В колонке Председатель путем установки флажка отметьте члена комиссии, который будет являться ее председателем (по умолчанию программа предлагает выбрать председателем первого указанного в списке сотрудника).

С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно вывести на печать следующие формы документов:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма "ИНВ-1");

• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (форма "ИНВ-18");

• Приказ о проведении инвентаризации (форма "ИНВ-22").

На рис. 10.17 показана сличительная ведомость по форме "ИНВ-18".

Чтобы отправить документ на печать, выполните команду главного меню Файл | Печать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.