Импорт данных и их связывание

Импорт данных и их связывание

Странно, зачем изучать импорт, когда проще всего данные копировать из одного приложения и вставлять в другое? Может быть, и так, но тогда вы потеряете возможность управлять передаваемыми данными и варьировать способами переноса из одной программы в другую. Для этого и существуют операции импорта и связывания данных. Программа Microsoft Access 2007 способна импортировать почти все форматы баз данных приложений Windows. Чаще всего импортируют данные из одной базы Access в другую, создавая в конечной базе копию данных или объекта, не изменяя исходный материал. Не волнуйтесь, все это делается автоматически. Во время импорта вы имеете следующие возможности:

• выбирать данные и объекты для копирования;

• управлять параметрами импорта таблиц и запросов;

• управлять импортированием запросов и связей между таблицами.

Под связыванием нескольких баз данных Access понимают связь с данными другой базы без применения импорта. Как исходные, так и конечные базы данных можно просматривать, изменять. И не надо использовать копии одних и тех же данных.

Если связываться с таблицей другой базы данных, автоматически создается новая таблица в текущей базе данных Access, которая называется связанной . Причем изменение данных в исходной таблице другой базы приводит к изменениям данных в новой связанной таблице. То же происходит и в случае редактирования данных связанной таблицы, но изменить структуру связанной таблицы (добавление, удаление полей, изменение типа данных поля) нельзя.

Если можно импортировать данные, как упоминалось выше, из других программ Windows, то почему бы и не попытаться изучить это подробнее. Начнем с изучения импорта и связывания данных из одной базы Access в другую.

Импорт из одной базы данных Access в другую

Для импорта или связи данных из одной базы в другую в Microsoft Access 2007 нужно выполнить следующую последовательность действий.

1. Удостоверьтесь в названии копируемой или связываемой базы данных, а также определите ее местоположение. Перед операцией импорта закройте исходную базу и проверьте, не пользуется ли ею кто-нибудь при наличии локальной сети.

2. Откройте желаемую для работы исходную базу данных Microsoft Access 2007. В нашем примере используется база данных Отдел продаж . При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

3. Перейдите на вкладку Внешние данные (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Вкладка Внешние данные

4. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Наведите указатель на кнопку Access в группе Импорт и нажмите ее. В результате появится окно мастера импорта (рис. 4.2).

5. В текстовом поле Имя файла по умолчанию указано, что исходная база данных находится в папке Мои документы. Введите полное имя файла исходной базы данных или выберите ее вручную. Нажмите кнопку Обзор и в появившемся окне Проводника выберите каталог, в котором находится база данных. Выберите нужный файл базы данных, нажмите кнопку Открыть .

6. В окне мастера импорта установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных для связи с отмеченной базой данных. Щелкните кнопкой мыши на названиях таблиц, которые вы хотите импортировать, и нажмите кнопку OК .

7. Если вы хотите импортировать файл базы или объектов из исходной базы данных в текущую, то необходимо выбрать пункт Импорт таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей в текущую базу данных и нажать кнопку ОК . На экране появится окно Импорт объектов (рис. 4.3).

В окне импорта объектов представлены шесть вкладок, которые разделяют объекты, существующие в исходной базе данных по категориям: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули . Для выбора желаемых объектов исходной базы необходимо открыть нужную вкладку для определенного объекта, выделить объект базы данных, щелкнув на нем кнопкой мыши. Для снятия выделения снова щелкните кнопкой мыши на объекте. Причем выделять можно любые объекты. Если вы переходите на другие вкладки, выделение с уже выбранных объектов не снимается.

8. Если вы хотите импортировать все таблицы, нажмите кнопку Выделить все , расположенную в правой части окна, и нажмите кнопку OК для завершения операции.

9. Если же нужно импортировать только некоторые таблицы, выделите их с помощью щелчков кнопкой мыши и нажмите кнопку OК . Для других объектов последовательность действий будет такая же.

10. Если вам нужно настроить параметры в выбранных объектах, надо нажать кнопку Параметры . В открывшемся окне появится область с группами Импорт , Импорт таблиц , Импорт запросов (рис. 4.4).

В группе Импорт можно настроить дополнительные параметры, достаточно установить или снять флажки напротив следующих элементов группы:

• Схема данных – отвечает за импорт связей таблиц из исходной базы, выбранных ранее;

• Меню и панели – отвечает за импорт меню и панелей из исходной базы данных;

• Спецификация – из исходной базы импортируются спецификации импорта, а также экспорта;

• Группа области переходов – из базы данных импортируются все группы области переходов.

11. Чтобы импортировать только связи таблиц, установите флажок схема данных .

В группе элементов Импорт таблиц вы можете указать один из вариантов импорта таблиц:

• Структура и данные – структура и данные выбранных вами таблиц импортируются из исходной базы данных;

• Только структура – из выбранных ранее таблиц исходной базы импортируется, как вы уже поняли, только структура таблиц без данных.

12. Для полноценного импорта данных установите переключатель в положение Структура и данные . В группе Импорт запросов установите переключатель в одно из следующих положений:

• Как запросов – происходит импорт запросов в виде запросов из исходной базы, но нужны таблицы, связанные с запросом исходной базы данных;

• Как таблиц – происходит импорт запросов в виде таблиц, без импорта связанных с запросом таблиц исходной базы.

13. Чтобы запросы импортировались как запросы, установите переключатель в положение Как запросов .

14. Для импорта выбранных объектов из исходной базы с настройками параметров необходимо нажать кнопку OК . Окно Импорт объектов закроется, и появится окно мастера импорта, которое отобразит результаты импорта и выведет сообщения об ошибках, если таковые имеются (рис. 4.5). Если вы копируете из исходной базы данных объект с именем, аналогичным имени, существующему в настоящей базе, то Microsoft Access 2007 не заменяет этот объект, а копирует с добавлением числа в конце имени. Например, к имеющемуся объекту Товары добавляется объект Товары1 .

15. Вы можете установить флажок Сохранить шаги импорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер импорта, а быстро провести повтор операции импорта. После выполнения указанных процедур нажмите кнопку Закрыть – окно мастера импорта закроется, и вы в области перехода сможете увидеть импортированные вами объекты. Импорт данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007 мы рассмотрим ниже.