Просмотр таблицы

Просмотр таблицы

В этом разделе описываются возможности поиска и просмотра данных, которые предоставляет режим таблицы. Если таблица небольшая, то никаких специальных инструментов для ее просмотра не требуется. Однако если таблица содержит сотни записей, то для поиска нужной информации удобно использовать горячие клавиши и кнопки навигации, фильтры, сортировку и другие средства, облегчающие работу с большими таблицами.

Перемещение по таблице

Перемещаться по таблице вы можете не только с помощью мыши и полос прокрутки. Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, то для навигации по таблице вы можете использовать горячие клавиши (табл. 2.2).

Клавиши для навигации по таблице

Для перехода между записями также предназначена панель навигации, расположенная в нижней части окна таблицы. Панель содержит следующие кнопки:

– переход к первой (самой верхней) записи;

– переход к предыдущей записи;

– переход к следующей записи;

– переход к последней непустой записи;

– переход к последней (пустой) строке таблицы для создания новой записи.

Кроме того, если известен порядковый номер строки в таблице (этот номер может не совпадать с идентификатором записи!), вы можете перейти на эту строку, введя ее номер в поле, расположенное между кнопками

и

и нажав клавишу Enter .

В следующем подразделе рассмотрим настройку визуального оформления таблицы.

Настройка внешнего вида таблицы

Если вы хотите изменить макет таблицы в соответствии со своими предпочтениями, то можете воспользоваться группой команд Шрифт на вкладке Главная (рис. 2.25).

В группе команд Шрифт вы можете задать шрифт и его размер для таблицы, а также использовать следующие кнопки:

– применение полужирного начертания шрифта;

– применение курсивного начертания шрифта;

– использование подчеркивания;

и

– выбор цвета шрифта;

– выбор цвета фона для таблицы;

– отображение и скрытие линий сетки;

– выбор дополнительного цвета фона, используемого в каждой второй строке таблицы для визуального разделения соседних строк;

– вызов окна Формат таблицы (рис. 2.26) для указания дополнительных параметров, в том числе:

• включения/выключения эффекта «утопленных» и «приподнятых» ячеек;

• задания цвета и форма линий сетки;

• выбора обратного порядка столбцов.

Кроме параметров, задаваемых с помощью группы команд Шрифт и окна Формат таблицы , вы можете изменить размер ячеек таблицы. Чтобы изменить высоту строк таблицы, подведите указатель мыши к нижней границе одной из строк (рис. 2.27) и перетащите границу на нужный уровень. Поскольку строки таблицы в Access имеют одинаковую высоту, изменение будет применено ко всем строкам.

Чтобы изменить ширину столбца, аналогичным образом перетащите с помощью кнопки мыши правую границу его столбца. Ширина остальных столбцов при этом не меняется.

Вы можете также скрыть часть столбцов или, наоборот, восстановить отображение ранее скрытых столбцов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и в контекстном меню выберите пункт Отобразить столбцы . Появится окно Отображение столбцов . В этом окне снимите флажки возле названий тех столбцов, которые необходимо скрыть, и установите флажки для тех столбцов, которые должны отображаться. Затем нажмите кнопку Закрыть .

После внесения изменений сохраните макет таблицы, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .

Наконец, программа Access предоставляет возможность изменить настройки по умолчанию, то есть параметры внешнего вида, которые действуют для всех таблиц, если не задано иное. Например, если изменить шрифт по умолчанию, то новый шрифт будет применен ко всем таблицам, как новым, так и ранее созданным, кроме тех таблиц, для которых был вручную установлен другой шрифт.

Если вы решили отредактировать настройки по умолчанию, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу окна, а затем кнопку Параметры Access в правом нижнем углу появившегося меню. На экране появится окно Параметры Access . В левой области окна выберите пункт Таблица . Внесите необходимые изменения в настройки по умолчанию и нажмите кнопку ОК . Новые настройки влияют на внешний вид вновь открываемых или создаваемых таблиц; чтобы применить их к уже открытой таблице, нужно закрыть ее и снова открыть.

Далее будет описан способ быстрого нахождения нужных данных в таблице.

Поиск и замена

В режиме таблицы вы можете выполнить быстрый поиск записи по известному фрагменту значения одного из полей, а также быструю замену одного фрагмента другим. Например, если обнаружено, что в названии одной из улиц в поле Адрес допущена опечатка и требуется исключить наличие этой опечатки везде, где упоминается эта улица, запустите поиск по ошибочному названию улицы с заменой на корректное название.

В отличие от запроса на выборку или на обновление, операция быстрого поиска и замены предоставляет только один критерий поиска, зато использовать эту операцию намного проще и удобнее.

Для запуска быстрого поиска или быстрой замены выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F . На экране появится окно Поиск и замена (рис. 2.28).

2. Если требуется замена данных, перейдите на вкладку Замена .

3. Задайте условия поиска:

• в поле Образец введите фрагмент значения поля, который требуется найти;

• если выполняется замена, в поле Заменить на введите текст, которым нужно заменить найденный фрагмент;

• в поле Поиск в выберите область поиска: текущий столбец или всю таблицу;

• в списке Совпадение выберите значение С любой частью поля , чтобы найти все значения полей таблицы, содержащие образец в качестве подстроки;

• в поле Просмотр выберите направление поиска: вперед (вверх), назад (вниз) или по всей обрасти поиска;

• если необходимо при поиске различать прописные и строчные буквы, установите флажок С учетом регистра ;

• если при поиске нужно учитывать не только значение поля, но и формат отображения (см. подразд. «Форматы отображения данных»), установите флажок С учетом формата полей .

4. Для поиска значения, удовлетворяющего заданным условиям, нажмите кнопку Найти далее .