Порядок работы с таблицами

Порядок работы с таблицами

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

• Режим таблицы (рис. 2.1) предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей. При вводе данных программа Access автоматически добавляет недостающие поля и определяет тип данных для этих полей.

Рис. 2.1. Режим таблицы

• Режим конструктора таблицы (рис. 2.2) предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим , которая находится на ленте, на вкладках Главная , Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:

а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с ее создания (см. подразд. «Создание таблицы»). Далее вы можете выбрать вариант действий по своему усмотрению:

• сразу ввести данные в режиме таблицы (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»). При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый , если цифры – Числовой . Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора (см. разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»);

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, как это описано в разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора», а затем ввести информацию (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»);

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует б о льших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).