§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документации

§ 102. Создание бланков организационно-распорядительной документации

21 января 2004

Слово бланк происходит от французского blanc — белый, в переносном значении — пустой. Существуют самые разные бланки, но сегодня мы поговорим о создании фирменных бланков для корреспонденции.

Бланки делового письма, приказа, факсимильного сообщения и т. д. должны быть пустыми, они существуют только для того, чтобы их заполняли. Но не все знают об этом, поэтому примерно половина корпоративных бланков в нашей стране создается уже заполненными. Посмотрим, как это происходит.

Приходит заказчик к дизайнеру и говорит:

— Послушайте, а вы фирменный стиль умеете делать?

 — Умею, конечно.

 — Не хуже, чем N? 

— Меня, право, обижают такие сравнения! Конечно, не хуже. Entre nous, N вообще фуфло делает. 

— Давайте тогда начнем с дизайна фирменного бланка. Это ведь важная составляющая фирменного стиля, как мне говорили в Москве? 

— О да, важнейшая. Если турбинные лопатки — профиль вашей компании, то фирменный бланк — ее фас, определенно!

Дизайнер приступает к работе и в скором времени встречается с заказчиком, чтобы показать готовую работу:

Заказчик:

— У меня складывается впечатление, что во время нашей первой встречи произошло недоразумение. Я вовсе не собирался приобретать чистый лист бумаги по цене билета в Париж.

Дизайнер:

Заказчик:

— Вот совсем другое дело. Но девяносто пять процентов листа по-прежнему пустуют? Вы же не хотите, чтобы я вам заплатил только пять процентов от обещанного гонорара?

Дизайнер:

— Прекрасно. Прекрасно. Мне нравится ход ваших мыслей и эта полоска в нижней части листа. — Только настоящие ценители лаконичного и прекрасного обращают внимание на этот прием. Это называется графическая рифма. Она как бы продолжает и дополняет стиль, берущий начало в верхней части. 

— Графическая рифма, говорите? А где же стихи? Я хочу оду, поэму, песню стиля! Я хочу, чтобы весь лист был занят поэзией!

Дизайнер:

— Да! ДА! ДААА! Умопомрачительно! Победа стиля над разумом! Вы — гений!

Счастливый дизайнер получает гонорар, а счастливый заказчик относит стопку бланков в компанию и просит секретаршу напечатать благодарственное письмо дизайнеру уже на новом бланке:

Бланк — очень простой, утилитарный и функциональный объект, не требующий специального украшения.

Когда бланк рассматривают как самостоятельное произведение искусства, он начинает обрастать декоративными элементами, фоновыми изображениями, адресным блоком в нижней части и прочими свидетельствами отсутствия представлений о его назначении.

Не бывает дизайнеров, которые показывали бы своим заказчикам макет визитки без впечатанного имени. Оценить дизайн бланка без текста могут только опытные специалисты. Для того, чтобы избегать упреков в «пустоте» и быстро утвердить макет, дизайнерам надо научиться показывать бланк сразу с текстом:

Лирическое отступление

Дизайнеры испытывают определенные трудности с показом бланков в своих портфолио, так как по сравнению с той же визиткой бланк занимает много площади, а выглядит пустым. Чтобы избегать таких проблем с подачей, бланк тоже нужно заполнять текстом. В любом случае, это выглядит ценнее, интереснее и привлекательнее, чем большой высветленный логотип на фоне. При желании логотип можно сделать в виде настоящего (а не эмулированного) водяного знака.

Не грех помнить о том, как бланк живет после того, как на нем напечатали текст. Во-первых, бланк можно послать по факсу (следовательно, никаких фоновых изображений). Во-вторых, деловые бумаги обычно прокалывают дыроколом и держат в скоросшивателях (следовательно, нужен щедрый отступ от левого края). Ну и, наконец, на бланках ставят подписи и печати (следовательно, бумага должна хорошо впитывать чернила и не должна быть мелованной или глянцевой).

ГОСТ Р 6.30-2003 PDF, 500 КБ

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов. Издание официальное.