Мгновенные сообщения как офисный инструмент

Эрик Гриффит

В результате недавнего исследования, проведенного Массачусетским технологическим институтом и компанией IBM, выяснилось, что чем интенсивнее обмен мгновенными сообщениями с начальником, тем выше продуктивность работника. Как организовать более эффективное общение через IM-систему или просто повысить производительность своего труда?

Восемь приведенных ниже советов помогут выполнять работу (и иногда развлекаться) через знакомый IM-интерфейс, за которым многие офисные труженики ежедневно проводят долгие часы. Не нужно устанавливать никаких программ или использовать специальные инструменты; достаточно добавить имя в список друзей (buddy list) и использовать его при обмене сообщениями.

1. Напоминания о задачах с помощью Remember The Milk.

Обрабатывать список дел гораздо проще, если использовать Remember The Milk – интерактивный диспетчер заданий, совместимый с самыми разными программами, от браузера до iPhone, и в том числе службами мгновенного обмена сообщениями.

В разных IM-службах в список друзей вводятся различные имена. Пользователям AIM, Skype и Yahoo следует ввести rtmremind, а тем, кто работает с Google Talk, – rtmremind@gmail.com. Пользователи MSN добавляют remind@rememberthemilk.com.

Зайдите на сайт RTM и обратитесь к ссылке Settings, а затем перейдите на вкладку Reminders и введите свое IM-имя в поле «I want to be reminded by...». Выберите IM-сеть, введите имя, которое отобразится на экране, и нажмите Save. Теперь напоминания будут всплывать на экране как мгновенные сообщения. (RTM можно также настроить на передачу напоминаний по электронной почте или телефону.)

2. Многократные публикации с использованием Ping.fm

Было время, когда пользователи могли через IM публиковать свои микроблоги (tweets) в социальной сети Twitter, но эта функция, по-видимому, отжила свой век. Но не стоит огорчаться: можно воспользоваться гораздо более развитой службой Ping.fm, которая обеспечивает обновление всех микроблогов и состояний в социальных сетях.

Сначала оформите подписку на учетную запись Ping.fm и введите в нее сведения о ваших социальных сетях. На основной странице в разделе Services/Tools даются ссылки на различные службы публикации, в том числе AOL Instant Messenger, GTalk/Jabber, Yahoo Messenger, Windows Live Messenger, Skype и другие (в частности, электронная почта и служба SMS). Процесс взаимодействия пользователя с каждой службой имеет свои небольшие особенности. Например, в AIM при вводе имени пользователя доступ к учетной записи Ping.fm через службу IM предоставляется после проверки отображаемого на экране имени путем IM-передачи кода в pingfm. Затем добавьте имя в список друзей. Передаваемые имя и код – различные для каждой IM-службы.

У такого способа обновления или публикации в Twitter есть единственный недостаток: IM-программа не предупредит вас, если объем вашей публикации превысит допустимый предел в 140 символов.

3. Чтение RSS-каналов с использованием iNezha

Пользователи GTalk, Windows Live и Skype могут применить iNezha для оповещения об обновлениях RSS-каналов через службу IM (в настоящее время служба не работает с AIM). Получите учетную запись на сайте inezha.com, указав предпочтительную службу обмена мгновенными сообщениями. В профиле можно указать дополнительные данные, например свое имя пользователя Twitter, и настроить пересылку заголовков RSS-канала по адресу электронной почты.

Восемь приведенных ниже советов помогут выполнять работу (и иногда развлекаться) через знакомый IM-интерфейс.

Если указать слишком много каналов или собрать рассылки из десятков ежедневных публикаций, то количество мгновенных сообщений быстро превысит разумные пределы. Но если это вас не смущает (например, многочисленные друзья посылают массу интересных историй), не стесняйтесь импортировать весь OPML-файл. (Outline Processor Markup Language – формат на основе XML, используемый для архивации рассылок из таких программ чтения, как Google Reader, FeedDemon и Bloglines.com).

Виджеты и гаджеты служб интерактивных AOL собраны на одноименном портале

Управлять каналами можно на Web-странице iNezha для вашей учетной записи или из IM-окна после добавления робота к списку друзей. Введите List для просмотра всех каналов, на которые оформлена подписка. Каждому из них присваивается номер в службе iNezha. С помощью идентификационного номера канала можно приостановить доставку (введите pause 1 для канала с номером 1) или запустить ее вновь с помощью команды Replay. Если что-то непонятно, просто введите вопросительный знак, чтобы получить полный список команд, в том числе для добавления и удаления каналов.

Очень важно установить значение таймера интервалов в минутах, чтобы ограничить количество заголовков, получаемых каждый час.

4. Доступ к базе данных сообщества с использованием MyGADs

GAD определяется как «коллекция личной информации», а по сути представляет собой неструктурированную базу данных, содержащую различные сведения. На самом деле это может быть любая таблица с информацией. В этом случае GAD передается на сайт MyGADs.com как часть учетной записи пользователя. На сайте не составляет труда организовать общий доступ к файлу, обычно таблице на Web-странице в формате HTML (в данной статье речь не идет о сложных базах данных).

Пакет GTalk предоставляет возможность обмениваться сообщениями пользователям служб Google

Обязательно свяжите учетную запись IM с учетной записью MyGAD на Web-узле; впоследствии, чтобы получить доступ к этой довольно бессистемной информации, включите программу обмена мгновенными сообщениями и отправьте простые запросы. Ответы будут привязаны к запрашиваемой информации.

Область применения MyGads не ограничивается службами IM. К GAD можно обращаться через Web-узел MyGADs или даже с помощью текстовых SMS-сообщений, находясь вне дома или офиса.

5. Широковещательные рассылки через AIM Blast

Обычно чтобы послать одно и то же сообщение большой группе друзей, открывают несколько IM-окон, а затем в каждое вставляют это сообщение. Любой обладатель учетной записи AIM может установить программу AIM Blast для широковещательной рассылки одного сообщения группе пользователей. Адресаты могут передавать ответы, которые доставляются только автору или всем членам группы.

Организуйте группу на Web-узле blast.AIM.com. Назначьте ей имя и описание, укажите, будут ли ответы поступать всем членам или только организатору группы и хотите ли вы управлять приемом новых членов (вероятно, лучший вариант – зачислять новых членов только по приглашению). Затем разошлите приглашения со страницы настройки сайта; можно вводить отображаемые имена или номера мобильных телефонов тех, кого еще нет в списке друзей. AIM также предоставляет исходный текст HTML, который можно вставить в Web-страницу, чтобы пригласить больше членов.

Выглядит очень похоже на Twitter в реальном времени, но впечатление обманчиво. У AIM Blast есть недостаток: программа предназначается только для пользователей AIM, но их круг чрезвычайно широк.

6. Отправка текстовых SMS-сообщений из AIM или Google Talk

Чтобы не тратить лишние деньги на рассылку непомерно дорогих SMS-сообщений владельцам мобильных телефонов, превратите IM-клиент в мощную программу для обмена текстовыми сообщениями. AIM – идеальный выбор для тех, кому нужна такая возможность.

В текущей версии AIM 6.9 for Windows можно номер мобильного телефона связать с любым именем из списка друзей. Щелкните правой клавишей мыши на имени, выберите из меню пункт Text Message (SMS), и в IM-окне появится запрос на номер телефона, куда нужно отправить сообщение.

Если сообщения надо отправлять только на этот телефон, подготовьте для него «отображаемое имя», поместив +1 перед десятью цифрами телефона (для зарубежных номеров используйте код страны; список кодов опубликован на сайте Newmobilemedia.com). Окончательный вид введенного отображаемого имени должен быть примерно таким: +18005551212, без дефисов. В AIM (и большинстве AIM-совместимых клиентов) щелкните правой клавишей мыши на номере в списке друзей и измените отображаемое имя, придав ему более удобную для чтения форму, например: Телефон Дженни Маккарти.

Пересылка на телефоны успешно выполняется при использовании собственного ПО AIM, но не всегда работает с IM-инструментарием сторонних фирм. Например, во время подготовки данной статьи можно было принимать, но не отправлять SMS-сообщения с помощью Meebo.com.

Когда текст из AIM поступает в телефон в первый раз, получатель должен принять его, ответив a, чтобы принимать сообщения только от этого отправителя, или on – для всех отправителей AIM. Сообщение можно заблокировать, отправив с телефона на номер 265019 текст с командой off для блокировки всех входящих сообщений от AIM. Введите d и отображаемое имя отправителя, чтобы блокировать письма только от этого человека.

Пользователи Google Talk также могут отправлять SMS-сообщения на телефоны (пока только в США). Обратитесь к учетной записи Gmail, перейдите к Settings и в разделе Labs включите экспериментальный режим Text Messaging (SM) in Chat. Однако он работает не с полным программным клиентом GTalk, а лишь с GTalk в боковой панели Gmail.

Робот IMified представляет собой очень полезное средство, повышающее продуктивность работы с IM-системами.

При входе через боковую панель пользователю предоставляется несколько вариантов отправки сообщений. В поле Search, add, or invite («Найти, добавить или пригласить») начните вводить имя контакта. Если используется Google Contacts и для контактов указаны номера мобильных телефонов, имя пользователя будет показано наряду с меню, из которого можно выбрать команду Send SMS. Когда на экране появится окно разговора, введите и отправьте сообщение. Если вы помните номер телефона, можно ввести его напрямую (не нужно добавлять +1). От Google поступит предложение сохранить номер с соответствующим именем.

iNezha. Инструмент для чтения новостей в IM-программе

Получатели SMS-сообщения увидят его с территориальным кодом 406 (шт. Монтана).

7. Широкие возможности IMified

IMified – служба с постоянно меняющимся обликом, недавно купленная поставщиком услуг связи Voxeo. В прошлом IMified предоставляла инструмент для более эффективной работы с мгновенными сообщениями; в настоящее время компания напрямую сотрудничает с разработчиками, которые предлагают похожие службы с собственными названиями. Первоначальный робот IMified продолжает функционировать и представляет собой очень полезное средство, повышающее продуктивность работы с IM-системами.

Пользователи Google Talk также могут отправлять SMS-сообщения на телефоны (пока только в США).

Чтобы создать учетную запись, достаточно добавить отображаемое имя в список друзей (IMified для AIM; mified@imified.com для учетных записей Google Talk и MSN/Windows Live). Откройте окно разговора и введите m (меню). Один из вариантов, выдаваемых IMified, – My Account. Введите соответствующее число, и вы получите длинный URL-адрес; щелкнув на нем, вы перейдете на Web-страницу, сформированную для учетной записи.

На этой странице пользователь добавляет виджеты – элементы, отображаемые в IM-меню IMified. Основные из них – заметки, списки дел и напоминания, которые можно публиковать через службу IM, а впоследствии считывать с помощью IM (напоминания могут быть посланы пользователю в заранее установленное время). Существуют виджеты для доступа к регулярно используемым инструментам сторонних фирм: Google Calendar, 30Boxes, BackPack, Remember The Milk, Blogger, TypePad, WordPress, Tumblr, Twitter и др.

Remember The Milk – уникальный инструмент для ведения списков дел

Назначьте имя для ярлыка каждой выбранной службы. При открытии IM-окна IMified введите ярлык, затем некоторый текст, чтобы опубликовать данные в нужной службе или получить их. Например, откройте окно, введите /twit This is an update to twitter from IMified, и все данные после начального ярлыка (обозначенного косой чертой) будут переданы в Twitter.

Имейте в виду, что несколько экземпляров IMified, например один для AIM и один для GTalk, не принадлежат к одной учетной записи: они отдельные, поэтому виджеты, установленные в одном, не отображаются в других. И в настоящее время нет способа объединить их.

Доступ к базе данных сообщества с использованием MyGADs – эффективное средство обмена информацией

Уже давно не выпускались новые виджеты для IMified. Причина вполне ясна: когда в последний раз вы видели привязки к Facebook из Web-службы? Компания выключала робот на некоторое время, но потом вновь вернула его как «технологическую демонстрацию» для своей новой платформы. К сожалению, демонстрационная версия работает нестабильно. Со временем робот IMified будет заново запущен на новой платформе разработчика (компания утверждает, что переход будет незаметным для нынешних пользователей) и станет гораздо более стабильным и продуктивным. Вероятно, в будущем появятся службы других компаний на основе IMified, и пользователи смогут дополнить список друзей новыми роботами, тем самым повысив эффективность и удобство работы с IM-системами.

Ping.fm – средство для рассылки сообщений в множество разнородных сетей IM

8. Роботы AIM сообщают время показа фильмов

Как правило, пользователь получает учетную запись AIM с готовым списком неизвестных вам друзей. Это AIM-роботы – отображаемые имена, которые не принадлежат реальным людям и обеспечивают доступ к самой разнообразной информации в зависимости от конкретного робота.

Возможно, самый полезный из них – Moviefone (служба, также принадлежащая компании AOL). Многим уже доводилось пользоваться похожей службой на телефоне. Внесите имя Moviefone в список друзей (если его там еще нет), откройте окно разговора и введите «s», чтобы запустить службу. Введите почтовый код, чтобы робот нашел местные кинотеатры. Теперь пользователю будут предоставляться киноафиши, время показа, а на более глубоких уровнях – сведения об актерах и самом фильме.

В галерее AIM Bots можно выбрать полезные роботы. Cupid поможет найти подарки в магазине для влюбленных, USA Today доставит в реальном времени заголовки новостей из одноименной газеты; есть немало и других помощников. Некоторые роботы более не функционируют, но активные полезно сохранить в списке. Пробные варианты всех роботов предлагаются бесплатно.