Time management: экономика минут

Time management: экономика минут

Автор: Александр Котов

В наши дни время становится ключевой валютой для всех успешных людей. Однако грамотно распоряжаться им - целое искусство, коим владеют немногие.

В статье рассматриваются законы экономики минут и даются некоторые рекомендации по управлению этой ценной валютой.

Время - ценная валюта

Начиная с некоторой и, вообще говоря, относительно небольшой суммы деньги перестают быть для человека самоцелью, и на первое место в списке дефицитных ресурсов выходит собственное время. При наличии крыши над головой, еды и одежды деньги из насущной необходимости превращаются в инструмент расширения возможностей. Чем больше денег - тем шире возможности. Но даже у самых богатых людей в сутках всего лишь 24 часа. И чем больше доступных способов эффективно потратить эти часы - тем ценнее становится собственное время…

Время - единственный для любого из людей ресурс, который ограничен даже в теории. Поясним на примере придуманного нами программиста Василия. Пусть (мы ведь оптимисты, правда?!) Васе суждено прожить на этом свете ни много ни мало 80 лет. Умножая это число на 365 суток в году и на 24 часа в сутках, получаем, что в Васином распоряжении имеется около 700 тысяч часов - вот вся его жизнь! И 250 тысяч у Васи уже в прошлом. Кроме того, из оставшегося времени можно спокойно вычесть одну треть, которая будет потрачена на сон. И вот представьте, просыпается однажды утром наш герой, берет в руки свежий номер «Компьютерры», открывает эту статью и осознает, что в здравом уме осталось ему потратить порядка 300 тысяч часов, что с каждым часом его жизни происходит декремент $hours- и что счетчик этот включился еще в момент его рождения… и начинает задумываться, на что же можно так обменять свое собственное время, чтобы оно не сгорало, а конвертировалось в ценности иного рода.

На что тратится время?!

Каждый из нас обменивает свое собственное время на что-либо. Самый распространенный способ потратить время - это купить на него деньги. Так поступают, пожалуй, все работающие люди, точно так же поступает и Василий. Работая программистом, он за свои 176 часов (при восьмичасовом рабочем дне) ежемесячно приобретает… ну, допустим, штуку вечнозеленых. О том, в каком городе и в какой организации ему это удается, уточнять не будем. У него остается еще 304 непотраченных часа в месяц, так что продолжим их делить. Время нерабочее делится на время околорабочее и на досуг. Околорабочее отнимает в среднем по четыре часа каждый будний день - это время от утреннего будильника до прихода на работу плюс время на то, чтобы прийти после работы в себя. Васе ведь надо добраться до дома, покушать, поваляться полчасика на диванчике, чтобы утрамбовать вертящиеся в голове мысли… А оставшиеся 52 часа в неделю - это его досуг. Два шестнадцатичасовых выходных и пять четырехчасовых вечеров тратятся на общение с друзьями и с подругами, на просмотр фильмов и телепередач, на чтение журналов, на домашние дела и прочие мелкие преобразования собственного информационного и физического пространства, направленные в основном в сторону отдыха и получения удовольствий. Если мы сейчас вдруг возьмем и начнем советовать Васе, как ему следует распоряжаться своим досугом, то у нас появится шанс оказаться именно там, куда Вася нас пошлет после наших указаний. Так что оставшаяся часть статьи посвящена вопросу о том, как не дать проектам и идеям задохнуться в дефиците самого дефицитного ресурса.

Молодые специалисты частенько говорят, что у них нет времени заниматься научной деятельностью, исследованиями в специальных областях технологии программирования, написанием документации и т. п. Некоторых это возмущает, но факт остается фактом. Вот, к примеру, наш Вася занимается развитием двух программных проектов в своей организации, еще одним проектом он занимается для души, а еще он является барабанщиком в некой гаражной команде и мечтает поскорее записать свой первый альбом. Поскольку лишнего времени у Васи действительно нет и в ближайшем будущем не предвидится, ему ничего не остается, как смириться с реальностью и попытаться извлечь из нее максимальную выгоду. А для этого нужно грамотно распределить дефицитное время!

Грамотно распределить!

Самая банальная рекомендация - составить график, в котором время работы над каждым проектом было бы грамотно распределено. Большинство программистов избегает составления различных графиков и расписаний, а то меньшинство, которое их все же составляет, наверняка делает это либо для начальства, либо просто для того, чтобы оно у них было. Но никто в среде программистов по-настоящему не верит в графики, кроме, быть может, менеджеров верхнего звена, верящих еще и в то, что ни один программный проект невозможно завершить в срок, и даже к пробуждению Ктулху…

Итак, отчего же Василий не тратит свое время на составление планов? Тому есть две главные причины. Во-первых, это действительно непросто, а с учетом отсутствия у него опыта проектирования по графику - особенно непросто. Во-вторых, он, как и большинство программистов, не верит в какие-либо графики. Зачем ему тратить умственные усилия на составление расписания, когда написание куска кода отнимет столько времени, сколько оно отнимет, а время на его отладку - вообще штука недетерминированная?

Однако Василию все-таки следует научиться планировать свое время. Во-первых, потому, что когда существует множество вещей, коими надо заняться, их просто невозможно удержать в голове все. А забыть о чем-нибудь - это почти всегда неприятно… Во-вторых, потому, что до тех пор, пока проект не будет распланирован хотя бы в общих чертах, вряд ли можно судить о его выполнимости. В-третьих, потому, что даже если суровая действительность ехидно насмехается над составленными графиками, эти графики будут по-прежнему отражать список работ, которые необходимо выполнить, и будут по-прежнему помогать выделить среди них приоритетные. В общем, пусть Вася дочитывает эту статью, а мы перейдем от вопроса «зачем?» к вопросу «как?».

Планирование в программных проектах

Хорошие рекомендации по составлению графиков и распределению времени приводит на своем сайте Джойл Спольски (Joel Spolsky), известный программист, бизнесмен и публицист из Нью-Йорка. Суть его рекомендаций можно свести к следующим основным пунктам:

Для распределения собственного времени в рамках работы над конкретными проектами не подходят монстрообразные инструменты а-ля Microsoft Project. Гораздо лучше использовать простые табличные инструменты, такие как Microsoft Excel, или сервисы Web 2.0, аналогичные описанному ниже Voo2Do, которые не будут отвлекать от процесса составления расписания сложностью своего интерфейса.

Единицей измерения времени везде являются часы, это хороший компромисс между простотой и точностью.

Расписание должно быть простым. Джоэл предлагает составлять его в виде удобной и понятной таблицы, в которой всего семь столбцов: проект, задание в рамках проекта, приоритет задания, первоначальная оценка времени работы над заданием в часах, текущая оценка этого времени, количество уже потраченных на задание часов, и наконец, количество часов, которое еще предстоит на него потратить. Шестой и седьмой столбцы в сумме должны составлять пятый. Две оценки общего времени работы (первоначальная и текущая) нужны для того, чтобы работала обратная связь. Они помогают понять те иллюзии, которыми вы руководствовались при составлении графика, и таким образом с каждым разом улучшают качество планирования времени. Один из законов Мерфи применительно к программированию гласит: если программу мыслилось написать за N часов, то реально она будет написана за рN часов. Это нормально, если для первых графиков соотношение между четвертым и пятым столбцами таблицы окажется именно таким. Обратная связь помогает его уменьшать.

Каждый проект должен состоять из нескольких заданий. В примере, приведенном на рис. 1, таким проектом является добавление проверки орфографии, которое разбито на три задания. В этом же примере путем сравнения 4-го и 5-го столбцов видно, как изменилась оценка времени работы над каждым из заданий после начала работы.

Пожалуй, разбить проект на задания - это ключевой момент процесса составления графиков. В графиках не должно быть объемных и абстрактно сформулированных заданий. Если задание (такое, как, например, добавление проверки орфографии) оценивается более чем в 16 часов, то лучше разбить его на несколько.

График работы над проектом может составлять только тот программист, который собирается сам писать код. Любые попытки навязывания графиков «сверху» обречены на провал. И ни в коем случае нельзя позволить менеджерскому составу изменять оценку времени работы над заданиями. Графики служат для распределения собственного времени, и если начальство вносит в график коррективы, то иногда даже лучше жить при двух графиках. В одном начальство будет рисовать свои цифры, а другой, собственный, должен быть более реалистичным.

Если у вас есть охапка деревянных чурбанов, и эта охапка ну никак не желает залезать в предназначенную для нее коробку, то выбор у вас небольшой: либо вы берете коробку побольше, либо выкидываете несколько чурбанов из охапки, упаковывая оставшиеся в коробку. Но вы никак не можете уменьшить размер деревянных чурбанов, а если вы думаете, что можете, то вы просто обманываете себя. То же самое и с планированием времени. Если вы хотите выпустить релиз через шесть месяцев, а по расписанию необходимо еще двенадцать, то имейте в виду, что время работы над выполнением каждого задания невозможно сократить. Либо вы отодвигаете дату релиза на подальше, либо убираете из расписания часть заданий. Второе, вообще говоря, более разумно, так как выгоднее выпустить в срок менее функциональный продукт, чем откладывать его выпуск. Поясним на простом примере с игровыми приставками. Что лучше: Microsoft Xbox 360 или Sony PlayStation 3? В теории PlayStation 3 лучше - там и процессор Cell, и Blu-ray-привод… но деньги-то ведь сейчас делает Microsoft! Потому что эти ребята выпуск своего продукта по нескольку раз не отодвигали…

Инструменты распределения времени

В настоящее время существует немало инструментов, призванных существенно облегчить задачу управления временем. Для распределения собственного времени по вышеописанной системе лучше всего, наверное, подходит онлайн-сервисVoo2Do, детище программиста Шимона Руры (Shimon Rura). Voo2Do представляет собой бесплатный конструктор графиков, реализованный в традициях Web 2.0 и имеющий простой, но обладающий всеми необходимыми функциями интерфейс. Сервис позволяет отслеживать выполнение проектов в целом, отдельных заданий в рамках проекта, корректировать сроки, отслеживать дедлайны, добавлять заметки к конкретным заданиям, группировать задания в проекты, а проекты - в контексты (работа, хобби, личные дела и пр.). Можно составить график проекта на работе и подкорректировать его дома… Интерфейс Voo2Do так понятен, что можно начинать работу без всяких предварительных пояснений. А предварительные пояснения состоят в основном из скриншотов, демонстрирующих сервис в действии.

Другим бесплатным сервисом Web 2.0, который достоин упоминания, являетсяSlimTimer, созданный и активно развиваемый специалистом по проектированию интерфейсов Ричардом Вайтом (Richard White) под девизом «Make love not timesheets». Фишка этого сервиса - удобный автоматический таймер, который появляется во всплывающем окне и избавляет от необходимости держать под рукой секундомер для оценки реального времени выполнения задания. Что называется, щелк - и счетчик включен! Кроме необходимой базовой функциональности, SlimTimer поддерживает коллективное управление временем работы над проектами и экспорт данных в формат CSV (Excel). Среди других конкурирующих сервисов можно отметить очень хороший, но пока не совсем стабильныйTickspot, симпатичный Toggl, включающий все деталиClockingIT. А еще естьTime Trackerи несколько других. Каким из них пользоваться - дело вкуса.

Что же касается классических программ для распределения времени, веб-сервисами не являющихся, то их неплохой сравнительный анализ можно найти на страничкеengtech.wordpress.com/2006/06/17/painless-estimation-evaluated. Блоггер, скрывающийся под псевдонимом engtech, приводит описание подходящих инструментов, начиная от Microsoft Excel и заканчивая продуктом с открытыми исходными кодами ToDo list. Последний и рекомендуется к использованию в том случае, если планирование времени должно осуществляться только на одном компьютере.

Резюме

Если тратить каждый день по несколько минут на поддержание графика в актуальном состоянии, то эти несколько минут окупят себя сторицей. Окупят насыщением и удорожанием времени текущего и разумным сохранением времени будущего. Такая вот получается экономика. Экономика минут.

Автор благодарит Ю. Лифшица и А. Шалыто за помощь при подготовке статьи.