Ввод и корректировка данных

Ввод и корректировка данных

Как уже говорилось, для ввода новых данных иногда используются таблицы, но удобнее применять для этой цели формы.

Рассмотрим такую возможность на примере формы Приборы, с которой вы работали в предыдущем разделе.

Выведите ее на экран. Теперь с помощью кнопки в поле номера записи задайте его максимально возможное значение (см. рис. 4.34). Всего в форме имеется 173 записи; значит, установите указатель на цифре 174. Как правило, перед вводом новых записей в основную форму необходимо предварительно пополнить или обновить словари (формы Страны, Фирмы, Типы приборов, Назначение). Открыть перечисленные формы можно как по отдельности, из их собственных окон, так и из формы Приборы. Рассмотрим последний вариант.

Рис. 4.34

Для подобных случаев в форме Приборы есть кнопки Новый тип прибора, Новая фирма, Новое назначение прибора. Механизм их создания подробно обсужден выше.

Предположим, что перед вводом новой записи по приборам необходимо ввести новые записи в словарные формы Страны и Фирмы. Начнем с последней.

Щелкните по кнопке Новая фирма. На экране появится форма Фирмы, готовая для ввода новой записи: все поля пусты, а в поле номера записи установлено значение 27, тогда как всего в словаре Фирмы 26 значений (см. рис. 4.35).

Если вам не требуется заносить новое значение в словарь Страны, вводите новую фирму, которая зарегистрирована в одной из стран, уже включенных в этот словарь. Если надо ввести также и новое значение страны, то в окне формы Фирмы (см. рис. 4.35) следует щелкнуть по кнопке Новая страна. В результате откроется форма Страны, готовая к вводу информации.

Внесите в поле Страна название страны, например Португалия (см. рис. 4.36). Порядковый номер, выполняющий здесь функцию кода, вводится автоматически. Затем воспользуйтесь клавишей Enter на клавиатуре. Теперь можно набирать текст в следующем поле – Примечания. После повторного нажатия клавиши Enter форма Страны закрывается. Далее введите название фирмы в соответствующее поле формы Фирмы (см. рис. 4.35). Новой фирме должна соответствовать страна, поэтому щелкните по стрелке прокрутки в этом поле и выберите любую страну из раскрывшегося списка. Обратите внимание, что в нем уже содержится Португалия (см. рис. 4.37). Выбрав страну, введите в одноименное поле название фирмы (в нашем примере – TAAG ).

Рис. 4.37

Точно так же вы должны действовать, вводя запись о новом приборе в форме Приборы (см. рис. 4.38). Во все поля, содержащие стрелки прокрутки, данные можно включать двумя способами. Первый: вы выбираете нужную позицию из списка. (Так, в контекстном списке фирм, показанном на рис. 4.38, уже содержится новая фирма TAAG .) Второй вариант: вы вводите данные с помощью клавиатуры.

При необходимости вы таким же образом вводите новые позиции в словарные формы Типы приборов и Назначение. В поля, не имеющие стрелок прокрутки, данные вводятся с клавиатуры. Так, в поле Вес, кг указано числовое значение 14. После ввода всех необходимых сведений нажмите клавишу Enter, чтобы запомнить все сделанные изменения.

Форму можно использовать не только для ввода, но и для удаления информации. Обратите внимание, что каждая из форм, показанных на рис. 4.3 – 4.38, включает кнопки Изменить запись и Удалить запись. Для корректировки данных откройте нужную запись, произведите необходимые изменения, а затем с помощью клавиши Enter дайте программе команду запомнить их. При удалении записи сначала откройте ее, а потом просто щелкните по кнопке Удалить запись.

Итак, в этом разделе мы стремились показать, что формы – очень мощный и гибкий инструмент работы с данными. Однако в ряде случаев (например, при подготовке формы для ввода, корректировки и удаления данных) штатного программного обеспечения Access 2002 может быть недостаточно для выполнения необходимых операций. Это легко объяснить: проблемы, которые возникают в подобных ситуациях, часто оказываются специфическими, и для их решения стандартных программных средств будет недостаточно.