MS Word

MS Word

Создание и разметка документа

Современную жизнь нельзя представить без обилия текстовых документов в бумажном и электронном виде.

Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, формулы и графики, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати и даже верстать целые книги. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара, и практически везде его смогут прочесть.

В предыдущем разделе вы научились создавать и открывать простейшие документы Word. Сейчас пришло время познакомиться с шаблонами и мастерами, генерирующими стандартное содержание и общее оформление документов. Наличие такого предварительно настроенного документа облегчает процесс ввода конкретного текста.

Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых кроме текста и списка стилей хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что ранее мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим свой собственный шаблон.

1. Создайте новый документ. Введите надпись Геркулес и создайте горизонтальную линию

2. Выберите команду Файл > Сохранить как (File > Save As). Откроется окно диалога Сохранение документа (Save As) (рис. 3.53).

Рис. 3.53

3. В раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) выберите пункт Шаблон документа (Document Template).

4. В левой панели окна сохранения файла щелкните на кнопке Мои документы (My Documents).

5. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).

6. В открывшемся окне диалога введите текст Шаблоны.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. В поле Имя файла (File Name) введите Неге.

9. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

10. Выберите команду Файл > Закрыть (File > Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.

11. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options).

12. Щелкните в открывшемся окне диалога на вкладке Расположение (File Locations). На этой вкладке, показанной на рисунке 3.54, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.

13. Щелкните на строчке Шаблоны пользователя (User Templates).

14. Затем щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется окно диалога, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.

15. Щелкните в левой панели этого окна на кнопке Мои документы (My Documents), затем в основной области окна диалога дважды щелкните на недавно созданной папке Шаблоны.

16. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь на вкладку Расположение (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) указана правильная папка.

17. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно параметров.

18. Теперь попробуйте создать на базе построенного шаблона новый документ. Выберите команду Файл > Создать (File > New). В правой стороне экрана появляется окно Создание документа (New Document) области задач. В разделе Создание с помощью шаблона (New from Template) перечислены недавно используемые шаблоны и ряд стандартных шаблонов. Щелкните на значке Общие шаблоны (General Templates). Значок шаблона Неге появился в окне диалога Шаблоны (Templates) (рис. 3.55). Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением dot, записанных в папку с шаблонами пользователя.

19. С помощью переключателя Создать (Create New) выберите тип создаваемого файла. Положение Документ (Document) соответствует созданию обычного текстового документа, а Шаблон (Template) позволяет создать новый шаблон.

20. Дважды щелкните на значке Неге. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес (рис. 3.56). Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании «Геркулес», и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.

Следует отметить, что так называемый «Обычный документ», который создается щелчком на кнопке Создать (New) панели инструментов или выбором значка Новый документ (Blanck Document) в разделе Создание документа (New) окна области задач, на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dot, который хранится в папке C: Microsoft OfficeTemplates (предполагается, что пакет Office 2002 был установлен в папку Microsoft Office диска С:). Шаблон NormaLdot играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, т. е. вид и поведение программы при ее запуске.