Преимущества электронных документов
Преимущества электронных документов
Потоки документов отображают деятельность любой организации. От их правильного обращения напрямую зависит успех бизнеса, поэтому во все времена правильной организации документооборота уделялось достаточно внимания. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Дело здесь не только в замене готовых типографских форм на электронные шаблоны, хранящиеся в компьютере, хотя одно это уже способно значительно увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Значительно проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или по обычной почте письмо бумажное.
Электронные документы легко объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.
Вопрос состоит только в том, насколько сложно изменить традиционную бумажную систему на электронную. С технической точки зрения это довольно просто. Вы сами в состоянии создать электронные документы и организовать их обмен. Однако правовые аспекты электронного документооборота иногда ставят непреодолимые препятствия. Простой пример: для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена: достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись, и никто не сможет доказать, что его автор – не вы. Простота копирования создает серьезную угрозу для секретной информации.
Однако достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. Уже никуда не уйти от утвердившихся практик обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз данных и даже баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями. Программисты также не остаются в стороне и предлагают проработанные в деталях собственные системы. Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство несравнимо удобнее.
Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при внедрении в органах государственного управления. Речь в этом случае идет о значительных средствах, поэтому неоднократно проводились различные исследования. Следует обратить внимание на их результаты – на те преимущества, которые, по мнению экспертов, дает электронное делопроизводство системе госуправления, а именно:
• обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;
• интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;
• создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;
• оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;
• повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.
Это весомые аргументы, которые могут быть приведены и в пользу электронного документооборота даже небольшой организации.
Более 800 000 книг и аудиокниг! 📚
Получи 2 месяца Литрес Подписки в подарок и наслаждайся неограниченным чтением
ПОЛУЧИТЬ ПОДАРОКДанный текст является ознакомительным фрагментом.
Читайте также
4.3 Преимущества Fibre Channel
4.3 Преимущества Fibre Channel Рассмотрим преимущества использования SAN на базе Fibre Channel. Хотя возможности, описанные в разделах 4.3.1–4.3.7, все еще широко применяются, не забывайте, что такая ситуация может измениться в любой момент, так как технологический прогресс не стоит на
2.2.1. Преимущества ADSL-соединения
2.2.1. Преимущества ADSL-соединения В последнее время очень популярны ADSL-соединения (Asymmetric Digital Subscriber Line, асимметричная цифровая абонентская линия), Причина их популярности проста: высокая скорость и дешевизна, Как правило, в месяц безлимитное ADSL-соединение обходится в 20-30
6.2. Процессор электронных таблиц
6.2. Процессор электронных таблиц 6.2.1. Знакомство с Spreadsheet Программа OpenOffice Spreadsheet является аналогом популярной программы работы с электронными таблицами MS Excel (рис. 6.12). Запустить Spreadsheet можно с помощью команды меню Приложения?Офис?Электронная таблица.Интерфейс программы
3.1.1. Преимущества I2P
3.1.1. Преимущества I2P Итак, чем же I2P полезна обычным пользователям? Начнем с торрент-трекеров. Загружая фильм (программу, музыкальную композицию и т. п.) с торрент-трекера (не говоря уже о раздаче этого контента), вы нарушаете законодательство об авторских правах. А во время
Преимущества CIL
Преимущества CIL Вы можете спросить, зачем компилировать исходный код в CIL, а не прямо в набор специальных системных команд. Одним из преимуществ этого является интеграция языков, поскольку вы уже убедились, что все компиляторы .NET выдают приблизительно одинаковые наборы
Главные преимущества ASP.NET 1.х
Главные преимущества ASP.NET 1.х Уже первая главная реализация ASP.NET (версии 1.x) предложила фантастические возможности преодоления ограничений, присущих классической технологии ASP. По сути, платформа .NET дала начало использованию следующих подходов.• ASP.NET 1.x предлагает модель,
Главные преимущества ASP.NET 2.0
Главные преимущества ASP.NET 2.0 ASP.NET 2.0 предлагает ряд новых пространств имен, типов, утилит и подходов в разработке Web-приложений .NET. Вот их неполный список.• В ASP.NET 2.0 для разрабатываемого и тестируемого Web-узла уже не требуется хостинг в IIS. Теперь вы можете разместить свой
Преимущества Web-сервисов XML
Преимущества Web-сервисов XML На первый взгляд, Web-сервисы XML могут показаться просто очередной новой технологией удаленного взаимодействия. Это, конечно, так и есть, но давайте рассмотрим эту технологию чуть подробнее. Исторически для доступа к удаленным объектам всегда
26 Преимущества видимости
26 Преимущества видимости Помню, как я писал свою первую программу. Это было упражнение по Фортрану в рамках курса, известного под названием 6.41. В те дни в Мас-сачусетском технологическом институте все шло под своими номерами, в том числе и моя программа. Написать ее не
Преимущества PascalABC.NET
Преимущества PascalABC.NET Современный язык программирования Object PascalЯзык PascalABC.NET включает в себя практически весь стандартный язык Паскаль, а также большинство языковых расширений языка Delphi. Однако, этих средств недостаточно для современного программирования. Именно
Преимущества неочевIDны
Преимущества неочевIDны Министр внутренних дел Великобритании Чарльз Кларк (Charles Clarke) в интервью BBC честно признал, что пластиковые идентификационные чип-карты с биометрией, за повсеместное внедрение которых ратует английское правительство, не смогли бы предотвратить
Преимущества ASAP
Преимущества ASAP Использование методологии ASAP и предусмотренных в ней стандартных списков контрольных вопросов, опросных листов, шаблонов документов, руководств и рекомендаций дает следующие преимущества:• Быстрота внедрения• Оптимальное использование средств и
14.2.2. Преимущества и недостатки DVD
14.2.2. Преимущества и недостатки DVD У всего есть свои преимущества и недостатки. Есть они и у DVD. Начнем с преимуществ.? Большая емкость диска — лишнего места не бывает! Но, с другой стороны, 4,7 Гбайт хорошо для записи фильма в цифровом качестве (или коллекции фильмов в MPEG-4). Для
Ожидаемые преимущества
Ожидаемые преимущества Повторное использование может обеспечить прогресс на следующих направлениях:[x]. Своевременность (timeliness) (в том смысле, который определен при обсуждении показателей качества: быстрота доведения проектов до завершения и продукции до рынка). При
Преимущества
Преимущества Причины применения статической типизации в объектной технологии мы перечислили в начале лекции. Это надежность, простота понимания и эффективность.Надежность обусловлена обнаружением ошибок, которые иначе могли проявить себя лишь во время работы, и