Глава 13 Начинаем работу со справочниками

Глава 13 Начинаем работу со справочниками

При заполнении документов, как мы вскоре увидим, часто используются данные, определенные заранее и являющиеся основой информационной базы. Можно выделить несколько типов справочной информации: данные, хранящиеся в справочниках, таблица плана счетов и индивидуальные более или менее постоянные настройки конкретного пользователя. Об этом и пойдет речь в данной главе.

• Общие принципы работы со справочниками

• Заполнение справочников

• План счетов

• Настройки организации-пользователя

Общие принципы работы со справочниками

Информация из справочников используется при оформлении документов и бухгалтерских операций. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц базы данных. Открыть любой справочник можно из меню Справочники.

Откройте справочник Материалы (команда Справочники ? Материалы). На его примере мы познакомимся с особенностями работы со справочниками (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Окно справочника Материалы

Просмотр и редактирование записей

Любой справочник представляет собой таблицу, состоящую из записей. Выбранной (активной) считается запись, в которой находится курсор (выбранная запись подсвечивается синим цветом), причем неважно, в какой именно графе записи он находится.

Выберите запись и нажмите клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть на записи. Откроется окно с формой, в котором можно просмотреть значения полей записи и при необходимости внести исправления.

Сохраните изменения, щелкнув на кнопке ОК. Если внесенные изменения сохранять не надо, нажмите клавишу Esc или закройте окно с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу окна и ответьте Нет на вопрос о сохранении изменений.

Добавление записи в справочник

Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши Insert. Можно также воспользоваться командой меню Действия ? Новый или кнопкой Ввод новой строки на панели инструментов окна справочника.

После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Поля в этом окне следует заполнить данными о материалах (справочник Материалы), контрагентах (справочник Контрагенты), сведениями о сотрудниках (справочник Сотрудники), номенклатуре товаров (справочник Номенклатура) и т. д.

Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного раскрывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Как работать с полями диалогового окна, было рассказано в главе 4.

Поля ввода серого цвета заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение.

Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке ОК.

Задание 1

В качестве примера попробуйте добавить запись в справочник Материалы. В этот справочник вносятся данные о материалах, которые используются в производстве.

1. Выберите команду Справочники ? Материалы.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. В открывшемся окне введите название материала (рис. 13.2). Поле Ед. изм. (единицы измерения) заполняется с помощью кнопки выбора в правой части поля. Щелкните на кнопке и двойным щелчком выберите единицу измерения из открывшегося справочника Единицы измерения.

4. В поле Вид укажите счет и субсчет, которые предполагаете использовать при проведении операций по учету материалов.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.2. Заполнение справочника Материалы

Создание групп

Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Согласитесь, неудобно пользоваться базой данных, в которой продовольственные товары находятся в одном списке с промышленными. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две группы. Можно также, например, разделить всех сотрудников организации на группы, соответствующие разным отделам. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно поместить в две разные группы.

Группы обозначаются папками желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки.

Если около папки находится квадратик со знаком «плюс», значит, данная группа имеет подгруппы. Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Значок «плюс» рядом с папкой поменяется на «минус».

Для создания новой группы выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которой надо создать подгруппу.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы на панели инструментов.

3. Заполните поля в открывшемся окне, дайте название группе.

4. Сохраните созданную запись, щелкнув на кнопке ОК.

Задание 2

Создайте в справочнике Материалы папку Производственные:

1. Откройте справочник Материалы.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы или выберите команду Действие ? Новая группа. Откроется окно Группа материалов: Новый.

3. Укажите в поле Наименование название группы Производственные (рис. 13.3).

4. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.3. Создание новой группы

Пометка на удаление

Если запись больше не нужна, ее можно пометить для удаления. Для этого выберите запись и нажмите клавишу Delete или щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов. Около значка папки появится синий крестик. Такую запись нельзя будет использовать.

Удаление записи из справочника

Чтобы удалить помеченные для удаления объекты, действуйте по следующему алгоритму:

1. Закройте все открытые в программе окна.

2. Выберите в меню команду Операции ? Удаление помеченных на удаление объектов.

3. Подтвердите намерение удалить объекты. Откроется окно Удаление помеченных объектов со списком помеченных для удаления записей.

4. Некоторые записи в справочнике могут быть задействованы в проводках или документах. Тогда их удаление будет невозможным. Кнопка Контроль проверяет наличие таких ограничений. При щелчке на этой кнопке будет проверена возможность удаления помеченных записей. Если объекты удалить невозможно, появится предупреждение, а в поле Ссылки на удаляемый объект будут выведены документы, в которых имеются ссылки на удаляемый объект.

5. Щелкните на кнопке Удалить. В области сообщений в нижней части окна приводится список объектов, которые удалось удалить.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.



Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг:

Глава 4. Начинаем творить

Из книги автора

Глава 4. Начинаем творить Нет лучшего способа научиться использовать сетки, чем «засучить рукава» и приступить к делу. Настало время применить на практике все накопленные теоретические знания. В этой главе описан поиск практического решения для создания


Глава 5 Централизовать всю работу радио

Из книги автора

Глава 5 Централизовать всю работу радио «Мы просто не имеем права утопить в рекламной болтовне эту великую возможность служения обществу, новостей, развлечений, образования и жизненно важных коммерческих задач», — произнес Герберт Гувер, министр торговли, на первой


Глава 9 Начинаем работу

Из книги автора

Глава 9 Начинаем работу Эта глава посвящена основным приемам работы в программе Excel, редактированию и форматированию ячеек, а также созданию диаграмм.• Редактирование ячеек• Ввод формул• Работа с диапазонами ячеек• Автоматический ввод значений• Форматирование


Глава 12 Пишем реферат, курсовую, диплом: как лучше организовать работу

Из книги автора

Глава 12 Пишем реферат, курсовую, диплом: как лучше организовать работу • Выбор темы• Составление плана. Начало работы• Структура работы• Работа с литературойОформление работы на компьютере – важный, но вторичный этап ее создания. В первую очередь работу нужно


Глава 5. Начинаем взлетать. Концепция развития программиста

Из книги автора

Глава 5. Начинаем взлетать. Концепция развития программиста Есть такое выражение «Талантливый человек - талантлив во всем». Действительно, успешным людям часто сопутствует удача, за какое бы дело они не взялись. В чем же их секрет? Секрет в том, что они живут гармоничной


4.3.2. Приступаем к работе со справочниками сообщений

Из книги автора

4.3.2. Приступаем к работе со справочниками сообщений Возможно, библиотека gettext на вашем компьютере уже установлена. Если нет, проще всего выполнить команду gem install gettext.Для разработки вам понадобятся утилиты GNU. Если вы работаете в системе UNIX, то, скорее всего, они уже


Глава 1. Обман при устройстве на работу и в предложениях заработка

Из книги автора

Глава 1. Обман при устройстве на работу и в предложениях заработка Рыба ищет, где глубже, а человек – где лучше. В поисках нового места работы или дополнительной подработки многие пользуются Интернетом, где и попадают в лапы многочисленных мошенников.В первую очередь


Глава 3 Начинаем работу в ArCon

Из книги автора

Глава 3 Начинаем работу в ArCon • Проект ArCon• Создание нового проектаПредыдущие две главы носили обзорный характер. Главное, что вы должны были получить после их прочтения, – это хорошее представление о возможностях и общих принципах работы в программе ArCon. Сейчас, полагаю,


Начинаем работу. Как правильно включить и выключить ноутбук

Из книги автора

Начинаем работу. Как правильно включить и выключить ноутбук Грамотное включение и отключение компьютера очень важно для его долгой и продуктивной жизни.Итак, откройте ноутбук. На рабочей панели, прямо над клавиатурой, обычно посередине, находится большая кнопка, на


Глава 1 Интернет — начинаем работать

Из книги автора

Глава 1 Интернет — начинаем работать Запуск обозревателя Internet Explorer Для запуска обозревателя нужно щелкнуть по его значку — это симпатичная голубая буква е, вокруг которой что-то быстро вращается по орбите. Значок IE можно найти:? в панели быстрого запуска, на панели задач


Глава 4 Самостоятельно осваиваем работу с клавиатурой и мышью

Из книги автора

Глава 4 Самостоятельно осваиваем работу с клавиатурой и мышью 4.1. Как не запутаться в кнопках клавиатуры В этой главе мы поговорим только о назначении стандартных клавиш, которые есть на любой клавиатуре, как бы она ни выглядела. А о назначении дополнительных клавиш вы


Глава 3 Начинаем «вскрытие»

Из книги автора

Глава 3 Начинаем «вскрытие» А вместо сердца – пламенный мотор. Из песенки о революционерах-киборгах И снова здравствуйте! Это на тот случай, если первая часть показалась вам слишком простой и вы начали читать книгу с данной главы.Специально для таких читателей озвучим


НАЧИНАЕМ РАБОТУ С WINDOWS

Из книги автора

НАЧИНАЕМ РАБОТУ С WINDOWS Наконец-то вы удобно угнездились на водительском месте в роскошной и красивой (хотя до ужаса капризной) спортивной машине под названием Windows. И вам нужно срочно выяснить две вещи: во-первых, как ею управлять, и, во-вторых, куда на ней можно поехать? А