Режимы работы с отчетами

Режимы работы с отчетами

В Access 2007 работа с отчетами может осуществляться в нескольких режимах: предварительный просмотр, представление отчета, режим конструктора и режим макета. Чтобы правильно выбрать режим работы, необходимо четко определить, какие действия будут производиться над отчетом.

• Режим предварительного просмотра отображает отчет в том виде, в каком он будет напечатан, поэтому его целесообразно выбирать в том случае, когда отчет необходимо просмотреть перед отправкой на печать.

• Режим отчета является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Этот режим удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена и изменять состав выводимых для просмотра данных.

• Если необходимо внести изменения в отчет, редактировать данные либо изменить его структуру, то лучше использовать режим работы макета или режим конструктора.

В Access 2007 есть возможность переключения между различными режимами работы с отчетами, которое также можно осуществлять несколькими способами.

Работа в режиме предварительного просмотра

Чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном отчете, а затем в контекстном меню выбрать команду Предварительный просмотр . Если отчет уже открыт, то вызвать контекстное меню можно щелчком правой кнопки мыши в окне отчета. После любого из этих действий отчет откроется в режиме предварительного просмотра. Для навигации по страницам отчета используются кнопки перехода по записям. В этом режиме на ленте отображается вкладка Предварительный просмотр . Она содержит ряд логических команд.

• Печать – содержит команду Печать , которая используется, если не требуется задания никаких дополнительных параметров. После ее выбора отчет сразу же выводится на печать.

• Разметка страницы – состоит из ряда команд, предназначенных для выбора размеров бумаги, выбора ориентации страницы – книжной или альбомной, задания размеров полей для всего отчета или только для определенных разделов документа, а также для задания параметров страницы.

• Масштаб – здесь находятся команды для изменения масштаба просмотра отчета в режиме предварительного просмотра, а также для выбора количества страниц отчета, отображаемых на одном листе.

• Данные – включает команды для обновления данных отчета, а также его экспорта в другие форматы данных.

Нажатие кнопки Закрыть окно предварительного просмотра в группе Закрыть приводит к закрытию окна предварительного просмотра и возврату в режим редактирования.

Режим макета

Режим макета является самым наглядным и удобным режимом, используемым для изменения отчета. Поскольку все изменения выполняются и отображаются сразу же после их внесения, то отредактированный отчет будет представлен пользователю практически в таком же виде, какой он будет иметь после вывода на печать. Отличие заключается в том, что данный режим не отображает разрывы страниц.

В режиме макета можно изменять структуру отчета, создавать уровни группировки, выбирать направление сортировки и выполнять другие задачи, влияющие на внешний вид отчета. Пользователь имеет возможность просматривать измененные данные, поэтому в нем удобно задавать нужную ширину столбцов.

Рассмотрим подробнее основные возможности изменения отчета, предоставляемые в режиме макета.

• В режиме макета вы можете изменять ширину столбцов и высоту строк. Для этого необходимо щелчком кнопки мыши выделить элемент столбца или строки, который требуется изменить. Свидетельством того, что нужное поле выделено, будет появившаяся вокруг выбранного элемента граница. Чтобы изменить ширину столбца, достаточно перетащить левый или правый край границы поля. Для изменения высоты строки следует перетащить нижний или верхний край границы поля.

• Чтобы добавить поле в отчет, необходимо на вкладке Формат в группе Элементы управления выбрать команду Добавить поля . После этого появится окно Список полей , в котором будет отображен список доступных для добавления полей данного представления и список доступных полей из других таблиц, если такие имеются в наличии. Данная ситуация изображена на рис. 7.14.

Рис. 7.14. В этом окне следует выбрать поля, добавляемые в отчет

Добавление выбранного поля в отчет осуществляется путем его перетаскивания из списка полей в отчет. При этом та часть отчета, в которую будет помещено поле, если отпустить кнопку мыши, будет выделена. Если вы хотите добавить в отчет несколько полей, следует нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl , затем щелкнуть кнопкой мыши на тех полях таблицы, которые необходимо добавить в отчет. После этого отпустите клавишу Ctrl и с помощью мыши перетащите выделенные поля в отчет.

• Для удаления поля или столбца из отчета необходимо выделить удаляемое поле, его подпись или заголовок столбца, который требуется удалить. Отображенные вокруг элемента границы будут означать, что он выбран. Затем необходимо нажать клавишу Delete , и выбранный элемент будет удален.

• Чтобы изменить форматирование полей, необходимо выделить поля для форматирования, а затем на вкладке Формат в группе Шрифт выбрать нужный формат.

Для изменения параметров страницы отчета предназначены команды группы Разметка страниц , расположенной на вкладке Параметры страницы . С их помощью можно внести в отчет требуемые изменения.

1. Чтобы задать размер бумаги для текущего раздела, необходимо нажать кнопку Размер и выбрать в раскрывающемся списке нужный пункт. По умолчанию будет установлен формат А4.

2. С помощью кнопок Книжная или Альбомная следует установить нужную ориентацию страниц. В данном случае отчет содержит небольшое количество полей, поэтому целесообразней установить книжную ориентацию страниц.

3. Кнопка Поля используется для выбора полей отчета. Поля можно устанавливать как для всего документа, так и для отдельных его разделов. Чтобы задать размеры полей, необходимо нажать кнопку Поля и выбрать подходящий вариант, щелкнув на нем кнопкой мыши.

4. Если необходимо изменить сразу несколько параметров, удобней воспользоваться кнопкой Параметры страницы . Ее нажатие вызывает окно Параметры страницы , содержащее вкладки Параметры печати , Страница и Столбцы (рис. 7.15). Таким образом, кнопка Параметры страницы позволяет установить все доступные параметры в одном окне.

Внешний вид отчета определяется взаимным расположением в нем элементов управления, которое, в свою очередь, зависит от того, какой вид макета элементов управления выбран для данного отчета. В режиме макета доступны два основных вида макета элементов управления: табличный макет и макет в столбик.

Табличный макет характеризуется выровненным по столбцам и строкам положением элементов управления и обязательным расположением подписей в верней части таблицы над элементами управления. В отличие от табличного макета, на макете в столбик подписи находятся слева от элементов управления, а элементы управления выравниваются вертикально и располагаются друг под другом в столбик.

Кроме того, в отчете возможно использование различных макетов элементов управления. Создать новый макет элементов управления можно, выполняя несколько действий.

1. Необходимо выбрать элемент управления, который требуется внести в макет. Если добавить нужно сразу несколько элементов, то их выбор сопровождается удерживанием нажатой клавиши Shift . В качестве примера будет использован уже созданный отчет Товары . Выделите в нем элементы Наименование и Описание .

2. Затем нужно перейти на вкладку Упорядочить в группу Макет элемента управления и выбрать один из вариантов: Табличный или В столбик . После этого Access 2007 создаст макет элементов управления заданного типа со всеми выбранными элементами. В данном примере будет выбран вариант В столбик , и в результате отчет примет вид, показанный на рис. 7.16.

Чтобы разбить макет элементов управления на два макета, необходимо сделать следующее.

1. Нужно выделить предназначенные для перемещения в другой макет элементы. Выделение сразу нескольких элементов осуществляется путем удерживания нажатой клавиши Shift на клавиатуре и щелчков кнопкой мыши на нужных элементах управления.

2. Затем следует выбрать тип нового макета, для этого можно воспользоваться кнопками Табличный или В столбик , расположенными на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления , или щелчком правой кнопки мыши на выбранных элементах вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Макет , а затем тип создаваемого макета.

3. Для изменения расположения элементов управления в макете достаточно просто перетащить необходимый элемент управления в требуемое место. Горизонтальная или вертикальная полосы показывают ту область макета, в которой перетаскиваемый элемент будет располагаться после того, как кнопка мыши будет отпущена.

Чтобы обеспечить большую наглядность, в макет можно добавить линии сетки, разделяющей элементы управления. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Щелчком кнопки мыши выделить любое поле отчета. Это поле будет обозначено границей вокруг него.

2. Затем на вкладке Формат в группе Сетка следует нажать кнопку Сетка и выбрать нужное расположение линий сетки.

Линии сетки можно добавить и другим образом. Так, щелчком правой кнопкой мыши на любом элементе отчета нужно вызвать контекстное меню, в котором следует выбрать команду Макет , затем Сетка и указать необходимый тип линий сетки.

Также в режиме макета пользователь может добавить в отчет рисунок для использования его в качестве эмблемы. Процесс добавления или изменения эмблемы отчета выполняется следующим образом.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо выбрать команду Эмблема. На экране появится окно выбора рисунка (рис. 7.17).

2. В окне Выбор рисунка следует выбрать нужный файл эмблемы. Добавление файла осуществляется двойным щелчком кнопки на нем либо его выделением с последующим нажатием кнопки OК .

После выполнения этих действий выбранная эмблема будет добавлена в левый верхний угол отчета.

Добавить или изменить заголовок отчета можно, используя команду Заголовок , расположенную на вкладке Формат в группе Элементы управления . В качестве заголовка указывается имя отчета. При изменении названия отчета текст надписи выделяется автоматически, поэтому для его замены достаточно сразу ввести новый заголовок отчета и нажать клавишу Enter .

Чтобы добавить номера страниц, необходимо сделать следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажать кнопку Номер страницы .

2. В открывшемся окне Номера страниц , изображенном на рис. 7.18, необходимо выбрать требуемый формат, расположение и выравнивание нумерации страниц, а также указать, требуется ли отображение номера на первой странице отчета. В качестве примера задайте расположение нумерации по нижнему колонтитулу и выравнивание по центру, а также установите флажок Отображать номер на первой странице .

3. Установив требуемые параметры, нажмите кнопку OК , после чего страницы отчета будут пронумерованы.

Последней в данном разделе будет рассмотрена возможность вставки в отчет текущих даты или времени. Для этого нужно выполнить следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо нажать кнопку Дата и время , после чего появится окно Дата и время .

2. Чтобы добавить в отчет дату в нужном формате, следует установить переключатель Формат даты в подходящее положение. Оставьте выбранный по умолчанию формат 24 марта 2008 г . Полученный результат отобразится в поле Образец внизу окна Дата и время .

3. Чтобы добавить в отчет время в нужном формате, следует установить переключатель Формат времени в соответствующее положение. Оставьте выбранный по умолчанию вариант 22:05:48 .

4. Нажмите кнопку ОК .

Итак, вы научились корректировать отчет в режиме макета. Далее будет рассказано, как это делается в режиме конструктора.

Доработка отчета в режиме конструктора

Режим конструктора является наиболее удобным для формирования структуры отчета, в нем не отображаются базовые данные, однако есть возможность просматривать и изменять заголовки и примечания для всего отчета, определенных групп или страниц. Выполнение ряда задач в режиме конструктора является более удобным по сравнению с другими режимами. Так, в нем можно добавлять к отчету различные элементы управления, такие как надписи, рамки, прямоугольник, вкладки, линии и другие; изменять некоторые свойства элементов, изменение которых в режиме макета является недоступным; а также изменять источник элемента управления Поле в самом поле, не используя окно свойств.

Таким образом, режим конструктора позволяет более детально просматривать структуру отчета, задавать различные уровни и параметры группировки и сортировать данные разными способами, изменять свойства элементов, добавлять или удалять определенные разделы отчета, а также создавать выражения для подсчета итоговых значений полей.

В Access 2007 каждый отчет включает в себя несколько разделов. Каждый раздел имеет свое предназначение и используется только для определенных целей. В отчете выделяют семь основных разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул или заголовок страницы, заголовок группы, область данных, примечание группы, нижний колонтитул или примечание страницы, примечание отчета. От правильности выбора раздела для расположения каждого из элементов управления зависит то, насколько грамотно будет составлен отчет, поэтому необходимо точно знать назначение каждого из разделов отчета.

• Заголовок отчета обычно содержит сведения, которые располагают на титульном листе или обложках, такие как эмблемы компании, название отчета или дата его создания. Заголовок отчета располагается над верхним колонтитулом и печатается всего один раз в самом начале отчета. Заголовок можно использовать для расчета каких-либо значений. Так, если в заголовке отчета расположен вычисляемый элемент управления, содержащий функцию Sum , подсчет значения будет осуществляться для всего отчета.

• Заголовок страницы располагается в верхней части каждой страницы отчета и используется в тех случаях, когда необходимо повторное отображение названия отчета на каждой его странице.

• Заголовок группы предназначен для вывода названия группы записей и располагается непосредственно перед ней. Каждой новой группе записей соответствует свой заголовок. В данном разделе также можно использовать вычисляемые элементы управления, в таком случае расчет будет производиться только для текущей группы.

• Область данных содержит элементы управления, из которых складывается основное содержание всего отчета. Этот раздел выводится только один раз для каждой строки данных.

• Примечание группы печатается в конце каждой группы записей и содержит сводную информацию по текущей группе.

• Примечание страницы выводится в нижней части каждой страницы и используется в том случае, если необходимо напечатать какие-либо постраничные сведения или номера страниц.

• Примечание отчета располагается в конце отчета и, как и его заголовок, печатается только один раз. Основным назначением данного раздела является вывод итогов по всему отчету или других сводных данных.

Такая последовательность расположения разделов соблюдается при создании отчета в режиме конструктора, однако при выводе отчета на печать, а также в режиме предварительного просмотра она немного изменяется. Примечание отчета, располагаемое в режиме конструктора после примечания страницы, при печати отчета будет отображаться перед ним, сразу после последнего примечания группы или после области данных последней страницы отчета.

В режиме конструктора можно добавить или удалить заголовок, а также примечание для отчета.

1. Для добавления заголовка или примечания нужно вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши в окне отчета и выбрать команду Заголовок/примечание отчета . Если в отчете уже созданы заголовок и примечание отчета, то при выборе команды Заголовок/примечание отчета эти разделы будут удалены.

2. Добавить и удалить верхний и нижний колонтитулы можно, вызвав контекстное меню и выбрав команду Колонтитулы страницы .

3. Добавить заголовок для группы данных можно с помощью окна Группировка , сортировка и итоги . Чтобы вызвать это окно, нужно перейти на вкладке Конструктор в группу Группировка и итоги и выбрать команду Группировка . Выбор уровней группировки осуществляется так, как показано на рис. 7.19.

4. Чтобы в отчете товары отображались по мере возрастания цены, нажмите кнопку Добавить сортировку и в открывшемся окне выберите поле Цена .

5. Кроме этого, можно группировать данные по какому-либо полю. Для этого нужно нажать кнопку Добавить группировку и в открывшемся окне указать поле для группировки.

6. Чтобы добавить в отчет заголовок и примечание, необходимо нажать кнопку Больше и на появившейся панели нажать кнопки с разделом заголовка и с разделом примечания .

Процесс создания отчета может осуществляться как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет добавлять в отчет нужные разделы и элементы управления, задавать размеры отчета. В нем можно редактировать и изменять уже существующие отчеты, созданные в другом режиме.

С помощью конструктора можно изменять как вертикальные и горизонтальные размеры всего отчета, так и размеры отдельных разделов.

Чтобы изменить вертикальный размер раздела отчета, необходимо поместить указатель мыши на нижнюю границу раздела и, удерживая кнопку мыши, перетащить границу раздела вниз или вверх для увеличения или уменьшения его размеров. Вертикальные размеры всего отчета определяются вертикальными размерами составляющих его разделов.

Изменение ширины отчета, то есть его горизонтального размера, осуществляется следующим образом: переместите указатель мыши на правую границу отчета, а затем нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, перетаскивайте границу вправо или влево для увеличения или уменьшения размеров отчета.

Если необходимо установить точные размеры отчета, можно воспользоваться линейкой с нанесенными на нее делениями. Для отображения или скрытия линейки необходимо щелчком правой кнопкой мыши в рабочей области отчета вызвать контекстное меню, а затем выбрать в нем команду Линейка .

При создании отчета в режиме конструктора, а также при его доработке и изменении используются различные инструменты. Такими инструментальными средствами являются:

• рабочая область отчета;

• вертикальная и горизонтальная линейки;

• вертикальные и горизонтальные линии, с помощью которых можно менять размеры рабочей области отчета, а также размеры отдельных разделов;

• группы команд Шрифт , Группировка и итоги , Сетка , Элементы управления и Сервис , которые располагаются на вкладке Конструктор .

Рабочая область отчета – это область, на которой расположены разделы, входящие в отчет, и различные элементы управления. На границе рабочей области отчета и его разделов расположены специальные горизонтальные и вертикальные линии, передвигая которые, можно изменять размеры отдельных разделов и отчета в целом.

• Вертикальная и горизонтальная линейки предназначены для задания точных размеров отчета и разделов, входящих в его состав.

• С помощью группы Шрифт задаются параметры форматирования элементов управления отчета, такие как стиль шрифта, размеры шрифта, способ начертания, также можно выбрать условное форматирование.

• Группа Группировка и итоги предназначена для формирования сводных данных по группам отчета.

• Группа Сетка содержит кнопки, позволяющие устанавливать границы элементов управления, типы линий, их ширину.

• Группа Элементы управления позволяет добавлять в отчет различные элементов управления.

• Группа Сервис предназначена для вызова окон свойств различных элементов управления или всего отчета, также в ней располагаются кнопки, позволяющие открывать подчиненные отчеты в новом окне или просматривать коды полей.

Access 2007, в отличие от более ранних версий Access, имеет немного измененный интерфейс. Так, вместо присутствующих ранее меню и панели инструментов в верхней части в новой версии Access располагается лента, на которой сосредоточены все основные инструменты для выполнения необходимых задач, что значительно упрощает их поиск. Лента содержит несколько вкладок, каждая вкладка поделена на логические группы, в которых собраны все команды, связанные с выполнением общих для всей группы задач.

На вкладке Конструктор собраны такие группы команд.

• Группа Режим предназначена для выбора режима работы с отчетом.

• Группа Шрифт содержит команды, позволяющие изменять параметры шрифта для выбранного элемента управления.

• Группа Группировка и итоги позволяет добавлять уровни группировки и порядок сортировки записей в отчете, добавлять итоги для групп отчета, скрывать записи более низкого уровня при наличии нескольких уровней группировки.

• С помощью команд группы Сетка можно создавать границы элементов управления, задавая тип линий границы, их цвет и ширину.

• Группа Элементы управления состоит из команд, предназначенных для добавления в отчет разделов и различных элементов управления.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.