1.3. Цель, точка зрения и метод

Перед тем как описывать процесс, важно определиться с тремя вопросами:

• цель;

• точка зрения;

• метод.

Определите цель. Для чего вам нужно описание процесса? Если читателями процесса будут только люди, то схема может быть простой, построенной с использованием минимального количество графических элементов.

Если вы планируете описать только функции, которые выполняются в какой-то информационной системе (например, документооборот), – это одно. Если цель – получить, проанализировать и использовать для регламентации схему реального бизнес-процесса со всеми его особенностями – это другое. Можно описать процесс широкими мазками для общего представления, а можно детально, с учетом всех нюансов.

Пример укрупненного представления процесса открытия депозита в банке:

1. прийти в банк;

2. открыть депозит;

3. уйти из банка.

Достаточно ли такого описания для решения практических задач? Смотря каких…

Определите точку зрения (как правило, – это точка зрения бизнес-заказчика модели). Ее выбор существенно повлияет на результат. Приведу пример. Как будет выглядеть процесс открытия банковского депозита в банке?

С точки зрения клиента последовательность такая:

• прийти в банк;

• получить талончик в электронной очереди;

• дождаться своей очереди (увы, операция ожидания – это тоже часть процесса);

• объяснить пожелания сотруднику банка, передать паспорт;

• подписать договор;

• перейти в кассу и внести деньги;

• получить квитанцию о внесении средств;

• покинуть банк.

Тот же процесс с точки зрения сотрудника банка (операциониста):

• выяснить потребность клиента;

• проверить паспорт;

• оформить договор и сберкнижку;

• оформить депозит в системе;

• выдать бирку на внесение денег в кассе, передать документы кассиру.

А каким будет процесс оформления депозита с точки зрения председателя совета директоров банка? Нам придется описать взаимодействие всех участников: клиента, операциониста, кассира и, кроме того, информационной банковской системы (она тоже может рассматриваться в качестве участника процесса). Дело в том, что руководителю важно увидеть картину сквозного процесса в целом, чтобы иметь возможность его целенаправленно улучшать.

Определите метод описания. Можно, например, вместо процесса просто описать функции подразделений. Но тогда получится структура функций, а не процессы (тем более, сквозные).

Можно описать движение документов между операциями (шагами) процесса. Но тогда получится не исполняемый процесс, а схема информационных потоков между операциями процесса. Это, в частности, отличает процесс от документооборота.

Для целей анализа времени выполнения процесса и подготовки к автоматизации необходимо описывать реальный поток работ (Work Flow), причем с использованием понятия «Токен» (можно визуально представить себе зверька, бегущего по стрелкам от одной операции процесса к другой и передающего управление – запускающего операции процесса на выполнение).

Замечу, что если вы приступаете к описанию процессов на самом верхнем уровне, то сначала крайне важно понять цепочку создания ценности организации и построить структурную модель, например, в нотации IDEF0. В данной книге метод построения структурных моделей не рассматривается.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.