Ключевые аспекты Управления Проектами

Тройственная ограниченность или Треугольник проекта – описывает баланс между содержанием (объем работ или scope), стоимостью (cost) и временем (time, schedule) проекта, что влияет на конечный результат – качество (quality). Качество – это четвертый элемент проектного треугольника, который находится в центре, и любое изменение сторон влияет на него. Как говорится в популярном слогане «Сделаем хорошо, быстро, дешево. Нужное подчеркните». Вывод данного постулата сводится к одному: невозможно изменить один из факторов (деньги, перечень работ, время или качество) не повлияв по крайней мере на один из других факторов. Как пример:

•Чтобы приблизить дату окончания (время) проекта, вы можете потратить больше ресурсов (деньги) или убрать некоторые задачи (область охвата) из проекта.

•Чтобы сделать проект в рамках бюджета (деньги), вы можете либо сократить некоторые задачи (область охвата), что повлияет на возможности продукта (качество).

•Чтобы добавить в продукт новые возможности (качество), вы можете продлить срок проекта, чтобы выделить время на новые задачи (время), тем самым добавив новые задачи (область охвата) и привлечь новых людей, чтобы работать быстрее (затраты).

Идея всех методик и подходов сводится к фокусированию внимания на одном или нескольких факторах с контролем воздействия на оставшиеся.

Критерии успешности проекта – чтобы проект считался успешным фактические показатели, должны совпадать с запланированными в плане завершения проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конечному результату. Эти требования могут и должны быть сформулированы и включать в себя измеряемые критерии – показатели успеха проекта.

Цель руководителя проекта – достижения критериев успешности проекта.

Основная задача руководителя проекта – соблюдение баланса треугольника проекта.

Как показывает практика лишь четверть всех проектов достигает критериев успеха. Поэтому при планировании проекта желательно указывать основные факторы успеха проекта (например, бюджет проекта и неизменность результата), а также возможные допуски – разрешенные отклонения связанных факторов (например, превышение срока реализации проекта, но не более чем на десять процентов и т п).

Для удобства управления проектами, в организации можно ввести классификацию проектов по различным категориям. Категории и признаки проекта каждая организация определяет самостоятельно. Как пример общей классификации проекта по сложности:

•Простой — Проект, целью которого являются новые или улучшение существующих бизнес процессов, информационных систем, программного обеспечения, документов, сервисов, машин, оборудования. Будет изменяться или создаваться только один бизнес-процесс только в одном подразделении компании. Характеризуется как правило малой стоимостью проекта, небольшим охватом работ, коротким сроков и вовлечением не большого количества сотрудников.

•Сложный – Проект, целью которого являются новые или улучшение существующих бизнес процессов, информационных систем, программного обеспечения, документов, сервисов, машин, оборудования. Будут изменяться или создаваться несколько бизнес-процессов или задействовано несколько подразделений компании. Характеризуется как правило высокой стоимостью проекта, большим перечнем задач, продолжительным сроком и вовлечением большого количества сотрудников.

Классификация по приоритету, позволяет определить порядок выполнения проектов: Низкий, Средний или Высокий. Проекты могут быть классифицированы по назначению в контексте взаимодействия с ИТ:

•Административные проекты – связанны с изменениями в организации как правило не влияющие на состояние ИТ инфраструктуры, или без привлечения ИТ ресурсов.

•Внутренние проекты – происходящие, как правило, внутри одного подразделения организации и характеризуются незначительными изменениями в ИТ инфраструктуре или с незначительным привлечением ИТ ресурсов

•ИТ проекты – проекты, происходящие внутри организации, в значительной степени влияют на состояние ИТ инфраструктуры, имеющие цель изменить ИТ инфраструктуру организации, или с привлечением значительных ИТ ресурсов организации.

Самая первая фаза (этап) проекта, вне зависимости от выбранного метода управления проектом, является начальная стадия или инициализация проекта. На этом этапе принимается решение по старту проекта. В контексте данной книги, инициаторами проекта могут выступать одна из двух сторон организации:

•Бизнес подразделения

•ИТ департамент.

Вводной информацией на данном этапе может служить стратегия организации или бизнес план.

Бизнес план – это документ, дающий развернутое обоснование проекта и возможность всесторонне оценить эффективность принятых решений, планируемых мероприятий, ответить на вопрос, стоит ли вкладывать деньги в данный проект.

Определение целей проекта – является одним из важнейших аспектов процесса управления проектом. Каждый проект должен имеет хотя бы одну основную цель и возможно несколько частных, вспомогательных целей. Цель имеет следующие функции:

•Задает направление работ по реализации проекта.

•Определяет конечные результаты в терминах конечных продуктов или услуг.

•Служить в качестве источника информации для разрешения спорных вопросов, касающихся проекта.

Формулировка основной цели должна быть ориентирована на действия, быть краткой и простой, а также как можно более понятной. Важно помнить, что цель должна быть сформулирована с использованием таких терминов, которые не вызовут непонимание у тех, кто будет участвовать в проекте, принимать решения или читать документы по проекту. На начальном этапе формулировка целей может быть размыта и выражать общее направление.

Определение заинтересованных сторон (Stakeholders) – позволяет определить, кто является непосредственным заказчиком, имеет права принятия окончательного решения и т п. Кроме этого выявляются общие вопросы по организации проекта, такие как организация, состав рабочей группы по направлениям (на уровне руководителей), порядок взаимодействия, принятия решений, механизмы коммуникации и т п.

Выходом данной фазы проекта является определение заинтересованных сторон, постановка целей проекта и общие вопросы организации. В зависимости от выбранной методики управления проектом могут быть сформированы дополнительные выводы и результаты. В качестве первичных документов начального этапа можно рассматривать бизнес план, устав проекта или протокол собрания.

Следующим этапом управления проектом может быть этап планирования. Планирование является наиболее важным и сложным этапом управления проектами. На данном этапе происходит основная работа, по детальной проработке проекта и формируется ответ на главный вопрос: готова ли организация к выполнению проекта и будет ли проект успешен. Уровень сложности зависит от выбранной методологии и сложности проекта. На данном этапе может быть собраны бизнес требования, конкретизация целей, определение критериев успешности, детализация задач, планирование ресурсов, времени и т п. Основные документы на выходе этапа планирования могут представлять из себя план проекта, техническое задание и т п.

Согласование и утверждение проекта – Данный этап или более верное определение «веха» или контрольная точка проекта, характеризуется ответом на главный вопрос: начинаем проект или нет. После положительного ответа руководства, проект переходит на стадию исполнения. Для различных методологий управления проектами может находится на различных этапах проекта.

Фаза реализации проекта. Как только проект утвержден, начинается реальная работа. В терминах цикла управления проектом, мы завершили этапы планирования и переходим к этапам реализации. Реализация проекта начинается с формирования рабочей группы по проекту, после этого следует детальная разработка и распределение рабочих заданий. сметы. Реализация завершается, когда конечный продукт, полученный в результате выполнения проекта, удовлетворяет требованиям проекта. В процессе реализации проекта, вне зависимости от методологии, параллельно выполняется фаза или процессы по мониторингу и контролю состояния проекта. Еще один из важных процессов данного этапа – управление изменениями. Основные документы на данном этапе – отчеты по статусу проекта, выполненным работам, использованию ресурсов.

После реализации, проект подходит к финальной стадии – завершению. Проект является завершенным с точки зрения достижения поставленных целей проекта и получения ожидаемых конечных результатов. Кроме этого владельцы проекта или руководство организации могут принять решение по досрочному завершению проекта, или изменение целей проекта приводящие к его завершению.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.