Заполнение справочника

Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С: Бухгалтерия 8» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам нужно будет указать как минимум следующие сведения:

• название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

• наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);

• название склада, с которого отпускаются ценности;

• перечень отпускаемых ценностей.

Кроме того, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и по кредиту. Так вот: все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Перед началом работы рекомендуется внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

• открытие окна справочника;

• переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

• ввод или редактирование необходимых данных;

• сохранение введенных данных.

При необходимости содержимое справочника можно вывести на печать.

Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.

Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.11 и вызывается с помощью команды главного меню Операции?Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком кнопкой мыши и нажать кнопку OK.

Кроме того, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки запускаются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей и т. д. Вы можете также вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.

После того как на экране отобразится окно справочника, дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия?Добавить, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке щелчком кнопки мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия?Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей позиции).

Во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия?Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).

Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно указывать в соответствующих полях требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть кнопкой мыши в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку OK или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений.

Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия? Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.