Электронные архивы и системы поиска

Электронные архивы и системы поиска

Документы, как известно, имеют премерзкое свойство накапливаться. И чем больше документов, тем труднее в их залежах найти нужный. Электронные документы здесь не слишком отличаются от бумажных. Проблема места для хранения, правда, стоит в этом случае не столь остро. Но проблема поиска остается.

На вашем диске хранятся сотни и даже тысячи текстовых документов, страниц Интернета, электронных таблиц, графических и даже звуковых файлов. Попробуйте-ка быстро отыскать среди этой горы информации нужный документ – особенно если вы слабо представляете себе, где он лежит и как называется.

Выход один воспользоваться поиском, благо в Windows есть собственная искалка, которая (теоретически) может отыскать любой файл по нескольким ключевым словам. Однако стандартный механизм индексации и поиска в Windows изначально работает «спустя рукава», и на быстрый (и главное – успешный) поиск рассчитывать не приходится. Выход Windows Vista должен, как ожидается, исправить положение, ведь в эту операционную систему изначально включена мощная система индексации. Но владельцам Windows XP не стоит унывать, благо существует добрый десяток программ, которые способны решить проблему поиска без перехода на новую ОС.

Еще пару лет назад программы «локального поиска» были в страшном дефиците – несмотря на то, что время от времени появлялись удачные разработки («Следопыт», ЕВФРАТ), они либо быстро сходили со сцены, либо полностью переключались на корпоративный рынок. Единственной поисковой программой, способной корректно работать с русскоязычными текстами, оставалась Ищейка (http://www.isleuthhound.com/ru) – именно эта программа и была описана в предыдущих изданиях нашей Энциклопедии.

Но время не стоит на месте – за последние два года на свет появилось несколько новых программ, существенно превосходящих Ищейку, как в скорости индексирования, так и по удобству работы.

Яндекс. Персональный поиск

Сайт: http://desktop.yandex.ru

Размер: 5 Мб

Статус: Freeware

Эта программа создана лучшим русскоязычным поисковиком – Yandex.Ru. Правда, ищет она не в Сети, а на вашем собственном компьютере.

Загрузить и установить программу вы можете прямо со странички Яндекса, нажав одну-единственную кнопку. После установки программа пропишет своей значок (в виде бордовой буквы Я) в системной области-трее и начнет довольно долгую и кропотливую работу по индексации вашего жесткого диска. Эта операция может занять несколько часов, причем в течение этого процесса вы можете продолжать работу с другими программами. Заметим, что в отличие от других программ никаких «зон поиска» вам создавать не нужно – программа сама проверит все жесткие диски и папки. Впрочем, позднее вы можете легко ограничить круг ее интересов, щелкнув по значку искалки в трее левой кнопкой мышки и выбрав меню Настроить... Радует и то, что все новые документы программа индексирует автоматически.

Поддерживается индексация большинства видов документов (в форматах DOC, XLS, PPT, SWF, PDF, CHM, RTF, HTML, DjVU и TXT). Кроме этого, индексируются файлы в архивах (RAR), базы вашей почтовой программы (Outlook Express, Outlook, The Bat и Thunderbird), коллекция MP3 и OGG файлов – ведь в них тоже есть текстовые поля-тэги! Дело это не быстрое: на индексацию жесткого диска может уйти несколько часов (хотя и происходит она в фоновом режиме и для пользователя практически незаметна). Однако после этого вы можете найти любой документ в мгновение ока – достаточно щелкнуть по значку программы в «трее» (нижнем правом углу рабочего стола) и ввести нужное слово или фразу в поисковую строчку – она откроется в окне вашего браузера. Найденные результаты можно отсортировать как по типу документов (письма, документы, музыка), так и по времени создания. Кстати, подобно своему «старшему брату» Персональный поиск умеет работать со словоформами и поддерживает язык запросов!

Щелкнув по букве Я в нижнем правом углу экрана вы выведете на экран поисковое окно. И с удивлением обнаружите, что поиск на вашем компьютере пратически ничем не отличается от поиска в Сети! С «ищейкой» вы будете общаться с помощью обычного браузера никаких тебе навороченных окон, ни хитрых настроек... К тому же вы можете использовать «яндексовский» язык запросов и сортировку найденных документов по релевантности и дате создания (об этом мы еще поговорим в разделе, посвященном поиску в Интернете). Кроме того, программа самостоятельно отсортирует список результатов по типу документа – письма будут лежать отдельно, от текстов и музыки.

Google Desktop Search

Сайт: http://desktop.google.com/

Размер: 1 Мб

Статус: Freeware

Размер у GDS просто крошечный – немногим более мегабайта. Просто не верится, что эта жалкая кучка нулей и единиц способна на что-то серьезное – и тем не менее это так. После установки и перезагрузки компьютера программа начинает тихо и неспешно индексировать все содержимое вашего компьютера. Причем не только документы, но и почтовые базы, картинки, музыкальные и видеофайлы, историю популярных интернет-пейджеров типа ICQ или AIM, историю и кэш браузера, логи интернет-чатов, историю поисковых запросов и многое многое другое.

Словом, по всеядности все конкуренты GDS остаются далеко позади. К тому же, в отличие от других программ, Google Desktop Search – не просто поисковик, способный индексировать и искать файлы определенных типов, а настоящая, глобальная поисковая среда, пронизывающая всю операционную систему. Хотите ли вы найти файл по имени, описанию или содержанию – GDS придет вам на выручку в любой момент. К тому же эта среда умеет самостоятельно отслеживать все изменения на вашем компьютере. При работе с Google Desktop Search вам не придется обновлять индекс вручную, программа самостоятельно, в фоновом режиме отслеживает все изменения на вашем компьютере. Воистину, эта программа из серии «Установил и забыл» – она всегда готова к работе и практически не требует вмешательства пользователя. Правда, это достоинство может превратиться в недостаток для «продвинутых» пользователей: Google Desktop Search нельзя «натравить» на отдельные папки и диски, можно лишь ограничить число индексируемых форматов.

Еще один козырь Google Desktop Search – поддержка плагинов: их на сегодняшний момент создано более 70. К тому же формат плагинов – открытый, и создавать их может не только Google, но и сторонние разработчики. Теоретически с помощью GDS можно обучить поиску любых файлов, даже самых экзотических форматов.

Приступать к поиску вы можете в любой момент – даже до завершения создания индекса! Понятное дело, обыскиваться будут лишь проиндексированные файлы и папки. Щелкнув по значку программы в системном трее, вы откроете... обычное окно вашего браузера, в котором будет красоваться знакомое по работе в Интернете поисковое меню Google! И действительно, процесс поиска документов на вашем компьютере ничем не отличается от обычного поиска в Сети (кстати, GDS умеет искать и в Интернете). Результаты поиска возможно отсортировать, отделив, например, сообщения электронной почты от содержимого файлов и истории веб-поиска. Правда, возможностей сортировки на больших объемах информации явно недостаточно отделить текстовые документы от мультимедиа-файлов, например, нет никакой возможности.

Кроме того, по вашему желанию программа добавляет на ваш Рабочий Стол новую вертикальную панель – Google Sidebar, на которую выведено множество полезных гадже-тов-«информеров». Здесь и прогноз погоды, и монитор вашего почтового ящика на GMail, и заголовки последних новостей, и быстрые ссылки на часто посещаемые вами страницы. И разумеется, поисковая строка.

Архивариус 3000

Сайт: http://desktop.google.com/

Размер: 1 Мб

Статус: Freeware

Может показаться, что с появлением бесплатных систем, подобных «Персональному поиску» Яндекса или Google Desktop, коммерческие «искалки» просто уйдут в небытие. Ничуть не бывало: одна из самых популярных в России платных поисковых программ и сегодня чувствует себя неплохо и успешно продается. Причина проста: бесплатные «искалки» обеспечивают поддержку лишь самых распространенных типов документов. А Архивариус 3000 способен распознать даже самые экзотические файлы – например, отчеты программы 1С, таблицы и документы Lotus и Corel Word Perfect (всего около 100 форматов). Точно так же обстоит дело и с поддержкой архивов: кроме стандартных ZIP и RAR Архивариус способен распознавать еще полтора десятка других форматов. Интернет-пейджеры, почтовые клиенты – их поддержка тоже реализована лучше, чем в бесплатных программах. Кроме того, в Арихивариусе 3000 можно создать несколько областей поиска и работать с каждой из них по отдельности.

Единственное, чего не хватает Архивариусу – поддержки мультимедийных файлов: ни музыку, ни видео программа не индексирует. Впрочем, это не входит в круг ее задач, программа-то чисто офисная.

А вот еще одна интересная фишка: сервер удаленного поиска, встроенный в программу, позволяет через сеть искать и использовать документы с другого компьютера, используя любой обозреватель (к примеру Microsoft Internet Explorer). Таким образом вы можете искать, просматривать и скачивать документы или отсылать их по электронной почте, даже когда вы находитесь вне офиса.