Автоматизация импорта и экспорта

Автоматизация импорта и экспорта

Назначение спецификации – сохранение параметров импорта или экспорта данных, необходимых программе Access для повторения той или иной операции без участия мастера. Причем в спецификации можно изменить имя исходного или конечного файла перед повторным выполнением, что разрешает использовать одну спецификацию с разными исходными и конечными файлами. Далее детально будет рассмотрено создание спецификации импорта или экспорта данных Microsoft Access 2007.

Создание и сохранение спецификации

Для создания спецификации импорта или экспорта необходимо выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта или экспорта из нее данных. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

2. На вкладке представлены группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Если вы хотите экспортировать данные определенного формата, то следует нажать соответствующую кнопку в группе Экспорт , если импортировать – Импорт .

3. После выполнения импорта или экспорта с помощью мастера нажмите кнопку Готово . Появится последнее, завершающее операцию, окно, в котором предлагается установить флажок Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта , чтобы в следующий раз не вызывать мастер, а быстро провести повтор операции.

4. При установке флажка Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта появятся поля, в одном из которых вам будет предложено указать файл сохранения (то есть файл спецификации), в другом вы можете ввести некоторые описания, заметки (рис. 4.24). Введите название спецификации и сделайте заметки в соответствующих полях. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

Рис. 4.24. Сохранение спецификации

5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook . При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.

6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт для создания спецификации с определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.

Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.

Выполнение спецификации

Для запуска сохраненной спецификации импорта или экспорта выполните следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для запуска созданной спецификации. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1). Нажмите кнопку Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта для просмотра созданных спецификаций, в результате чего появится окно Задачи управления данными , в котором отобразятся сохраненные спецификации (рис. 4.25).

2. Выберите необходимую спецификацию. Вы также можете изменить название файла сохранения, текст описания и путь к файлу, щелкнув кнопкой мыши на тексте нужного исправления. После этого нужно нажать кнопку Выполнить , чтобы начать выполнение процедуры. Спустя несколько секунд на экране появится сообщение о завершении операции.

3. Нажмите кнопку ОК в появившемся окне с сообщением и кнопку Закрыть в окне Задачи управления данными .