Поглотители времени или умные знаки

Бытует мнение, что есть так называемые поглотители времени. Это то, что отнимает у вас время, снижая его эффективность, влияя на вашу общую продуктивность. Давайте разберемся, что это и так ли это работает, как принято об этом говорить.

К примеру, вы любите смотреть какой-то смешной сериал. А могли бы в это время заниматься каким-то важным проектом или делать ещё что-то полезное. Кто сказал, что вы теряете при этом время?

Если, потратив в день минут 30, вы отвлечетесь от напряженной работы и от души посмеетесь, переключившись от важного проекта, за которым уже провели много времени, скорее всего, хорошо перезарядитесь и отдохнёте, восстановив свои силы.

Основные типы реальных «поглотителей», которые можно выделить из всех общепринятых:

– системные, которые возникают при отсутствии хорошей системы планирования и организации собственных процессов выполнения задач, работы с информацией;

– организационные, связанные с неумением правильно занять своё время при вынужденных простоях или дисциплиной;

– мотивационные, когда проявляется слабый интерес и мотивация к выполнению задач, проектов или дел;

– развлекательные, как правило, связаны с отвлечением в целях удовлетворения своего интереса или проведения времени с удовольствием.

Остановимся на каждом подробнее и поймем, действительно ли они являются поглотителями для вас. Как от них можно избавиться, если они отнимают ваше время, существенно сократить их воздействие или направить в свою пользу.

К системным поглотителям времени можно отнести всё, что связано с отсутствием или плохой системой приема, обработки и хранения информации, когда тратится много времени на поиск различных записей, документов, электронных адресов, телефонных номеров, файлов или другой информации.

Также сюда отнесём заваленный рабочий стол, чрезмерное количество необработанных документов и записей. Отнимает время недостоверная и несвоевременно полученная информация, так как за ней следует исправление ошибок и вторичные действия. Ещё сюда можно отнести нечёткую постановку целей и задач, отсутствие правильно установленных приоритетов в выполнении дел, попытка выполнить слишком много задач одновременно (многозадачность).

Чтобы избежать системных ошибок и вызванных ими пустой траты времени, необходимо внедрить хорошую систему, помогающую правильно выстроить процесс управления делами. Такую систему вы найдете в этой книге.

К организационным поглотителям вашего «драгоценного» можно отнести отсутствие дисциплины и личную неорганизованность: часто отрывающие от дел телефонные звонки или незапланированные посетители, плюс неумение отказать в чьей-то не важной для вас просьбе или переносе времени контакта.

Также это излишняя коммуникабельность там, где можно сократить время разговора. Некоторые долго могут что-то рассказывать и объяснять, стараясь провести больше времени с приятным собеседником, иногда повторяясь в сказанном ранее.

В этот же список добавим неумение доводить начатое дело до конца, присутствие на затяжных совещаниях и переговорах, где ваше участие не обязательно. Тут же длительное ожидание какой-то встречи, проведённое в пустой беседе без пользы.

Здесь же бесконечные отвлечения по пустякам, спешка и нетерпение, отнимающие силы. Неумение или невозможность делегирования типовых задач и недостаточный контроль над порученными делами, которые будут выполнены неверно или не в срок, и их придётся выполнять самому.

Чтобы победить организационные поглотители и «отвлекатели», прежде всего, нужна жёсткая дисциплина и выработанные привычки, умение делать только то, что продвигает вас к выполнению ваших задач и достижению целей. Для не зависящих от вас простоев, у вас всегда с собой должны быть небольшие дела, которые можно выполнить со смартфона, или электронная книга, которую можно почитать.

Третий тип поглотителей – мотивационные. Они вызваны, прежде всего, недостатком мотивации к выполняемым задачам и делам: бесконечное откладывание на потом, поверхностное решение «как-нибудь», с последующей доработкой, чаще не однократной. Всё это связано с отсутствием желания и мотивации для выполнения той или иной задачи.

Главное не путать, откладывание дел не из-за желания, а вследствие дикой усталости и недостатка сил, энергии на требующую серьёзного умственного вклада в решение задачу. В таком случае, мало себя просто убедить и поставить специальные условия для выполнения, нужно банально отдохнуть.

Всё же, если случается многократное откладывание дела на потом или у вас вообще нет желания его делать, постарайтесь найти способ отказаться от него, или делегировать решение другому. В большинстве случаев это возможно, просто попробуйте снять ограничивающие вас убеждения, найдите исполнителя и делегируйте.

Если выхода нет, то «сожгите корабли», чтобы некуда было отступать и, как следует зарядившись на победу, «съешьте эту лягушку» с большим удовольствием. Найдите в этом решении для себя что-то полезное или ценное, в крайнем случае, просто смешное.

Теперь, о развлекательных поглотителях времени. Как правило, это бесполезные разговоры с коллегами, зависание в социальных сетях, просмотр различной информации в сети Интернет, бесконечный просмотр видеороликов или чтение статей без применения полученных знаний. Также всё то, что вас только информирует и не приносит никакой значимой пользы для достижения поставленных целей.

Например, коллега рассказывает, как он отлично провёл вчера время, а у вас простаивает срочная работа. Интерес узнать детали рассказа в этот момент, безусловно, выше, чем подготовка ежемесячного отчёта шефу. Всё потому, что рассказ вас воодушевляет, даёт положительный эмоциональный настрой, и это вас радует, вызывая интерес к деталям.

Отчёт же больше «обязаловка», он таких эмоций не вызывает. Соответственно, что вы делаете? Верно, откладываете, на определённое время. Так устроен человек, к счастью или, к сожалению, он – не машина и редко работает точно по алгоритму.

Отвлекаться на развлечения и тратить на это время можно и нужно, но в отведённые для отдыха или перезагрузки минуты или часы. И в этом случае, без дисциплины и привычек никак.

Есть ещё одно правило для таких моментов: просто взвешивайте, как на весах, ценность своего времени и решайте, стоит ли оно пустой траты, точно кидаете его в корзину, или оно для вас очень дорого и вы попытаетесь выжать из этого ресурса максимум.

Как же использовать умные знаки? В случае с системными или организационными поглотителями, для повышения эффективности и продуктивности вашего времени иного выхода нет, как создать систему и выработать дисциплину, внедрить полезные привычки.

А вот мотивационные и развлекательные могут служить вам отличными знаками к тому, что вам пора пересмотреть свои дела, цели, работу и время на отдых. Если ваш разум и тело сопротивляются чему-то, это знак или намёк на то, что вам очень не нравится, и вы на этом теряете энергию и, как следствие, эффективность в пересчете на время.

Как вариант, можно пересмотреть свою систему и понять, в чём же дело. Вы просто устали, вам нужен хороший отдых или же наступил период «выгорания», когда следует внести в вашу жизнь более серьёзные изменения и заняться чем-то очень важным для вас.

Реальные поглотители

Воспользуйтесь рабочей тетрадью, выпишите в два столбца свои занятия, и что они дают: в первый то, что съедает ваше время безрезультатно, а во второй то, что даёт вам результат. К примеру: телевизор, социальные сети, просмотр видео роликов на YouTube, серфинг в Интернете, разговор с коллегами и так далее. Узнайте, что для вас полезно, приносит радость, а на какие занятия время тратится впустую.

По итогам выполнения этого упражнения вы поймёте, что вам даёт энергию, радость и позитивные эмоции, а что стоит убрать из жизни, так как оно отнимает время. Всё, что даёт позитивные эмоции, старайтесь делать между важными задачами и делами, тогда вы получите сильный катализатор, который поможет работать более продуктивно следующий отрезок времени.

Задумав процесс серьёзных изменений, всегда легко начать с малого. Таким шагом может стать внедрение в вашу жизнь новых полезных привычек, а также избавление от ряда имеющихся вредных, которые бесполезно съедают ваше драгоценное время.

Трекер привычек

В работе с привычками поможет умное приложение – трекер, который будет помогать их формировать. Он будет напоминать о необходимости выполнить какое-то действие, вести учёт, показывать статистику, мотивировать и подбадривать. В умных трекерах есть возможность формировать привычки совместно с другими людьми, а в особых случаях прибегать к помощи куратора или наставника. В качестве рекомендации подойдёт приложение Habitify. Используя такой трекер, внедряйте в свою жизнь полезные и избавляйтесь от вредных привычек. Это позволит вам постоянно совершенствоваться.

smolentsev.ru/habittrackers