Формирование и печать документа

Для перехода в режим работы с документами в программе «1С: Бухгалтерия 8» предназначены соответствующие команды главного меню или ссылки на вкладках панели функций. Далее приведен список наиболее востребованных документов с указанием команд главного меню, предназначенных для перехода в режим работы с этими документами.

• Платежное поручение – команды Банк?Платежное поручение входящее и Банк? Платежное поручение исходящее.

• Платежный ордер на поступление или списание денежных средств – команды Банк?Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк?Платежный ордер на списание денежных средств.

• Платежное требование исходящее – команда Банк?Платежное требование выставленное.

• Кассовый ордер – команды Касса?Приходный кассовый ордер и Касса?Расходный кассовый ордер.

• Авансовый отчет – команда Касса?Авансовый отчет.

• Накладная на приход товарно-материальных ценностей или акт на получение работ (услуг) – команда Покупка?Поступление товаров и услуг.

• Доверенность – команда Покупка?Доверенность.

• Накладная на возврат товарно-материальных ценностей поставщику – команда Покупка?Возврат товаров поставщику.

• Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом – команды Покупка?Акт сверки взаиморасчетов и Продажа?Акт сверки взаиморасчетов.

• Книга покупок и книга продаж – команды подменю соответственно Покупка? Ведение книги покупок и Продажа?Ведение книги продаж.

• Счет на оплату покупателю – команда Продажа?Счет.

• Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) – команда Продажа?Реализация товаров и услуг.

• Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя – команда Продажа?Возврат товаров от покупателя.

• Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – команда Склад?Перемещение товаров.

• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – команда Склад?Инвентаризация товаров на складе.

• Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей – команды соответственно Склад?Оприходование товаров и Склад?Списание товаров.

• Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации и др.) – соответствующие команды меню Производство.

• Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) – соответствующие команды меню ОС и НМА.

• Личная карточка работника – команда Кадры?Личная карточка Т-2.

• Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников – команды соответственно Кадры?Прием на работу в организацию, Кадры?Увольнение из организаций и Кадры?Кадровое перемещение организаций.

• Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов и др.) – соответствующие команды меню Зарплата.

При активизации соответствующей команды (или щелчке кнопкой мыши на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса?Приходный кассовый ордер выводится список приходных кассовых ордеров и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ и т. д. Набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.

Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия?Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком кнопкой мыши и выполните команду Действия?Изменить или нажмите клавишу F2. Для перехода в режим ввода и редактирования документов можно также использовать соответствующие кнопки панели инструментов окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров – другие и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.

Для вывода документа на печать используйте кнопку Печать, которая находится в правом нижнем углу окна редактирования. Это касается всех документов, за исключением тех, вывод на печать которых не предусмотрен. Например, таким документом является входящее платежное поручение: его печать не имеет смысла, поскольку этот документ поступает на бумажном носителе из банка, и кнопка Печать в окне редактирования входящего платежного поручения отсутствует.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вывод документа на печать возможен только после его предварительной записи (сохранения). О том, как сохранить документ, будет рассказано в следующем разделе.

Если в данном окне предусмотрена печать только одного вида документа – после нажатия кнопки Печать на экране отобразится его печатная форма. Чтобы отправить документ на принтер, нужно выполнить команду главного меню Файл?Печать или нажать сочетание клавиш Ctrl+P. Но в окнах редактирования некоторых документов реализована возможность выбора печатной формы документа. В этом случае при нажатии кнопки Печать открывается меню, в котором с помощью соответствующей команды нужно указать требуемую форму документа. На рис. 2.15 показано меню кнопки Печать для документа на поступление товаров и услуг.

Рис. 2.15. Выбор печатной формы документа

В данном меню флажком отмечена печатная форма, которая используется по умолчанию. Назначить используемую по умолчанию печатную форму можно так: в меню кнопки Печать следует выполнить команду По умолчанию (см. рис. 2.15), затем в открывшемся окне списка печатных форм выделить щелчком кнопкой мыши требуемую форму и нажать кнопку Выбрать.

Более подробно порядок работы с документами рассматривается ниже в соответствующих главах книги.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.